N. LIAISONS ET INCORPORATIONS

N.             LES LIAISONS ET INCORPORATIONS D'OBJETS

Les données à insérer dans Word peuvent déjà exister sous une autre forme dans une autre application ; plutôt que de refaire le travail, il est plus simple de copier/coller les données existantes en conservant éventuellement une liaison entre les données ; ainsi, les modifications effectuées dans le document d'origine se retrouvent dans le document Word (Une liaison permet de faire figurer une copie d'un extrait ou de la totalité d'un fichier d'une application Windows au sein d'un document Word ; la modification du fichier original entraîne la mise à jour dans Word).

 

1.                      LE DOCUMENT DE CALCUL EXCEL

Le cas le plus courant est l'importation d'une feuille de travail ou d'un graphique d'un tableur dans un document de traitement de texte (soit de Excel dans Word).

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "presse-papiers" (1er bloc)
ouvrir le classeur excel
sélectionner les données et les copier dans le presse-papiers

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "presse-papiers" (1er bloc)
afficher le document word
positionner le point d'insertion
<clic g> sur   de ou <clic d>  
pointer sur une des options de collage et visualiser le résultat
<clic g> sur l'un des outils - les 2 assurent la liaison, l'un en utilisant la mise en forme du tableau Excel, l'autre utilisant la mise en forme du document de destination

 

La commande affiche la boîte de dialogue avec ses options

 

 

Ouvrir le fichier Excel "commande.xlsx"
Copier le tableau avec liaison dans un nouveau document Word
Effectuer des modifications dans Excel puis s'assurer de la mise à jour dans Word
Enregistrer le document sous le nom "liaison"

 

2.                      LE GRAPHIQUE EXCEL

Comme le tableau, un graphique Excel existant peut être collé dans un document Word.

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "presse-papiers" (1er bloc)
ouvrir le classeur excel
sélectionner le graphique et le copier dans le presse-papiers

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "presse-papiers" (1er bloc)
afficher le document word
positionner le point d'insertion
<clic g> sur   de ou <clic d>  
pointer sur une des options de collage et visualiser le résultat

 

 

 

Ouvrir le document "liaison"
Ouvrir le classeur "commande.xlsx"
Copier avec liaison le graphique d'Excel dans Word puis effectuer des modifications
S'assurer de la mise à jour dans Word

3.                      INCORPORATION D'UNE FEUILLE EXCEL VIERGE

Si le tableau que vous souhaitez réaliser comporte des calculs et n'existe pas encore, vous pouvez le faire dans Word avec Excel.

  ONGLET "INSERTION"
groupe "tableaux" (2ème bloc)
<clic g> sur
choisir  
pour valider
le document de travail s'affiche dans son cadre
Travailler comme dans Excel (vous êtes dans Excel)
<clic g> en dehors de le document pour sortir et revenir à Word

 

 

 

Objet ouvert : <faire glisser> la souris sur l'angle bas droite pour augmenter ou réduire le nombre de lignes ou de colonnes du tableau
Objet fermé  : <faire glisser> la souris sur l'angle bas droite pour agrandir ou diminuer la taille de l'image du tableau (zoom : sans jouer sur le nombre de lignes ou de colonnes)

 

BOUTON GAUCHE
pour ouvrir l'objet excel

<double clic> dans le tableau

 

 

BOUTON GAUCHE
pour fermer l'objet excel

<clic g> en dehors du tableau

 

Dans un nouveau document
Créer le tableau ci-après sous forme d'objet Excel :
L'enregistrer sous le nom "incorporation"

 

4.                      MISE A JOUR D'UNE LIAISON

La ou les liaisons crées au sein d'un document Word sont normalement mises à jour automatiquement à l'ouverture du document. Elles peuvent l'être aussi manuellement.

BOUTON DROIT
objet sélectionné
<clic d>

5.                      AFFICHER LES LIAISONS

Si les fichiers changent d'emplacement, la liaison entre source et cible peut être perdue ; il est cependant possible de rompre la liaison avant ou de modifier et rétablir la source après.

BOUTON DROIT
tableau ou graphique sélectionné
<clic d>
 

 

 

  Vous pouvez ici modifier la méthode de mise à jour des liaisons
 

 

Dans le document "liaison"
Modifier la liaison avec le tableau de données en "manuelle"
Effectuer des modifications dans le classeur
Mettre à jour dans Word le tableau et le graphique
Remettre la liaison en "automatique

6.                      MISE A JOUR MANUELLE D'UNE LIAISON (source & cible)

Si les éléments faisant l'objet de la liaison doivent faire l'objet d'une modification, celle-ci peut être faite directement à partir de l'application cible (Word).

BOUTON GAUCHE
<double clic > sur l'objet lié

 

 

BOUTON DROIT
tableau ou graphique sélectionné
<clic d>  
mettre à jour le document source (excel)
enregistrer le document source (excel)
revenir à Word - document source et document cible sont modifiés

 

Fermer le classeur "commande.xlsx"
Dans le document "liaison", ouvrir la source pour les données de "commande.xlsx"
Effectuer des modifications sur le classeur
Vérifier la mise à jour dans Word du tableau et du graphique

7.                      MISE A JOUR D'UNE LIAISON (à l'ouverture)

Une option, activée par défaut, met à jour les liaisons à l'ouverture du document.

MENU FICHIER

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8.                      MISE A JOUR D'UNE LIAISON (maj des champs)

Les liaisons utilisent des champs ; ils obéissent donc aux règles les régissant.

positionner le point d'insertion dans l'objet lié
<f9>

 

Pour afficher le code du champ au lieu du résultat
<maj> <f9> dans le champ

 

 

Dans le document "liaison"
Afficher les codes de champs puis revenir à l'affichage normal
Mettre à jour les champs de liaison