D. ÉTATS
D. LES ÉTATS
1. MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS
- état : l'état est affiché à l'écran avec les valeurs réelles
- aperçu avant impression : l'état est affiché tel qu'il sera imprimé
- page : C'est le mode de finalisation de l'état créé dans lequel on peut modifier la disposition et la présentation avec les données réelles affichées
- Création : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de l'état avec tous les outils associés
BOUTON GAUCHE
dérouler les objets "états" du volet de navigation
<double clic> sur le nom de l'état
l'état est affiché en mode "état"
BOUTON DROIT
dérouler les objets "états" du volet de navigation
<clic d> 
sur l'état
l'état est affiché en mode "état"
En ce qui concerne les bases de données développées professionnellement et accompagnées de menus, les états sont accessibles directement par ces menus ou encore par des boutons de commande. L'édition s'effectue alors généralement directement vers l'imprimante en ligne.
Lorsque le lancement de l'état n'est pas prévu dans la base
- Si l'affichage de l'état à l'écran est suffisant, le mode "état" est adapté.
- Si l'état doit être envoyé vers une imprimante, un destinataire ou publié, le mode "aperçu avant impression" doit être utilisé préalablement.
Afficher les objets "états" de la base en cours "Northwind 2019"
Ouvrir l'état "annuaire des employé"
L'afficher en mode "état", en mode "aperçu avant impression", revenir en mode "état"
2. CREATION DE L'ÉTAT
Si l'état requis n'existe pas, il est nécessaire de le créer soi-même. Il pourra alors être réutilisé selon les besoins.
Un état va chercher des données dans une table ou plusieurs tables (il est alors basé sur une requête).
a) CREATION ASSISTÉE
L'assistant est, comme pour la requête, un moyen pratique et simple de construire un état.
ONGLET "CRÉER"
groupe "états" (5ème bloc)
<clic g> sur 
l'assistant état s'affiche
l'utilisation de l'assistant est standard
- Une interface dans laquelle il suffit de faire des choix
- Une visualisation en temps réel des choix effectués
- Des boutons
et 
pour se déplacer entre les étapes -
pour achever la création de l'état
BOUTON GAUCHE 
CLAVIER
1 - sélectionner la table
2- sélectionner le champ
3 - <clic g> sur 
le champ passe dans la liste des champs sélectionnés
répéter l'opération pour chaque champ désiré
<clic g> sur
sélectionner éventuellement le champ de regroupement puis <clic g> sur
un niveau de regroupement permet d'effectuer un calcul à chaque changement de valeur du champ de regroupement
<clic g> sur puis choisir éventuellement un ordre de tri
<clic g> sur puis choisir le type de disposition et l'orientation
le volet gauche de la boite de dialogue illustre vos choix
<clic g> sur puis choisir un style (couleurs, police…)
<clic g> sur
nommer l'état et choisir un aperçu puis <clic g> sur
L'assistant crée l'état ; il ne reste alors qu'à l'enregistrer
(1) SÉLECTION DE CHAMPS
Il est d'abord nécessaire de sélectionner les champs appartenant aux tables ou requêtes à faire figurer dans l'état.
OUTILS :
Ajoute le champ sélectionné (à partir du volet de gauche)
Ajoute tous les champs (à partir du volet de gauche)
Retire un champ sélectionné (du volet de droite)
Retire tous les champs (du volet de droite)
(2) REGROUPEMENTS
Les regroupements (ou niveaux de rupture) vont permettre entre autres d'effectuer des sous-totaux à chaque changement de valeur du champ de regroupement.
OUTILS :
Fait passer le champ sélectionné (volet gauche) en champ de regroupement
Refait passer le champ de regroupement sélectionné en champ normal
Fait passer le champ de regroupement inférieur sélectionné au niveau supérieur
Fait passer le champ de regroupement supérieur sélectionné au niveau inférieur
permet de préciser les intervalles de regroupement
(3) TRI ÉTAT
Les enregistrements sont d'abord triés en fonction du premier champ indiqué (Nom), puis tous les enregistrements qui ont la même valeur pour ce champ (Nom) sont triés en fonction du second champ (Prénom).
