Dans l'utilisation d'Access, deux cas de figures principaux sont à distinguer :

  • Vous devez utiliser une base existante et à partir de cette base, recueillir et synthétiser des informations (1ère partie de cet ouvrage).
  • Vous devez créer une base de données simple (2ème partie de cet ouvrage) ou plus complexe (voir "Access 2019 Développer une application") pour gérer de manière optimale un certain nombre d'informations

 

Dans le premier cas de figure, les connaissances à acquérir sont moins importantes que dans le second ; dans le deuxième cas de figure, il est nécessaire de bien avoir assimilé toutes les connaissances liées au premier cas

A.             OUVERTURE ET UTILISATION

La base de données à utiliser peut faire l'objet d'un programme complet avec des menus spécifiques donnant accès à toutes les fonctionnalités de l'application. Il est alors plus souvent nécessaire de savoir extraire les données et les synthétiser avec Excel que de connaître les fonctionnalités spécifiques et plus complexes d'Access.

1.            OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE

L'ouverture de la base de données permet d'y accéder pour la consulter ou la modifier.

 

MENU FICHIER
<clic g> sur un des fichiers proposés (bases dernièrement utilisées ou épinglées)
la base s'ouvre aussitôt
ou
dans le volet de gauche  
<clic g> sur 
<clic g> sur
sélectionner le dossier puis le fichier
<clic g> sur 

 

Ouvrir la base de données "Northwind 2019" dans  le dossier "exercices" en utilisant

 

offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas à droite du bouton de commande

 

ouvre en accès partagé (autorise l'accès à d'autres utilisateurs)
ouvre en lecture seule (interdit toute modification)
ouvre en accès exclusif (interdit l'accès à d'autres utilisateurs)
combine les deux modes précédents

 

2.            FERMETURE DE LA BASE

L'ouverture d'une autre base de données ferme automatiquement la base en cours.
La case de fermeture ferme à la fois la base en cours et Access. Il peut cependant y avoir plusieurs sessions Access simultanées.

 

MENU FICHIER
dans le volet de gauche  
<clic g> sur

 

Fermer la base de données "Northwind 2019" avec le menu "fichier"

 

Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées

 

3.            ACTIVATION DU CONTENU

Une base qui est automatisée propose des menus et possède des macros et des modules Visual Basic qui sont automatiquement désactivés lorsqu'on ouvre la base dans Access. Le message ci-dessous apparait alors sous le ruban à l'ouverture d'une telle base

Vous pouvez activer ce contenu si vous êtes sûr des fichiers ouverts (par exemple pour les exercices liés à ce livre).

 

 

BOUTON GAUCHE
<clic g> sur (à la fin du message)
une fois la base reconnue comme fiable, l'avertissement n'est plus affiché

 

Si vous êtes vigilant sur l'origine des fichiers que vous recevez (fichiers Word, Excel, Access, …), vous pouvez réactiver globalement l'exécution des macro-commandes en allant dans , puis dans le volet gauche   et enfin sur Il suffit alors de cocher dans ou de manière plus sécurisée, de désigner les fichiers approuvés dans ou les emplacements approuvés dans  .

 

Si la base fait l'objet d'un programme complet et homogène, il est déconseillé de manipuler les données hors des menus car d'éventuels contrôles de validité ou de cohérence sont alors court-circuités, ce qui peut provoquer des dommages irréparables dans la cohérence de la base. Les commandes Access ne doivent alors être éventuellement utilisées qu'à des fins d'extraction de données dans un objectif de synthèse ou de manipulation externe

 

Si vous ne l'avez déjà fait, activer le contenu actif de la base "Northwind 2019"
Sélectionner l'employé de votre choix dans la liste et connectez-vous
Tester les menus et les commandes de la base

 

 

Si le contenu actif de la base (menus) est activé, les commandes propres à l'application même ont été le plus souvent désactivées, ce qui réduit les risques de mauvaise manipulation

 

4.            ONEDRIVE

OneDrive est un espace de stockage en ligne (cloud) synchronisé automatiquement avec votre machine locale. Il met actuellement à disposition 15 Go plus 15 go pour les photos gratuitement et 1 024 Go supplémentaire avec un abonnement Office 365. Il bénéficie des applications Microsoft 365 mais cet ensemble ne comprend pas d'application Access On Line. La structure d'Access est en effet incompatible avec le web.
Cependant, des fichiers Access peuvent être stockés sur OneDrive et leur version locale peut être accédée avec l'application locale de Access. Ce qui garantit leur disponibilité.

 

MENU FICHIER
dans le volet de gauche  
<clic g> sur 
<clic g> sur
sélectionner le dossier puis le fichier
<clic g> sur 

 

 

Modifié le: mardi 15 novembre 2022, 09:40