B. SAISIE DES DONNÉES

Les données peuvent être de deux types : constante ou formule

      Une constante peut être un nombre, une date, une heure ou du texte ; sa valeur ne change pas à moins d'être directement modifiée par l'utilisateur.

      Une formule est une combinaison de valeurs constantes et d'opérateurs ; sa valeur peut donc varier si les valeurs d'autres cellules de la feuille sont modifiées

 "25", "32", "maison" sont des constantes
"=somme(b2:c5)", "=c6 + d8" sont des formules

La saisie des données est la première étape de création d'une feuille Excel. Qu'elle soit numérique (chiffres) ou alphanumérique (texte), qu'elle soit constituée de chiffres, caractères, formules ou fonctions, la procédure obéit aux mêmes règles.

La saisie des données va s'afficher en deux endroits différents

      La barre de formule.

      La cellule concernée

L'utilisateur intervient au choix à l'un ou l'autre de ces emplacements.

Saisie

      Saisir d'abord les titres de ligne et de colonnes (libellés)

      Saisir ensuite les données (valeurs à l'intersection des lignes et colonnes de titre)

      Saisir enfin les formules de calcul (totaux…)

 Vous pouvez faire un minimum de mise en forme (largeur de colonne) si cela facilite la saisie

1.            LA SAISIE SIMPLE

La saisie concerne le plus souvent une cellule.

 BOUTON GAUCHE
<clic g> sur la cellule à renseigner
taper les caractères, chiffres ou lettres, constituant l'entrée
ils s'affichent au fur et à mesure
<clic g> sur la case pour valider
(la même cellule reste sélectionnée)
ou
<clic g> sur la case pour annuler

 

    
curseur sur la cellule à renseigner
saisir caractères, chiffres, lettres,
<entrée> pour valider les données et descendre d'une cellule
<tab> pour valider les données et aller sur la cellule à droite
ou
 <echap> pour annuler la saisie

 

  Toujours commencer la saisie des données dans la première feuille de travail du classeur (s'assurer que l'onglet "feuille1" est activé) et à l'origine de la feuille (l'angle supérieur gauche du tableau de données doit être en A1)

 

 Lorsqu'une cellule est sélectionnée, elle est encadrée et son contenu est affiché dans la barre de formule. Dans tous les cas, Excel détermine automatiquement la nature des entrées

 

 Ne mélangez pas saisie et mise en forme : ne laissez pas de lignes ou de colonnes blanches à des fins esthétiques ; Excel ne comprendrait plus vos données (la mise en forme d'Excel permettra d'arriver au résultat souhaité d'une manière plus adaptée)

 

 Créer un nouveau classeur (fermer les éventuels classeurs ouverts)
Dans la 1^ère feuille et en observant attentivement la barre de formule :
<clic g> dans la cellule B2 et saisir "125" avec le clavier numérique
Annuler la saisie (ne pas la valider)

 

 L'erreur la plus fréquente est d'oublier de valider la saisie ! N'oubliez pas de faire <entrée>, <tab> ou <clic g> sur la case  à la fin de votre saisie

2.            LA SAISIE MULTIPLE

La saisie peut concerner une ou plusieurs plages de cellules.

  
<sélectionner> la ou les plages
taper les données de la 1^ère cellule
<entrée> pour valider les données
taper les données de la 2^ème cellule
<entrée> pour valider les données
répéter l'opération pour les autres cellules

 

 BOUTON GAUCHE
<sélectionner> la ou les plages
taper les données de la 1^ère cellule
<clic g> sur la case  de validation
<clic g> sur la 2^ème cellule
taper les données de la 2^ème cellule
<clic g> sur la case  de validation…

 

 Dans le classeur en cours et sur la 1^ère feuille
Saisir le tableau suivant :

L'enregistrer sous le nom "commande de fleurs" puis le fermer

 

 La procédure pour saisir une même valeur dans toutes les cellules de la plage sélectionnée est identique hormis le fait qu'il faut appuyer simultanément sur les touches <ctrl> et <entrée> (au lieu de <entrée> seule) après avoir saisi la valeur

 

 Le déplacement au sein des plages sélectionnées obéit aux règles suivantes

<entrée>                           cellule suivante (en bas)

<maj><entrée>                 cellule précédente (en haut)

<tab>                                 cellule suivante (vers la droite)

<maj><tab>                       cellule précédente (vers la gauche)

3.            LA SAISIE UNIQUE

Il peut arriver qu'il soit nécessaire, notamment dans un but de contrôle, de saisir la même valeur dans toute la plage.

 
<sélectionner> la ou les plages
saisir la valeur
<ctrl><entrée>

 

 Afficher ou créer un nouveau classeur
Dans la 1ère feuille
Sélectionner la plage B2:C8 et taper "74" avec le clavier numérique
Valider avec les touches <ctrl><entrée>

4.            LES ENTRÉES LONGUES

La longueur de la suite de caractères saisis peut excéder la taille de la cellule contenante.