(4) DISPOSITION
Elle détermine la présentation générale de l'état. Les dispositions proposées permettent de faire gagner du temps à l'utilisateur sur des manipulations longues à faire manuellement. L'orientation gère le sens de la feuille de papier.
évite que l'état soit scindé sur plusieurs pages en largeur
(5) TITRE ET VISUALISATION
Il est indispensable de donner un nom à l'état.
Choisir l'aperçu de l'état pour visualiser les corrections à apporter puis passer en mode page pour apporter ces modifications
Dans la base en cours "Northwind 2019", à partir de la table "Employés", créer un état comme ci-dessus, le nommer "Employés par fonction et par ville"
b) CREATION IMMÉDIATE
En sélectionnant préalablement la table ou la requête, il est possible de créer l'état standard sans aucune manipulation.
ONGLET "CRÉER"
groupe "états" (5ème bloc)
dans le volet de navigation (à gauche)
sélectionner la table ou la requête à partir de laquelle l'état doit être crée
<clic g> sur 
l'état s'affiche immédiatement
remanier éventuellement l'état pour le personnaliser puis enregistrer
Pour créer un état à partir de la requête "commandes délais de livraison"
Dans le volet de navigation à gauche, dérouler les requêtes
<clic g> sur la requête
Afficher l'onglet "créer" du ruban
<clic g> sur 
du groupe "états"
l'état s'affiche dans son onglet
…
Créer un état immédiat à partir de la requête "commandes délais de livraison" comme ci-dessus
L'enregistrer sous le nom "commandes délais de livraison"
3. PERSONNALISATION
Le mode "page" est le mieux adapté pour améliorer la disposition d'un état ou lui rajouter des fonctionnalités afin qu'il corresponde aux besoins.
POUR PASSER EN MODE "PAGE"
- <clic g> sur
onglet "accueil" groupe "affichage" (1er bloc) du ruban pour passer du mode "état" au mode "page" (ou dérouler par 
et choisir) - <clic g> sur
de 
en bas à droite - <clic d>
sur l'onglet de l'état
a) DISPOSITION
La largeur d'une colonne de champ peut ne pas être appropriée aux données contenues.
BOUTON GAUCHE
en mode "page"
sélectionner une donnée du champ concerné
pointer sur la ligne verticale pointillée de séparation à droite de la colonne
(forme du pointeur 
)
faire glisser le pointeur horizontalement pour agrandir ou rétrécir la colonne
Afficher l'état "Employés par fonction et par ville", adapter la largeur des colonnes aux données
L'ordre des colonnes de champs peut être modifié mais il faut déplacer séparément la légende.
BOUTON GAUCHE
en mode "page"
forme du pointeur 
,
faire glisser le titre de colonne à sa nouvelle position
faire glisser le champ de colonne à sa nouvelle position
La nouvelle colonne ne prend pas la place de l'ancienne et la manipulation en mode page est donc assez lourde (puisqu'il faut déplacer 2 colonnes)
Dans l'état "Employés par fonction et par ville", intervertir les colonnes "nom" et "prénom" (prénom en premier) puis remettre dans l'ordre d'origine
b) REGROUPEMENTS ET TRI
Des niveaux de regroupement peuvent être créés ou modifiés.
ONGLET "CRÉATION"
groupe "regroupements et totaux" (3ème bloc)
état affiché en mode page
le groupe "format" du ruban est affiché
<clic g> sur 
le volet "Regrouper, trier et total" s'affiche en bas de l'état – idem pour le refermer
Si un regroupement ou un tri existent déjà, la structure correspondante s'affiche pour éventuelle modification
Des icônes à l'extrémité du niveau sélectionné vont permettre de modifier la position du regroupement ou de le supprimer 
deux boutons s'affichent lorsque l'on clique sur 
, permettant de créer les groupes ou les clés de tri
L'activation d'un de ces boutons affiche les champs disponibles pour l'action concernée
Dans l'état "Employés par fonction et par ville", supprimer le regroupement "Fonction" puis enregistrer sous le nom "Employés par ville"
c) TOTAUX, SOUS-TOTAUX ET DÉTAIL
Dans la plupart des états, il est nécessaire d'effectuer des calculs globaux et/ou à chaque niveau de regroupement (à chaque fois que la valeur du champ de regroupement change).
