C. LES AUTRES SOURCES DE DONNÉES

C.             LES AUTRES SOURCES DE DONNÉES

1.       DÉCLARATION D'UN FICHIER EXISTANT

Si le document de données existe déjà, il suffit de le désigner à ce niveau. Ce fichier peut être de n'importe quelle nature (texte, Word, Excel, Access, Mdb…)

ONGLET "PUBLIPOSTAGE"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur 
<clic g> sur
Word pointe alors vers les "sources de données" mais il est possible d'indiquer un autre dossier
désigner le fichier - la liaison s'effectue

 

 

Dans un fichier de type "tableur", il peut être nécessaire d'indiquer la feuille ou la plage à prendre en compte

 

  Ouvrir "lettre mailing 1.doc"
Saisir le document principal
Saisir le fichier de données dans Word sous forme de tableau et l'enregistrer (données)
Lier les deux par le publipostage - insérer les champs - mettre en forme
Effectuer le publipostage

 

Ouvrir "lettre mailing 2.doc"
Saisir le document principal et lier le document principal au fichier "clients 2.xls"
Insérer les champs - mettre en forme puis effectuer le publipostage

 

Ouvrir "lettre mailing 3.doc"
Saisir le document principal et lier le document principal à la table "clients" du fichier "clients 3.accdb"- mettre en forme puis effectuer le publipostage

2.       IMPORTATION D'UN FICHIER OUTLOOK

Les contacts sont souvent rassemblés dans Outlook. Utiliser ces données avec Word est très utile.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur 
<clic g> sur
Word affiche les groupes de contacts du fichier Outlook
désigner le groupe de contacts
les contacts sont importés et s'affichent dans la fenêtre de modification de la liste

 

Créer un nouveau document principal Word
Sélectionner une liste de destinataires à partir des contacts Outlook
Fermer le document sans terminer la fusion

3.       CRÉATION D’UN LIEN AVEC UN FICHIER EXTERNE

La connexion entre un document principal Word et un fichier de données externe est enregistrée dans les sources de données de l'utilisateur. Le fichier de base de données pourra être un fichier access, sql server ou de n'importe quelle base pour laquelle un pilote odbc a été installé.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur 
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner le type de sources
<clic g> sur
sélectionner la source de données
<clic g> sur
sélectionner le dossier ou se trouve le fichier de données puis le fichier même
pour valider
sélectionner les données dans la liste proposée
<clic g> sur
décrire et nommer le fichier de connexion pour l'enregistrer
<clic g> sur

 

L'option de du centre de gestion de la confidentialité d'Excel doit être désactivée

 

Pour utiliser les données du ficher Access clients3.accdb
Je clique sur 
Je clique sur 
Je clique sur 
Je clique sur 

Je clique sur 
Je sélectionne
Je clique sur 
Je sélectionne le dossier où se trouve le fichier de données puis le fichier lui-même

pour valider
Je sélectionne les données dans la liste proposée

Je clique sur 
Je décris et nomme le fichier de connexion pour l'enregistrer

Je clique sur 

 

Le fichier de connexion créé est maintenant proposé dans les sources de données de l'utilisateur : ou dans le dossier ou vous l'avez sauvegardé
il est aussi possible de créer la nouvelle source directement à partir du dossier "mes sources de donnéesdes documents de l'utilisateur :

 

Le pilote ODBC est un programme qui permet de connecter (comme par un tuyau) un fichier d'un type donné comportant des données et un fichier d'un autre type lui aussi spécifié à même d'utiliser ces données

 

Ouvrir dans les exercices "lettre mailing 4.doc"
Créer une nouvelle source de données pointant vers la requête "clients français" du fichier "clients 4.accdb"
Lier le fichier de connexion créé au document principal puis effectuer le publipostage

 

 

Le fichier créé créé est juste un fichier texte descriptif qui peut aussi être modifié en mode "texte" :