III.    LES OBJETS

Le document va pouvoir être enrichi de très nombreux objets, objets déjà existants ou bien créés spécifiquement pour le document (texte, images, tableaux, graphiques, organigrammes, vidéos...).

 

A.             LES COMPOSANTS QUICK PARTS

Le Composant Quick Part (ou bloc de construction) concerne un texte, un graphique, une image, un tableau ou une combinaison de ces éléments dont l'utilisation est fréquente. Ils sont enregistrés sous une abréviation pour être insérés facilement.

 

Un certain nombre de composants Quick Parts sont déjà disponibles et livrés avec Word

 

Quand utiliser le Quick Part ?

• pour les formules de politesse
• pour des mots, des noms propres ou des expressions à la fois compliqués et fréquemment utilisés (vocabulaire spécifique à une organisation)
• pour des clauses de contrats commerciaux ou juridiques –

 

Les données sont stockées soit dans un modèle spécifique appelé "building blocks.dotx" soit avec le modèle de document.

1.                      L'ENREGISTREMENT DU COMPOSANT QUICK PART

Avant tout, il est nécessaire de stocker les données devant faire l'objet d'insertions.

   INSERTION
groupe "texte" (avant-dernier bloc)
sélectionner les données
<clic g> sur

 

 

sélectionner les données
<alt> f3

accepter l'abréviation ou la modifier
indiquer la galerie et le modèle
pour valider
le composant Quick Part est enregistré et réutilisable

 

 

 

Utiliser une abréviation très courte de préférence, notamment si vous utilisez les raccourcis clavier pour l'insérer

 

Une fois les données stockées, elles peuvent être réutilisées autant de fois que nécessaire dans tous les types de document si le modèle "building blocks" a été sélectionné, dans les documents liés au modèle si le modèle du document a été indiqué

 

Dans le document "exercice long document", Sélectionner le 1er titre "structure de l'entreprise" et l'enregistrer comme Quick Part sous le nom "st" avec son paragraphe

2.                      L'INSERTION DES COMPOSANTS QUICK PARTS

Les composants Quick Parts permettent de gagner beaucoup de temps avec les documents comportant des éléments répétitifs. L'insertion se fait lors de la saisie.

  INSERTION
groupe "texte" (avant-dernier bloc)
positionner le point d'insertion
<clic g> sur

faire défiler les composants
<clic g> sur l'insertion voulue

 

 

positionner le point d'insertion
taper l'abréviation de l'entrée
<f3>
l'abréviation est remplacée par les données stockées

 

 

  ONGLET "INSERTION"
groupe "texte" (avant-dernier bloc)
positionner le point d'insertion
<clic g> sur
<clic g> sur
<clic g> sur (pour trier par catégorie)
sélectionner l'insertion
<clic g> sur

 

 

 

  lorsque vous le pouvez, utilisez les combinaisons suivantes : <alt> <f3> pour enregistrer le composant, <f3> pour l'insérer. - Codifiez de manière logique vos abréviations

 

Si l'abréviation n'est pas reconnue, laisser un espace après l'abréviation avant d'appuyer sur <f3> - sinon, vérifier l'attachement du modèle auquel appartient l'insertion

 

Créer un nouveau document
Insérer le composant précédemment créé (st)
Fermer le document sans l'enregistrer

3.                      LA MODIFICATION DU COMPOSANT QUICK PART

Le composant Quick Part peut être modifié à postériori.

  ONGLET "INSERTION"
groupe "texte" (avant-dernier bloc)
positionner le point d'insertion
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner l'insertion
<clic g> sur

 

Il est aussi possible de modifier le composant Quick Part en en créant un nouveau du même nom, avec une autre sélection mais les mêmes autres caractéristiques. Il suffit alors de confirmer à Word la modification

4.                      LA SUPPRESSION DU COMPOSANT QUICK PART

L'abréviation correspondant à des données stockées et non utilisées peut être supprimée.

  ONGLET "INSERTION"
groupe "texte" (avant-dernier bloc)
positionner le point d'insertion
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner l'insertion
<clic g> sur

 

À partir du document "exercice long document"
Supprimer le composant QuickPart "ST"

 

Lors de l'enregistrement du document ayant donné lieu au stockage de l'insertion, Word peut proposer l'enregistrement des modifications apportées au modèle de document, c'est à dire l'enregistrement des composants Quick Parts créés afin de pouvoir les réutiliser avec tout nouveau document basé sur le même modèle - accepter l'enregistrement du modèle