ONGLET "CRÉATION"
groupe "regroupements et totaux" (3ème bloc)
état affiché en mode page
le groupe "format" du ruban est affiché
<clic g> sur une donnée de la colonne à partir de laquelle doivent s'effectuer les totaux
la colonne est sélectionnée
<clic g> sur 
<clic g> sur 
le nombre total d'enregistrements s'affiche pour la colonne sélectionnée
"Compter les enregistrements" ou "Compter les valeurs" (
) donne le même résultat : le nombre d'enregistrements (le "Compte Distinct" n'est pas géré)
Si des niveaux de regroupement existent, des sous-totaux sont automatiquement calculés
Dans l'état "Employés par ville", faire un total global sans sous-totaux
Il est aussi possible de paramétrer des sous-totaux.
ONGLET "CRÉATION"
groupe "regroupements et totaux" (3ème bloc)
<clic g> sur
en mode "page" dans le volet bas de regroupement
sélectionner le niveau de regroupement voulu
<clic g> sur 
de 
du niveau de regroupement
<clic g> sur 
de 
pour dérouler la zone
renseigner la boite de dialogue comme ci-dessous
Dans l'état "Employés par ville", faire le total par ville et le total global
Enregistrer, visualiser puis fermer
Pour effectuer des regroupements et des totaux de groupe de produits par catégorie
Ouvrir la requête "Produits valeur cible catégorie "
Créer l'état à partir de la requête puis passer en mode "création"
Déplacer la colonne "Catégorie" et la mettre en tête
<clic g> sur pour afficher le volet bas "Regrouper, trier et total"
<clic g> sur 
et sélectionner le champ "catégorie"
<clic g> sur 
et sélectionner le champ "catégorie" 
Sélectionner la colonne "Valeur ciblée", choisir 
et <clic g> sur 
Sélectionner la colonne "Coût ciblé", choisir et <clic g> sur
Sélectionner la colonne "Marge ciblée", choisir et <clic g> sur
Fermer le volet "Regrouper, trier et total"
les différentes informations de regroupement et totaux peuvent être affichées ou modifiées en cliquant sur 
du volet "Regrouper, trier et total"
Reproduire l'exemple ci-dessus et l'enregistrer sous le nom "Marges prévues par produit"
d) IMAGE
Une image (logo par exemple) peut être ajoutée dans un état. En fonction des regroupements et de la position d'insertion, l'image va être unique ou répétée sur chaque ligne
ONGLET "CRÉATION"
groupe " contrôles " (4ème bloc)
état affiché en mode page
<clic g> à la position d'insertion
<clic g> sur 
<clic g> sur une des images proposées ou sur 
pour désigner l'image
Ajouter l'image "accueil" du dossier exercices dans l'état "Marges prévues par produits" comme ci-dessous - Visualiser enregistrer et fermer
e) AJOUT D'UN CHAMP
Si des champs, présents dans la requête ou la table à la base de la création de l'état, ne sont pas affichés, il est toujours possible de les rajouter.
ONGLET "CRÉATION"
groupe " outils " (6ème bloc)
état affiché en mode page
<clic g> sur 
les champs disponibles s'affichent dans le volet de propriétés à droite de l'écran
<faire glisser> le champ désiré à la position voulue dans l'état
Afficher l'état "Employés par ville" de la base en cours "Northwind 2019"
Ajouter le champ "id" avant le champ "nom"
Toutes ces manipulations étant difficiles, ne pas oublier l'outil 
pour annuler une action erronée
f) SUPPRESSION D'UN CHAMP
Un champ (colonne) inutile peut être supprimé.