 Il est possible d'adapter à posteriori la taille de la cellule mais cela n'est pas toujours nécessaire

Lorsque la saisie est numérique (chiffres) et dans le format standard

      Si la partie décimale est trop longue, les chiffres surnuméraires n'apparaissent pas et la valeur est arrondie

      Si la partie entière est trop longue, l'affichage est en notation scientifique (si le format n'est pas automatique, des dièses remplacent les chiffres de la cellule)

 Lorsque la saisie est alphanumérique (texte)

      Le libellé se poursuit dans la cellule adjacente si celle-ci est inoccupée

      Le libellé est tronqué si la cellule adjacente est renseignée.

 Dans le classeur en cours et dans la 2^ème feuille, saisir :
45,5555555555555555           la valeur arrondie est affichée
489658975644456555            la valeur est affichée sous forme scientifique
anticonstitutionnellement        l'affichage se poursuit dans la cellule adjacente
"12" dans la cellule adjacente  le libellé précédent est tronqué

 

5.            LA SÉLECTION DES DONNÉES

La sélection est préalable à toute action (saisie, modification, mise en forme…)

Sélection / souris

une cellule                    pointeur sur cellule                                  <clic g>

une petite plage            pointeur dans première cellule                 <faire glisser>

                                    pointeur dans première cellule                 <clic g>

une grande plage         se déplacer avec l'ascenseur                     <maj>enfoncé

                                    pointeur dans dernière cellule                 <clic g>

série de plages             idem plage (1)                                              <ctrl>enfoncé

la feuille entière            pointeur sur case sélection totale           <clic g>

 Tester les procédures de sélection dans la 1^ère feuille du classeur en cours

6.            LA MODIFICATION DES DONNÉES

Il est toujours possible de modifier le contenu d'une cellule, que ce soit en cours de saisie ou une fois la saisie effectuée ; il est plus simple de le faire en cours de saisie et avant validation.

En cours de saisie :

       La touche  <retour arrière> efface les caractères en cours de saisie, un par un et de la fin de la saisie vers le début

       La touche  <echap> annule la totalité de la saisie en cours

       La case <annulation>  annule la totalité de la saisie en cours

La saisie effectuée

       <f2>

       <clic g> dans la barre de formule

<double clic> dans la cellule                      permettent de passer en mode modification

7.            L'EFFACEMENT DES DONNÉES

L'effacement des données vide les cellules de leur contenu. Si d'autres données doivent remplacer le contenu actuel, les nouvelles données remplacent les anciennes.

 
se positionner devant les caractères à supprimer
ou sélectionner les caractères à supprimer
employer la touche 

 

 
se positionner après les caractères à supprimer
ou sélectionner les caractères à supprimer
employer la touche

 

 BOUTON DROIT
sélectionner la plage de cellules
<clic d>
la mise en forme de la cellule est conservée

 

  ONGLET ACCUEIL
 groupe "édition" (fin du ruban)
sélectionner la plage de cellules
<clic g> sur

 

  Dans la 1^ère feuille du classeur en cours
En B2, effacer le contenu avec le menu contextuel, En B3, effacer le contenu avec le ruban, En C2, effacer le contenu avec , En C3, faire un <double clic>
Effacer le contenu avec

 

 Une méthode plus simple consiste à sélectionner la cellule ou les caractères de la cellule à effacer puis à saisir directement les nouvelles données à la place des anciennes

 

 Si la modification est refusée, vérifier que la feuille de travail n'est pas protégée ou finalisée

SÉLECTION AU SEIN D'UNE CELLULE

BOUTON GAUCHE

En mode modification

       <faire glisser > pour sélectionner des caractères

       <double clic> pour sélectionner un mot

En mode modification

       flèches de direction pour se déplacer

       <maj> + flèches de direction pour étendre la sélection

       <ctrl> + flèches pour atteindre un mot

       <ctrl>+ <maj> + flèches pour étendre la sélection d'un mot ou d'une ligne

       <maj>+ <origine> pour étendre la sélection au début de la ligne

       <maj>+ <fin> pour étendre la sélection à la fin de la ligne

       <ctrl>+ <origine> pour atteindre le début des données de la barre de formule

       <ctrl>+ <fin> pour atteindre la fin des données de la barre de formule

       <ctrl><maj>+ <origine> pour étendre la sélection au début des données de la barre

       <ctrl><maj>+ <fin> pour étendre la sélection à la fin des données de la barre

8.            L'ANNULATION DE LA SAISIE

Il est aussi toujours possible d'annuler une action ou plusieurs actions erronées.

 BOUTON GAUCHE
<clic g> sur

 

  
<ctrl> <z>

 

 Dans la 2^ème feuille du classeur en cours
<clic g> sur la cellule ou est affiché "anticonstitutionnellement"
<clic g> dans la barre de formule entre "ti" et "tu"
Essayer les touches  et  puis annuler avec