C. LE CALENDRIER

C.                  LE CALENDRIER

Plusieurs calendriers peuvent coexister en fonction des besoins. Le calendrier coché est affiché. Tout calendrier peut être copié, déplacé, supprimé ou partagé.

1     CRÉER UN CALENDRIER

Plusieurs calendriers peuvent être créés dans chaque fichier de données Outlook, chacun avec une finalité différente.

 

ONGLET "DOSSIER"
groupe "nouveau" (1er bloc)
<clic g> sur

 

 

BOUTON DROIT
pointer sur un calendrier
<clic d> 

sélectionner le fichier et le dossier
saisir le nom du nouveau calendrier
pour valider

 

Créer un calendrier "perso" et un calendrier "pro" dans le fichier de données "iosexo"

 

2     CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIER

Un groupe de calendrier regroupe plusieurs calendriers de même nature.

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "gérer les calendriers" (4ème bloc)
sélectionner les calendriers concernés
<clic g> sur
<clic g> sur
saisir le nom du nouveau groupe pour valider

 

 

BOUTON DROIT
dans le volet gauche
pointer sur
<clic d> 
saisir le nom du groupe
<faire glisser> les calendriers dans le groupe

 

 

Créer un groupe de calendriers nommé "exercice"
Faire glisser les calendriers "perso" et "pro" dans le groupe "exercice"

3     REGROUPER DES CALENDRIERS

Le regroupement peut aussi s'effectuer en une seule fois.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "gérer les calendriers" (4ème bloc)
sélectionner les calendriers concernés
<clic g> sur
<clic g> sur
saisir le nom du nouveau groupe de calendrier
pour valider

 

Regrouper les calendriers "perso" et "pro" dans un groupe "emploi du temps"

4     COPIER / DEPLACER / SUPPRIMER UN CALENDRIER

Les calendriers une fois créés sont aisément manipulables.

 

BOUTON GAUCHE
<faire glisser> le calendrier à sa nouvelle position pour le déplacer
<ctrl> enfoncé pour le copier

 

 

BOUTON DROIT
<clic d>
indiquer le nouvel emplacement
<clic d> pour le copier
<clic d> pour le supprimer

 

 

ONGLET "DOSSIER"
groupe "actions" (2ème bloc)
sélectionner le calendrier concerné
<clic g> sur une action
 

 

Déplacer les calendriers du groupe "emploi du temps" vers le groupe "exercice" et supprimer le groupe " emploi du temps "

5     RENOMMER UN CALENDRIER

Le nom d'un calendrier peut être modifié.

 

ONGLET "DOSSIER"
groupe "actions" (2ème bloc)
sélectionner le calendrier concerné
<clic g> sur

 

 

BOUTON DROIT
pointer sur le calendrier
<clic d>

 

Renommer les deux calendriers "perso" et "pro" en "personnel" et "professionnel"

 

6     AFFICHER/MASQUER UN CALENDRIER

Si trop de calendriers existent, il est possible de choisir lesquels afficher.

 

BOUTON GAUCHE
dans le volet de gauche
cocher le calendrier à afficher

 

 

BOUTON DROIT
pointer sur le calendrier
<clic d>
<clic d>

 

Afficher et masquer tour à tour les calendriers

7     SUPERPOSER LES CALENDRIERS

Les calendriers sont affichés côte à côte pour avoir une vue complète de l'emploi du temps d'une ou plusieurs personnes mais, si trop nombreux, ils peuvent être affichés sous forme d'onglets.

 

  ONGLET "AFFICHAGE"
groupe "réorganisation" (3ème bloc)
afficher les calendriers à superposer
<clic g> sur

 

 

BOUTON DROIT
afficher les calendriers à superposer <clic d>

 

Idem pour revenir à l'affichage normal

 

Afficher en superposition les deux calendriers nommés "personnel" et "professionnel" puis les afficher côte à côte

 

Lorsque vous créer un rendez-vous en mode superposition, assurez-vous que le rendez-vous est créé dans le bon calendrier

8     COLORER LES CALENDRIERS

Utiliser des codes de couleurs est encore le plus simple pour différencier les calendriers.

 

ONGLET "AFFICHAGE"
groupe "couleur" (3ème bloc)
sélectionner le calendrier concerné
<clic g> sur

 

 

BOUTON DROIT
calendrier sélectionné
<clic d>
<clic g> sur la couleur adoptée

 

Colorer le calendrier "personnel" en vert et "professionnel" en bleu
 

9     MANIPULER DES RENDEZ-VOUS

Si vous disposez de plusieurs calendriers, il est pratique de savoir copier ou déplacer des rendez-vous ou des réunions de l'un à l'autre.

