A. CRÉATION

Dans ce cas de figure, la base de données est à créer complètement ; Ce sera à priori une base simple ne comprenant qu'une seule table (ou plusieurs tables mais sans liaison entre elles) et sa manipulation s'effectuera en mode feuille de données, un mode dont l'utilisation est très proche de celle d'Excel (la création de bases complexes est étudiée dans le cours de second niveau).

 

Faîtes bien à ce niveau la différence entre Excel et Access.
Excel est un tableur conçu pour traiter des données de synthèse sous forme de tableau (même si ses fonctionnalités ont évolué et qu'il peut gérer des données comme des enregistrements sous forme de lignes et à travers un masque de saisie)
Access est conçu pour traiter des données multiples sous forme organisée de telle manière que toute donnée disponible soit accessible (Access permet de faire la synthèse de ces données sous forme de tableau mais Excel peut aussi être utilisé en liaison avec Access pour faire cette synthèse et permet de manipuler les tableaux ou graphiques de manière plus élaborée et plus simple)

A.             LA CRÉATION

Access, dès l'ouverture, propose de créer une base vierge, de créer une nouvelle base à partir de modèles ou d'utiliser une base existante (liste des dernières bases utilisées).

 

 

1.            CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE

Des modèles sont disponibles avec Access ; il n'est alors pas vraiment nécessaire de procéder à une analyse complexe puisque la structure de la base est prédéfinie.

 

PAGE D'ACCUEIL
<clic g> sur

 

 

MENU FICHIER
<clic g> sur
dans le volet gauche
<clic g> sur un des modèles proposés
conserver le nom ou donner un nouveau nom à la base
<clic g> sur

 

 

À moins de bénéficier de sharepoint et de vouloir partager les données avec d'autres utilisateurs par l'intermédiaire de Sql Server, ne choisir que des modèles d'applications de bureau

 

Créer une base sur le modèle "contacts"
La nommer "adresses" et la parcourir
La fermer

 

2.            CRÉATION D'UNE BASE VIERGE

L'utilisateur choisit de créer de toutes pièces la base de données après avoir procédé à l'analyse des informations.

 

PAGE D'ACCUEIL
<clic g> sur

 

 

MENU FICHIER
<clic g> sur
dans le volet gauche

donner un nom à la base
pour valider

 

il est important de donner un nom à la base

 

L'extension du nom de fichier d'une base Access est.accdb

 

Une seule base de données peut être ouverte à la fois. L'ouverture d'une base fermera automatiquement une autre déjà ouverte ; mais il peut y avoir en même temps plusieurs sessions d'Access avec une base différente dans chaque session

 

Lancer Access 2019
Créer un fichier de base de données vide nommé "ouvrages"

 

3.            CREATION D'UNE TABLE

Une table regroupe des informations relatives à un même sujet (personnel, clients, factures, stock, livres, auteurs...). Les données peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs logiques… Le nombre, le contenu et les relations des tables sont définis lors de l'analyse (absolument indispensable pour une base complexe)
Une table vide est automatiquement proposée lors de la création d'une nouvelle base (avec un champ de numérotation automatique). Il ne reste qu'à la renseigner.

 

 

 

La procédure de création de nouvelles tables est semblable à celle des autres objets de la base.

 

ONGLET "CRÉER"
groupe "tables" (2ème bloc)
<clic g> sur pour créer la nouvelle table en mode "feuille de données"
il faut maintenant renseigner les différents champs à inclure dans la table

 

Dans la base en cours "ouvrages",
Observer la table vide proposée

 

4.            MODE FEUILLE DE DONNÉES

Une table peut être affichée selon plusieurs modes ; le mode "feuille de données" permet une gestion simple des données, de leur structure et de leur présentation. Les informations sont alors affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel

 

est alors activé en bas et à droite de l'écran

 

5.            STRUCTURE DE LA TABLE

Une table est constituée de champs et d'enregistrements :

 

• Chaque enregistrement contient les données propres à un élément de la table (l'employé, le client, le produit...). Un enregistrement correspond à une ligne.
• Chaque champ contient des informations de nature homogène (le nom, le prénom, le code, le libellé ...). Un champ correspond à une colonne.

