B. LA PROTECTION DU DOCUMENT
La protection assure la confidentialité du document et des informations qu’il contient.
1. FINALISATION
Cette fonction permet de dire "ce document est terminé : c’est la version finale" et de le différencier des versions intermédiaires sans regarder la dernière date de modification.
MENU FICHIER
sélectionné
dans la colonne de gauche
<clic g> sur
pour valider
pour enregistrer
s'affiche
dans la barre de titre
Un document finalisé n'est plus modifiable
- annuler la finalisation de la même manière pour effectuer une modification
À l'ouverture, une ligne d'information
s'affiche sous le menu et permet de dépanner les utilisateurs bloqués
Rendre "final" le document
"saisie de texte"
2. CHIFFREMENT
Le chiffrement permet d’assurer la sécurité de documents confidentiels en les cryptant à l'aide d'une clé (mot de passe).
MENU FICHIER
sélectionné
dans la colonne de gauche
<clic g> sur
saisir le mot de passe (2 fois)
pour valider
Répéter l'opération avec un mot de passe
vide pour annuler le cryptage
Le mot de passe est demandé à l'ouverture du document
Utiliser des mots de passe non
significatifs, longs, mélangeant lettres et chiffres et les conserver en lieu
sûr (dans des fichiers
"texte" dans un dossier spécial par exemple). À noter
que la casse est prise en compte dans le mot de passe (a est différent de A)
Mettre
une clé suffisante pour limiter les possibilités de décryptage par un logiciel
spécialisé. Évidemment, de tels mots de passe ne se saisissent pas mais se
manipulent par copier/coller ; il faut donc les conserver (fichier texte)
Chiffrer le document "saisie de
texte" avec un mot de passe (ex:"111111111")
L'enregistrer, le fermer, le rouvrir, supprimer le mot de passe et enregistrer
3. AUTORISATIONS
Elles vont permettre de nuancer l'accès au document selon les personnes.
MENU FICHIER
sélectionné
dans la colonne de gauche
<clic g> sur
paramétrer la restriction au niveau
- de la mise en forme
- des modifications acceptées
- des utilisateurs autorisés
pour valider
Les utilisateurs sont éventuellement
indiqués par l'adresse mail de leur compte Microsoft
4. SIGNATURE NUMÉRIQUE
Elle permet d'authentifier l'origine du document, soit localement (créer sa propre identification) soit vis-à-vis de tiers (utilisation de services achetés auprès de fournisseurs sur Office Marketplace). Il est recommandé de faire appel à un organisme certificateur reconnu. Mais Microsoft peut vous fournir un certificat ou vous pouvez créer vous-même votre certificat. L'intérêt est que la signature numérique ne sera valable que tout pendant que le document ne sera pas modifié.
Consulter
le site du gouvernement : https://immatriculation.ants.gouv.fr/Infos-pros/Le-certificat-numerique
a) UTILISER UN CERTIFICAT
Le certificat va permettre de signer numériquement le document.
MENU FICHIER
sélectionné dans la colonne
de gauche
<clic g> sur
sélectionner le type d'engagement
définir l'objet et modifier éventuellement le certificat proposé
pour
valider
La validation de la signature est confirmée.
b) CRÉER UN CERTIFICAT
permet
de créer éventuellement son propre certificat
EXPLORATEUR
aller à C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
<double clic> sur
nommer le certificat
pour
valider
Créer un certificat au nom de Pierre
Dedupont comme ci-avant et certifiez le document avec
Vous pouvez faire appel à ce certificat
dans
avec
c) CRÉER UNE LIGNE DE SIGNATURE
La finalité est ici complémentaire de celle du certificat. Lorsqu’une ligne de signature est insérée dans un document Word, l’auteur peut spécifier des informations et des instructions à l’attention du signataire. Celui-ci voit alors la ligne de signature et une notification lui signifiant que sa signature est requise. Une fois le document signé, toute modification supprime la signature.
ONGLET INSERTION
groupe "texte" (avant
dernier bloc)
positionner le point d'insertion
<clic g> sur de
renseigner la boîte de dialogue
pour
valider
La signature vide est insérée à l'endroit désiré.
Le classeur signé affiche l'information :
Ainsi que la signature créée :
Créer un courrier comme dans "lettre
1" et signez le document avec le certificat "pierre de dupont"
et le fichier image "signature" des exercices comme ci-avant