BOUTON DROIT
sélectionner la colonne
<clic droit> 
répéter l'opération pour chacun des emplacements de la colonne
CLAVIER
sélectionner la colonne2
<supp> du clavier
répéter l'opération pour chacun des emplacements de la colonne
Dans l'état "Employés par ville", supprimer le champ "id" précédemment ajouté
4. PRÉSENTATION
Elle va concerner :
- Le choix d'une mise en forme automatique complète
- La mise en forme des différentes zones de l'état
- Les bordures des différentes zones de l'état
C'est le mode "page" qui va permettre d'effectuer le plus simplement ces améliorations et le mode " aperçu avant impression" qui va permettre de les visualiser au mieux
a) THEMES
Les thèmes sont un moyen simple et rapide d'appliquer une mise en forme soignée.
Ils s'appliquent sur un état qui vient d'être créé pour le mettre en forme rapidement.
ONGLET "CRÉATION"
groupe "thèmes" (2ème bloc)
en mode "page"
<clic g> sur 
<clic g> sur le thème désiré pour l'appliquer
<clic g> sur 
pour modifier le jeu de couleurs
<clic g> sur 
pour modifier le jeu de polices
Si des mises en forme spécifiques ont déjà été apportées, elles prennent le pas sur les mises en forme du thème.
Vous pouvez essayer à la suite les mises en forme automatiques proposées puis lorsque le modèle vous convient appliquer une mise en forme personnalisée sur l'une ou l'autre des caractéristiques de la mise en forme
Tester les thèmes sur l'état "Employés "
b) MISE EN FORME
Dans un état Access, les caractéristiques sont affectées à un ensemble qui dépend de la structure même de l'état. Cet ensemble est mis en évidence par un encadrement dès que l'on clique dans l'état avec la souris (on peut distinguer lignes paires et impaires, colonnes, données, cellules de totaux, titre…).
(1) LIGNES DE DONNÈES
Tous les niveaux de structure peuvent recevoir un arrière-plan. Access propose 2 outils pour pouvoir alterner les couleurs de fond.
ONGLET "FORMAT"
groupe "police" (2ème bloc)
en mode "page"
forme du pointeur 
, <clic g> sur la cellule en début de ligne
seuls les outils d'arrière-plan sont disponibles
<clic g> sur l'outil 
puis choisir la 1ÈRE couleur des lignes
l'outil 
du groupe "arrière-plan" (4ème bloc) permet de choisir la 2ème couleur des lignes - les 2 couleurs de fond sont alternées
Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de données de "Employés par ville"
<sélectionner> une ligne de données
<clic g> sur et <clic g> sur la couleur 
<clic g> sur et <clic g> sur la couleur 
Pour mettre une couleur de fond sur la ligne de total global de "Employés par ville" :
<sélectionner> la ligne de total global
<clic g> sur et <clic g> sur la couleur 
Dans l'état "Marges prévues par produit"
Appliquer la couleur 
comme arrière-plan des lignes de données
Appliquer les couleurs 
et 
comme arrière-plan alterné des lignes de totaux
Appliquer la couleur 
comme arrière-plan de la ligne de total global
…
(2) COLONNES
En sélectionnant les données par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont disponibles (comme dans Word ou Excel).
ONGLET "FORMAT"
groupe "police" (2ème bloc)
en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur une donnée de la colonne pour la sélectionner
<clic g> sur un des outils disponibles
Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionner une première colonne puis cliquer sur les autres en gardant la touche <maj> enfoncée
Pour modifier la présentation de la colonne "Téléphone professionnel" de l'état "Employés par ville" :
<sélectionner> la colonne "Téléphone professionnel"
<clic g> sur 
de 
et <clic g> sur la couleur 
(le texte s'affiche en bleu)
<clic g> sur de 
et <clic g> sur la police 
<clic g> sur de 
et <clic g> sur la taille 
<clic g> sur 
pour centrer les données
<clic g> sur et <clic g> sur la couleur 
(le fond s'affiche en bleu clair)
Dans l'état "Marges prévues par produit", sur les données des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11
Appliquer la couleur 
comme arrière-plan des 3 colonnes de données (<ctrl>)
Mettre les désignations en italique et mettre en gras et souligner les catégories
(3) CELLULES DE TOTAUX
Les cellules de totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalisée qui va s'appliquer à toutes les cellules de totaux de même niveau de structure.