 

à la création de la table, un premier champ "N°" existe déjà ; ce champ en numération automatique unique permet d'identifier les enregistrements

 

 

 

  Éviter d'intervenir sur une table appartenant à une base complexe dont on connaît mal la structure ; toutes les sécurités, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour éviter une saisie inadéquate ou incomplète seraient alors inactifs

 

6.            CRÉATION DES CHAMPS

En mode "feuille de données", une colonne correspond à un champ. Pour créer un nouveau champ, il suffit donc de créer une nouvelle colonne.

 

BOUTON GAUCHE   CLAVIER
<clic g> sur la zone
indiquer la nature du champ
saisir le nom du champ (de la colonne)
appuyer sur <tab> pour passer à la colonne suivante
<clic g> sur la zone
saisir le nom du champ (de la colonne)
appuyer sur <tab> pour passer à la colonne suivante….
Créer ainsi tous les champs de la table

 

NATURES DE CHAMPS

 

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Créer les champs suivants :
 

 

Un champ peut aussi être ajouté à partir de modèles prédéfinis.

 

ONGLET "CHAMPS"
groupe "ajouter et supprimer" (2ème bloc)

<clic g> sur le nom du champ après lequel doit être inséré le nouveau champ
pour sélectionner la colonne
<clic g> dans le ruban sur le type de champ à insérer ou pour choisir dans une liste
saisir le nom du champ (de la colonne)
Répéter l'opération pour tous les champs….

 

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Ajouter un champ "mémo" à la suite des champs existants

 

Le nom du champ doit être simple : pas d'espace, pas d'accents, pas de caractères autres que les lettres de l'alphabet et les chiffres – utiliser sa légende pour rendre le nom du champ explicite à l'affichage

 

7.            SÉLECTION DU CHAMP

La sélection est nécessaire avant toute intervention sur le champ.

 

BOUTON GAUCHE
<clic g> au-dessus du nom du champ
forme du pointeur :
la colonne est entourée d'un cadre
<faire glisser> pour sélectionner plusieurs colonnes contiguës

 

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Sélectionner le champ "Auteur" puis le champ "Editeur

 

8.            MODIFICATION DU NOM DU CHAMP

Le nom du champ doit être parlant pour bien désigner la nature des données contenues.

 

BOUTON GAUCHE
pointer sur le nom dans la tête de colonne
<double clic>
saisir le nouveau nom du champ
appuyer sur <tab> ou <entrée>

 

 

BOUTON DROIT
<clic d> sur le nom du champ

le nom du champ est en surbrillance
saisir le nouveau nom du champ
appuyer sur <tab> ou <entrée>

 

 

ONGLET "CHAMPS"
groupe "propriétés" (3ème bloc)
sélectionner un champ
<clic g> sur
saisir nom, légende, description
pour valider

 

Le nom du champ doit de préférence respecter certaines consignes :

• Ne pas comporter de caractères accentués
• Être court (si possible un seul terme) ; mettre alors en capitale chaque mot : CodePostal
  Ce sont ici des recommandations nées de l'expérience et conseillées par la prudence

 

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Renommer le champ "mémo" en "Commentaires"

 

9.            ORDRE DES CHAMPS

Les informations ne sont pas toujours affichées dans l'ordre le plus parlant ; c'est pourquoi il est souvent utile de déplacer en tête les colonnes de champs importants.

 

BOUTON GAUCHE
<clic g> sur la tête de colonne, forme du pointeur   
faire glisser horizontalement les têtes de colonnes à leur nouvelle position

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
mettre les champs dans l'ordre suivant

 

 

10.       SUPPRESSION DU CHAMP

Il peut être nécessaire de supprimer le champ.

 

sélectionner le champs puis  <suppr>
pour valider

 

 

BOUTON DROIT
<clic d> sur le nom du champ

pour valider

 

 

ONGLET "CHAMPS"
groupe "ajouter et supprimer" (2ème bloc) 
sélectionner le champs
<clic g> sur
pour valider

 

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Insérer un champ vierge à droite du champ "Editeur"
Le supprimer