B. GESTION DES DONNÉES

B.             LA GESTION DES DONNÉES

Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement.

 

1.            SAISIE DES DONNÉES

L'ajout d'un enregistrement crée une nouvelle ligne à la fin de la feuille de données.

 

BOUTON GAUCHE
mode feuille de données
table ouverte
<clic g> sur le 1er champ vide après

 

 

BOUTON DROIT
mode feuille de données
sélectionner une ligne (enregistrement)
<clic d>
saisir la première information puis <tab>
saisir les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie

 

 

ZONE DÉFILEMENT
mode feuille de données
<clic g> sur   de la zone de défilement
saisir la première information puis <tab>
saisir les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "enregistrements" (4ème bloc)
mode feuille de données
<clic g> sur
saisir la première information puis <tab>
saisir les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie

 

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Saisir les données comme ci-dessous

 

 

Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ). Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table Access que d'un tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante :
Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur d'enregistrement sur lequel vous faites un <clic droit>
(les enregistrements sont alors ajoutés)
Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes, sélectionner la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes un <clic droit> (les valeurs du presse-papiers remplacent celles existantes dès la 1ère valeur)

 

2.            NAVIGATION DANS LES DONNÉES

Il suffit de cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement, soit sélectionné. L'ascenseur vertical permet de choisir les lignes à afficher.

 

 

La zone de défilement permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage.

 

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement

 

Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique.

 

  ONGLET "ACCUEIL"
groupe rechercher" (5ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur la position de l'enregistrement à atteindre

 

Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de défilement puis <entrée>

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18ème

 

3.            SÉLECTION DES DONNÉES

La sélection des données va précéder leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue de manière aussi naturelle que dans un tableur.

 

SÉLECTION

 

• Sélection d'une donnée :
  pointer au-dessus de la donnée
  (forme du pointeur ) puis <clic g>
• Sélection de plusieurs données
  (forme du pointeur ) puis faire glisser sur les données
• Sélection d'une ligne :
  pointer en début de ligne sur
  (forme du pointeur ) puis <clic g>
  
• Sélection de la table entière :
  pointer à l'intersection des têtes de lignes et de colonnes sur de
  
  (forme du pointeur ) puis <clic g>

 

Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe rechercher" (5ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur
Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Sélectionner avec la souris le 1er enregistrement puis le dernier
Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection

 

4.            MODIFICATION DES DONNÉES

Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées. Pour modifier directement les données d'une table, il suffit de cliquer avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée.

 

Si les données du champ servent de clé à la table, la modification est impossible

 

BOUTON GAUCHE
table affichée (en mode feuille de données)
afficher l'enregistrement désiré avec l'ascenseur ou les cases de défilement
<clic g> sur la cellule contenant l'information à modifier
mettre à jour des nouvelles données
le déplacement sur une autre cellule valide la modification

 

Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur,
la touche <echap> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche de la barre d'outils "accès rapide" (s'il y a eu changement de champ)

 

Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise à jour est appropriée

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements concernés

 

5.            SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT

La suppression d'une ligne correspond ici à la suppression d'un enregistrement.

 

sélectionner la ligne
touche <supp>
pour valider

 

 

BOUTON DROIT
sélectionner la ligne
<clic d>
pour valider

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "enregistrements" (4ème bloc)
sélectionner la ligne
<clic g> sur
pour valider

 

Si des données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord supprimer ces données connexes puis, ensuite, revenir supprimer l'enregistrement

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Créer le nouvel enregistrement suivant :

Le supprimer

 

6.            RECHERCHE DE DONNÉES

Si la recherche concerne la base entière, la recherche s'effectue dans tous les champs.

 

  ZONE DÉFILEMENT
feuille de données affichée
<clic g> sur  (extrémité de la zone de défilement)
saisir un à un les caractères de la recherche
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure

 

 

 

Le ruban permet d'effectuer la recherche tout en affinant les critères.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "rechercher" (5ème bloc)
<clic g> sur
renseigner la boite de dialogue (vérifier que dans "regarder dans" est indiqué le nom du champ sinon l'afficher avec la liste déroulante)
pour atteindre la prochaine occurrence
Access s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés

 

 

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Rechercher le terme "bivouac" des 2 manières exposées

 

Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des minuscules lors de la recherche en cochant

 

7.            REMPLACEMENT DE DONNÉES

Le remplacement évite d'avoir recours à des requêtes de mises à jour. Son utilisation est sensiblement la même que pour la recherche.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "rechercher" (5ème bloc)
<clic g> sur
renseigner la boite de dialogue
remplace toutes les occurrences en une seule fois

 

le mode "feuille de données" permet un remplacement aisé de données pour des mises à jour ou des corrections, sans avoir à utiliser de requêtes (plus complexes).

 

 

Faire des Copier/Coller entre les données et la zone de recherche pour éviter les problèmes d'orthographe (espaces, accents…)

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"

 

8.            ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION

À la fermeture de la table, Access demande confirmation de l'enregistrement de la mise en forme.

 

 

Il est aussi possible d'enregistrer les modifications faîtes à la structure et à la mise en forme de la table (les modifications des données étant enregistrées au fur et à mesure).

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "enregistrements" (4ème bloc)
<clic g> sur

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Enregistrer les modifications de présentation effectuées

 

9.            CALCULS SUR ENREGISTREMENTS

Cette fonctionnalité permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le total des enregistrements.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "enregistrements" (4ème bloc)
<clic g> sur (idem pour l'enlever)
une ligne "total" s'affiche à la suite des enregistrements
<clic g> sur du champ de total inséré pour choisir la fonction adaptée
les fonctions dépendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique

 

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Faire le total des enregistrements sur le champ "titre"

 

Lorsqu'il n'y a pas de valeurs dans le champ, c'est la fonction "compte" qui est proposée ; s'il y a des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible.

Dans la table en cours de la base "ouvrage",
Ajouter le champ "valeur" et le mettre avant le champ "commentaires"
Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne

 

 

10.       TRI DES ENREGISTREMENTS

Pour une meilleure lisibilité, ils peuvent aussi être triés, tout en conservant leur intégrité.

 

BOUTON GAUCHE
<clic g> sur de la tête de colonne servant au tri
<clic g> sur

 

 

BOUTON DROIT
<clic g> dans la colonne de tri
<clic d>
<clic g> sur l'ordre de tri voulu

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe " trier et filtrer " (3ème bloc)
<clic g> dans n'importe quelles données de la colonne de tri
<clic g> sur pour trier
<clic g> sur pour supprimer le tri

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages", Trier les enregistrements par ordre croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris

 

11.       FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS

Filtrer les enregistrements n'affiche que les enregistrements correspondant à des critères définis. Les autres enregistrements sont alors masqués.

 

BOUTON GAUCHE
<clic g> sur de la tête de colonne servant de filtre
<cocher> le filtre voulu

ou
<clic g> sur

 

 

BOUTON DROIT
<clic d> sur la valeur voulue du filtre
<clic g> sur le filtre voulu
ou
<clic g> sur

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe " trier et filtrer " (3ème bloc)
<clic g> dans la colonne de filtre
<clic g> sur
<cocher> le filtre voulu

ou
<clic g> sur
seules les données correspondant au filtre sont affichées

 

FILTRES DE TEXTE

 

Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur
ou dans la zone de défilement sur  ou utiliser le menu contextuel dans la colonne adéquate

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes"
Annuler le filtre