B. VÉRIFICATION DES CHIFFRES

B.              VÉRIFICATION DES CHIFFRES

La vérification de l'exactitude des calculs dans le tableau de données est une étape aussi importante que sa création. Elle doit être effectuée après la saisie des formules et fonctions et peut s'effectuer de plusieurs manières.

1.     TABLEAU SIMPLE

Si le tableau est simple et ne doit être utilisé qu'une fois, il suffit de faire mentalement la somme des unités de chaque ligne et chaque colonne.

faire la somme du dernier chiffre de chaque valeur
vérifier qu'elle correspond au dernier chiffre de la valeur totale

2.     TABLEAU COMPLEXE

Si le tableau est plus complexe et doit être utilisé régulièrement, plutôt que de mettre les valeurs réelles dès le début, remplissez le d'abord de 1 ; la vérification est alors facile et rapide.

sélectionner toutes les plages de données
"1" <ctrl><entrée>
vérifier les valeurs totales
annuler

Ouvrir le classeur "bilan",
Remplacer les valeurs (et non les formules) des feuilles "ventes, charges et résultat" par "1"
Vérifier la cohérence des calculs

3.     SAISIE DE DONNÉES APRÈS

Dans le cas où les données du classeur ne sont pas connues au moment de sa création, remplacez les 1 qui ont servi à vérifier les formules par la valeur 0 puis désactivez l'affichage de la valeur zéro afin d'avoir une présentation propre, claire et un tableau prêt à l'utilisation.

menu fichier
sélectionner toutes les plages de données
"0" <ctrl> <entrée>
puis si les "0" s'affichent
  en bas
<clic g> sur
(volet de gauche)

(à mi-hauteur)
décocher
pour valider

Dans le même classeur "bilan" et pour chacune des feuilles
Remplacer les "1" par des "0"
Désactiver l'affichage des zéros

 

4.     AFFICHAGE DES FORMULES

Pour les formules complexes et répétitives, Il est intéressant d'afficher les formules mêmes et non plus les valeurs résultantes de ces formules afin de vérifier leur cohérence.

groupe "vérification des formules" (3ème bloc )
<clic g> sur (idem pour réafficher les valeurs)

Dans le même classeur "bilan" et pour chacune des feuilles
Afficher les formules, les vérifier puis réafficher les valeurs
Enregistrer sous le nom "bilan matrice" puis fermer le classeur

5.     VERIFICATION DES FORMULES

S'il devient compliqué de s'y retrouver dans un tableau trop complexe, Excel propose des outils permettant de clarifier la structure logique du tableau.

groupe "vérification formules" (3ème bloc )
<clic g> sur ou 

fait disparaître les flèches affichées

Ouvrir le classeur "transport" et afficher la feuille 5
Afficher les antécédents et les dépendants de la cellule F6
Effacer les flèches

6.     VÉRIFICATION DES ERREURS

Cet outil repère une formule "illogique" dans une suite logique de formules. Le résultat n'est pas à toute épreuve mais a l'avantage de mettre en évidence tout ce qui "pourrait" être une erreur.

groupe "vérification formules" (3ème bloc )
<clic g>  sur
la vérification s'effectue sur la totalité de la feuille de travail

Dans le classeur "transport" et la feuille "total France",
créer une erreur
ex : ajouter en h4 un dénominateur soit =F4/$F$6/A2
Utiliser pour afficher l'erreur

Après avoir cliqué sur la cellule ayant une valeur d'erreur, la liste de la même commande propose aussi ; l'affichage de l'erreur est alors représentée graphiquement grâce à des flèches

Dans le classeur "transport" et la feuille "total France",
Utiliser pour visualiser cette dernière

L'évaluation de la formule qui propose pas à pas de remplacer les références par leur valeur peut aider à solutionner le problème.

groupe "vérification formules" (3ème bloc )
sélectionner la cellule affichant l'erreur
<clic g> sur
<clic g> sur pour remplacer une à une chaque référence par sa valeur
la vérification s'effectue sur la totalité de la feuille de travail

Dans le classeur "transport" et la feuille "total France",
Utiliser et l'évaluer pas à pas
Remonter avec pour annuler l'erreur

Dans le classeur "transport",
Renommer chaque feuille du nom de sa région (est, ouest…Total France)
Vérifier les éventuelles erreurs dans le classeur

7.     FORMULE LOGIQUE

Un moyen simple et pratique de s'assurer qu'un tableau est toujours bon est d'y inclure une formule logique de vérification (malheureusement, ça ne fonctionne que pour les tableaux carrés : somme des lignes = somme des colonnes).

sélectionner une cellule du tableau
y saisir une formule logique comparant la somme des données au total général
le résultat affichera "vrai" si le tableau est juste et "faux" dans le cas contraire

 

il est aussi possible d'y adjoindre un format conditionnel pour n'afficher le résultat que lorsqu'il est faux

En G9 du tableau "transport" feuille "total France", la formule logique "=somme(B2:E5)=F6" compare la somme de la plage de données au total calculé en F6 des totaux de colonne

Dans le classeur "transport", onglet "Total France"
Insérer en "G9" une formule logique de vérification
Enregistrer et fermer le classeur