F. LA SAISIE

Il y a plusieurs manières de mettre du texte dans un document Word :

       Le saisir manuellement avec le clavier

       L'extraire à partir d'un document imprimé en utilisant un scanner et un logiciel d'ocr (Optical Character Recognition).

       Le dicter à Word en utilisant la reconnaissance vocale de Windows

1.         SAISIE MANUELLE

La saisie du texte se fait au kilomètre : l'utilisateur frappe son texte sans se préoccuper des retours à la ligne (Word gère ces derniers). La mise en forme, sauf exception, doit être faite la saisie terminée. Les données doivent être saisies indépendamment de tout critère de présentation (espace entre paragraphes, espace entre données et début de ligne, etc.). La mise en forme prendra en charge cette présentation.

Règles

       Saisir les données au kilomètre (Word gère la disposition des mots sur une ligne)

       Respecter la structure du texte en termes de paragraphe (n'appuyer sur la touche "entrée" qu'à bon escient)

       Respecter la casse (min/MAJ) (même s'il est possible de la corriger à posteriori)

       Respecter la ponctuation (Word l'utilise pour comprendre la structure du document :
 un espace après une virgule ou un point, un espace avant et après un point-virgule…)

       Ne pas laisser de lignes vides ou de paragraphes vides dans le texte

 

 créer un paragraphe
appuyer sur la touche <entrée>

 

 En grammaire, un paragraphe est le développement d'une idée. Lorsque l'on change de sujet, un nouveau paragraphe doit être créé. Dans Word, c'est exactement la même chose, autrement dit à la structure de fond du texte correspond une structure de forme - un certain nombre de caractéristiques sont rattachées à la notion de paragraphe, caractéristiques inutilisables si la saisie est incorrecte

 

 Les listes font exception à cette règle : dans une liste, faire un paragraphe pour le titre puis un paragraphe pour chacun des éléments de la liste

 

 Créer un nouveau document standard
Vérifier que vous êtes en mode page,
Vérifier que le papier est A4, que le mode est "portrait" et les marges "étroites"
Saisir le texte du document "exercice d'initiation" en respectant les paragraphes
(saisie au kilomètre, <entrée>après chaque paragraphe de titre, idem à la fin de chaque paragraphe de texte) et sans se préoccuper des fautes d'orthographe (à corriger éventuellement plus tard)
Enregistrer votre document sous le nom "saisie de texte" puis le fermer

 

2.         EXTRACTION AVEC UN SCANNER

Le scanner numérise le document et un logiciel de reconnaissance de caractères (ocr : Optical Character Recognition) reconnait alors le texte ; il crée un document standard (.rft) que Word peut ouvrir. Le détail de la méthodologie dépend du scanner, du logiciel de numérisation et du logiciel de reconnaissance de caractères ; globalement la procédure est standard.

       Mettre le document papier dans le scanner

       Le numériser en tant que document texte (et non image)

       Lancer le logiciel ocr (s'il ne se lance pas automatiquement)

       Ouvrir le document généré avec Word

       Corriger fautes d'orthographe et de grammaire soulignées

       Relire attentivement le document (on peut trouver des mots hors contexte)

       Enregistrer le document au format Word

 

 Un logiciel d'ocr est le plus souvent fourni avec le scanner

3.         DICTÉE

On peut comparer l'évolution de la reconnaissance vocale à celle des correcteurs orthographiques d'abord lourds et maladroits, maintenant fiables et indispensables.

Deux éléments vont de pair:

       La dictée inscrit du texte dans le traitement de texte.

       La lecture l'ordinateur lit du texte à "haute voix"

a)   DICTÉE

Elle s'effectue tout à fait naturellement.

  ONGLET "ACCUEIL"
groupe "voix" (6^ème bloc))
<clic g> sur
cliquer sur  permet de choisir la langue
idem pour stopper la dictée

 

 Utilisez la dictée pour inscrire du texte dans Word mais corrigez-le normalement avec la souris et les outils classiques de correction

 

 Créer un nouveau document et lire le texte suivant

Le corriger

 

b)  LECTURE

Un texte peut être lu à haute voix par l'ordinateur.

  ONGLET "RÉVISION"
groupe "fonction vocale" (2^ème onglet)
positionner le pointeur ou sélectionner le texte
<clic g> sur
idem pour stopper l'activation de la lecture

 

 Lire le texte précédemment dicté

c)   PARAMÉTRAGE

Les différents éléments matériels doivent être reconnus par l'ordinateur…

  MENU DÉMARRER
 PARAMÈTRES
<clic g> sur
<clic g> sur
modifier éventuellement les paramètres

 Modifier la voix de  en
et faire varier la vitesse de lecture
Lire le texte une nouvelle fois
Fermer le document sans l'enregistrer

4.         SYMBOLES MASQUÉS

Ce sont des caractères non imprimés ayant une signification particulière, propres à Word. Ils peuvent être affichés à l'écran en mode page mais ils ne sont pas imprimés et ne sont pas affichés en mode "plein écran".