ONGLET "FORMAT"
groupe "police" (2ème bloc)
en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur une donnée de total de la colonne
<clic g> sur un des outils disponibles
Pour sélectionner plusieurs cellules sur la même ligne, sélectionner une première cellule puis cliquer sur les autres en gardant la touche <ctrl> enfoncée
Pour présenter les cellules de totaux dans la colonne "Nom" de l'état "Employés par ville", <sélectionner> la 1ère cellule de total
<clic g> sur de et <clic g> sur la couleur (le texte s'affiche en bleu)
<clic g> sur de et <clic g> sur la police 
<clic g> sur de et <clic g> sur la taille 
<clic g> sur 
pour mettre en gras
<clic g> sur et <clic g> sur la couleur 
(le fond s'affiche en vert)
Dans l'état "Marges prévues par produit", sur les sous-totaux des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 et en gras
Appliquer la couleur 
comme arrière-plan des totaux
(4) TITRES
Le titre de l'état est important puisqu'il en précise le contenu. Il doit, comme les titres de colonne, être mis en valeur par une mise en forme appropriée.
ONGLET "FORMAT"
groupe "police" (2ème bloc)
en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur un titre de colonne ou d'état pour le sélectionner
le titre s'entoure d'un cadre 
<clic g> sur un des outils de mise en forme disponibles
Pour présenter les titres de colonne de l'état "Employés par ville"
<sélectionner> les cellules de totaux
<clic g> sur 
de et <clic g> sur la couleur 
(le texte s'affiche en vert clair)
<clic g> sur de 
et <clic g> sur la police 
<clic g> sur de 
et <clic g> sur la taille 
<clic g> sur pour mettre en gras
<clic g> sur et <clic g> sur la couleur 
(le fond s'affiche en bleu foncé)
Dans l'état "Marges prévues par produit", mettre en forme le titre de l'état et les titres de colonne en vous inspirant de la reproduction ci-dessous – modifier par la même occasion le titre général de l'état en "MARGES PRÉVISIONNELLES
Faire un <double clic> dans le titre pour en modifier le texte
c) FORMAT DES NOMBRES
Le format des nombres détermine de quelle manière une valeur, stockée dans une table, va s'afficher dans l'état. On retrouve ici les mêmes outils que dans un tableur.
ONGLET "FORMAT"
groupe "nombre" (3ème bloc)
en mode "page"
forme du pointeur , <clic g> sur une donnée de la colonne pour sélectionner
<clic g> sur un des outils disponibles
OUTILS
Liste déroulante des différents formats
Format monétaire
Format pourcentage
Format milliers (avec séparateur)
Ajoute une décimale
Enlève une décimale
Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer aux valeurs le format "euro avec 2 décimales
d) BORDURES - REMPLISSAGE
Les bordures s'appliquent à la forme ou au type de forme sélectionnée.
ONGLET "FORMAT"
groupe " options de mise en forme " (5ème bloc)
<clic g> dans une donnée, une cellule ou un titre
<clic g> sur l'outil
<clic g> sur une couleur de trait
ou
<clic g> sur l'outil 
<clic g> sur l'outil 
pour définir l'épaisseur du trait
<clic g> sur l'outil 
pour définir le type du trait
<clic g> sur l'outil 
pour appliquer une couleur de fond
Toujours commencer par le cas général pour terminer par le cas particulier : (commencer par le quadrillage général de l'état et finir par les bordures des cellules de total et titres)
Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante à l'état "Employés par ville"
Sélectionner une donnée d'une colonne
<clic g> sur l'outil et appliquer la couleur bleu foncé 
<clic g> sur l'outil puis sur l'outil et choisir un trait fin 
<clic g> sur l'outil puis sur l'outil et choisir un trait fin plein 
Sélectionner une cellule de total de sous-groupe
<clic g> sur l'outil et appliquer la couleur rouge foncé 
<clic g> sur l'outil puis sur l'outil et choisir un trait de 1 pt 
Conserver un trait fin plein
Sélectionner la cellule de total général
<clic g> sur l'outil et appliquer la couleur jaune foncé 
Conserver un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer des bordures du même type que celles qui suivent puis enregistrer (voir ci-après)
…
e) QUADRILLAGE
Le quadrillage s'applique de manière conventionnelle. Il vient en complément des bordures.
ONGLET "ORGANISER"
groupe "table" (1er bloc)
<clic g> dans une donnée, une cellule ou un titre
<clic g> sur l'outil 
sélectionner le type de quadrillage
<clic g> sur l'outil 
pour définir la couleur du trait
<clic g> sur l'outil 
pour définir l'épaisseur du trait
<clic g> sur l'outil 
pour définir le type du trait
On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical différent sur les données
Le quadrillage n'est pas actif lors de la sélection de lignes
f) MISE EN FORME CONDITIONNELLE
Elle permet de présenter une cellule avec une mise en forme différente selon sa valeur (un total par exemple).
ONGLET "FORMAT"
groupe "options de mise en forme" (5ème bloc)
en mode "page"
sélectionner une cellule de total
<clic g> sur 
pour afficher les mises en forme
<clic g> sur 
indiquer le type de règle
indiquer la condition en utilisant les listes déroulantes
indiquer le format correspondant en cliquant sur le bouton avec les outils
pour valider
pour l'appliquer
Pour mettre en violet les totaux par ville égaux à "1" et en vert ceux supérieurs à "3"
<clic g> sur une cellule de sous-total puis renseigner la boîte de dialogue comme ci-après
Lorsque qu'une condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher des données, Utiliser la même couleur (notamment le blanc) pour la police et le fond de la cellule
Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer un format conditionnel dans le total de la marge ciblée selon les consignes suivantes :
Marge comprise entre 500 et 1000 : couleur bleue
Marge inférieure à 500 : couleur rouge
Marge supérieure à 1000 : couleur verte
5. MISE EN PAGE
La mise en page va définir la présentation de l'état sur une page.
a) LES ZONES
Les différents éléments de la page, manipulés dans le mode page, sont accessibles individuellement.
ONGLET "FORMAT"
groupe "sélection" (1er bloc)
en mode "page"
<clic g> sur 
de 
sélectionner la zone
de la même manière, lorsqu'une zone est sélectionnée, son nom s'affiche ici
Pour les sélections multiples, utiliser la touche <ctrl> pour ajouter à une sélection existante et la touche <maj> pour sélectionner d'un endroit à une autre
b) LA PAGE
Tout d'abord, la taille de la page.
ONGLET "MISE EN PAGE"
groupe "taille de la page" (1er bloc)
en mode "page"
<clic g> sur 
pour déterminer la taille de la page
<clic g> sur 
pour déterminer les marges de la page
Contrairement à Excel, il n'est pas possible de dire à Access "faire tenir mon état en une page en largeur…" (hormis dans l'assistant de création d'état).
Il faut impérativement définir la largeur des colonnes et la taille des polices pour que l'ensemble tienne dans la surface définie dans la "mise en page"
Puis son orientation.
ONGLET "MISE EN PAGE"
groupe "mise en page" (2ème bloc)
en mode "page"
<clic g> sur 
, 
ou 
pour éventuellement modifier l'orientation et l'organisation de la page
L'outil 
donne accès à la boîte de dialogue complète
Dans l'état "Marges prévues par produit", modifier la mise en page notamment la taille de la page (21 x 29,7), les marges (étroites) et la largeur des colonnes puis compléter par les modifications éventuellement nécessaires afin que l'état soit correctement présenté (déplacement de la zone de date et de l'heure par exemple)
Enregistrer puis fermer les états ouverts