  ONGLET "ACCUEIL"
groupe "paragraphe" (3^ème bloc)
<clic g> sur  pour les afficher
idem pour ne plus les afficher

 

 Toujours afficher les symboles masqués – il n'est pas possible de comprendre la structure du texte s'ils ne sont pas affichés

 

 Le fait de cliquer sur  a pour effet d'activer ou de désactiver la case à cocher "afficher toutes…" du volet "affichage" des  du menu . S'il y a d'autres cases à cocher d'activées, les caractères correspondant resteront dans tous les cas affichés

   

SYMBOLES MASQUES

    <maj><entrée>                                   fin de ligne    passage à la ligne manuel

      <entrée>             paragraphe       changement ligne / nouveau paragraphe

   <ctrl><tab>     tabulation          passage à la tabulation suivante

  <barre espace>                                 espace   insertion d'un espace entre deux mots

      <ctrl><maj>
<barre espace>      espace insécable   évite la séparation de deux mots en fin de ligne

     <ctrl><6>            trait d'union conditionnel    point de séparation d'un mot à la fin d'une ligne

      <ctrl><8>            tiret insécable        évite la coupure d'un mot composé en fin de ligne

     <tab>                     cellule                  changement de cellule /  nouvelle ligne

 les touches <6> et <8> correspondent aux chiffres du pavé alphabétique - certains de ces caractères sont accessibles par la boîte de dialogue "caractères spéciaux"

 

 Dans un nouveau document vierge
Afficher les symboles masqués
Créer tous les symboles du tableau ci-avant

 Pour mettre un espace insécable
se positionner à l'endroit désiré
<ctrl><maj><espace > pour insérer l'espace insécable
les mots reliés par un espace insécable ne seront jamais séparés sur 2 lignes différentes

 

 Dans le même document
Affichage des symboles masqués activé , taper le texte : "vingt mille tonnes"
Se positionner devant le texte et insérer des espaces (barre espace) afin de repousser le texte vers la ligne suivante : le mot est coupé:
hors en français, un nombre ne doit pas être coupé ou séparé de son unité
Annuler avec l'outil annuler
Remplacer les espaces entre "vingt" et "mille" et "mille" et "tonnes" par des espaces insécables (<ctrl><maj><espace>) et insérer de nouveaux des espaces afin de repousser le texte vers la ligne suivante:
l'ensemble du texte passe sur la ligne suivante :

Désactiver l'affichage des symboles masqués  pour vérifier que tout est ok

 

 Pour mettre un espace insécable

Se positionner à l'endroit désiré
<ctrl>< 8> pour insérer un tiret insécable
les mots reliés par un tiret insécable ne seront jamais séparés sur 2 lignes différentes

 

 Affichage des symboles masqués activé , saisir le prénom Jean-Michel
Effectuer la même opération que ci-dessus
le texte est coupé entre jean et Michel :
hors en français, les deux parties d'un nom composé ne doivent pas être séparées
Annuler avec l'outil annuler 
Remplacer le tiret entre jean et Michel par un tiret insécable (<ctrl> <8>)
Insérer de nouveaux des espaces ou des tabulations :
l'ensemble du texte passe sur la ligne suivante :
Désactiver l'affichage des symboles masqués  pour vérifier que tout est ok

 

5.         EFFACEMENT DES DONNÉES

L'effacement des caractères s'effectue avec la touche <suppr> (en dessous de la touche <inser> pavé directionnel) ou avec <retour arrière> (à l'angle haut et droit du pavé alphabétique).

 
positionner le point d'insertion au début
ou sélectionner le texte à supprimer
appuyer sur <suppr> autant que nécessaire
la suppression s'effectue de gauche à droite

 

 
positionner le point d'insertion à la fin du texte à supprimer
appuyer sur  <retour arrière> autant que nécessaire
la suppression s'effectue de droite à gauche

 

Dans le même document, taper le mot "anticonstitutionnellement"
Se positionner au milieu du mot entre "ti" et "tu"
Supprimer les caractères à gauche du point d'insertion avec <retour arrière>
Supprimer les caractères à droite du point d'insertion avec <suppr>
Sélectionner le reste du mot avec <double clic>
Supprimer le reste du mot avec < suppr> puis annuler les suppressions

6.         COUPURE DES MOTS

Les mots trop longs peuvent être coupés automatiquement ou manuellement en fin de phrase pour respecter l'équilibre du texte.

 ONGLET "MISE EN PAGE"
groupe "mise en page" (1^er bloc)
<clic g> sur
<cocher> "automatique"

 

     Dans le même document vierge que précédemment
Affichage des symboles masqués désactivé 
Dans " anticonstitutionnellement"
Se positionner au milieu du mot entre "ti" et "tu"
Insérer un trait d'union conditionnel avec <ctrl> <6> : rien ne se passe
Se positionner devant le texte et insérer des espaces (barre espace) afin de repousser le texte vers la ligne suivante, le mot est séparé par un trait d'unionFermer le document sans l'enregistrer

 

 
se positionner à l'endroit où le mot doit être coupé
<ctrl><6> pour insérer un trait d'union conditionnel

 

 Si le mot reste en fin de ligne, la première partie suivie d'un trait d'union reste sur la 1^ère ligne et la seconde partie passe sur la seconde ligne
si le mot se retrouve après modifications en milieu de phrase, le trait d'union disparaît

 

 Ouvrir le document "structure de l'entreprise"
Activer la coupure automatique des mots et observer les modifications
Désactiver la coupure automatique des mots
Fermer le document sans enregistrer les modifications

 

  à la fin de la liste permet de définir la largeur de la zone de coupure