 

BOUTON GAUCHE
afficher les calendriers côte à côte
<faire glisser> les événements d'un calendrier à l'autre pour les copier
idem avec la touche <maj> enfoncée pour les déplacer

 

 

Redistribuer les événements précédemment créés (réunion et rendez-vous) dans les calendriers "personnel" ou "professionnel" selon leur nature (comme ci-dessus)

10   PLANIFIER LES HEURES

Un mode d'affichage spécial permet de mieux planifier son emploi du temps, notamment lorsque l'on utilise plusieurs calendriers.

 

ONGLET "AFFICHAGE"
groupe "réorganisation" (2ème bloc)
calendriers affichés
<clic g> sur
le calendrier s'affiche horizontalement en heures selon l'échelle de temps

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "organiser" (3ème bloc)
calendriers affichés
<clic g> sur
le calendrier s'affiche horizontalement en heures selon l'échelle de temps

 

: permet de modifier l'intervalle d'affichage des détails

Afficher les calendriers "personnel" ou "professionnel" en mode "planification"

11   HEURES DE TRAVAIL

Les heures de travail peuvent être gérées à part.

 

MENU FICHIER

sélectionner
(volet de gauche)

paramétrer votre semaine de travail
les éléments seront repris dans les calendriers

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "organiser" (3ème bloc)
<clic g> sur le lanceur de boîte de dialogue de

paramétrer votre semaine de travail
les éléments seront repris dans les calendriers

 

Paramétrer vos horaires de travail réels dans le calendrier professionnel ou bien selon le modèle ci-dessus

Il ne reste plus qu'à afficher les heures de travail dans le calendrier

 

ONGLET "AFFICHAGE"
groupe "réorganisation" (2ème bloc)
<clic g> sur
le calendrier affiche les heures non travaillées en gris

 

Afficher le calendrier professionnel en semaine de travail

12   JOURS FÉRIÉS

Les jours fériés sont souvent des éléments importants de la gestion d'un emploi du temps qu'il soit personnel ou professionnel. Outlook permet de les intégrer.

 

MENU FICHIER

sélectionner

<clic g> sur
choisir le pays puis pour valider
S'ils n'y figurent pas déjà, les jours fériés sont installés

 

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "organiser" (3ème bloc)
<clic g> sur le lanceur de boîte de dialogue de

<clic g> sur
choisir le pays puis pour valider
S'ils n'y figurent pas déjà, les jours fériés sont installés

 

Il est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances scolaires en allant chercher les éléments sur des sites spécialisés

 

Importer le calendrier des vacances scolaires de votre zone et l'afficher

13   PUBLIER UN CALENDRIER

Partager son calendrier, c'est le rendre accessible aux autres. Outlook le permet si vous êtes connectés à un serveur exchange (inclus dans Windows server) ou si vous avez accès à un serveur webdav (les hébergeurs proposent tous des calendriers partageables et synchronisables).

 

Le service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une secrétaire. Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire qui gère l'emploi du temps de son directeur a alors aussi accès aux emplois du temps des commerciaux et peut convoquer une réunion en quelques secondes

 

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "partager" (5ème bloc)
calendrier coché et affiché (un seul)
<clic g> sur
<clic g> sur
indiquer l'adresse du serveur
pour valider

 

14   ENREGISTRER UN CALENDRIER

Le format standard des calendriers est .ics. Outlook permet d'enregistrer un calendrier à ce format pour l'importer dans une autre application.

 

MENU FICHIER
sélectionner le calendrier
<clic g> sur
<clic g> sur
renseigner les options de plage de dates et de détails
pour valider
renommer éventuellement le calendrier
<clic g> sur
le fichier est enregistré dans le dossier indiqué (mes documents)

 

Exporter le calendrier principal "iosexo" au format .ics avec les options suivantes

 

 

15   ENVOYER UN CALENDRIER

C'est ici l'envoi par mail du calendrier au format ics.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "partager" (5ème bloc)
calendrier coché et affiché (un seul)
<clic g> sur
renseigner les options
pour valider
renseigner le destinataire
<clic g> sur pour valider

 

 

Le calendrier est envoyé en pièce jointe du mail.

 

Le destinataire enregistre le calendrier ics reçu dans un dossier puis l'ouvre dans Outlook.

MENU FICHIER
<clic g> sur
<clic g> sur  
désigner le fichier ics enregistré
pour valider
La calendrier est reçu dans son état à la date d'envoi ; il n'y a pas là de synchronisation entre le calendrier d'origine et celui reçu à moins de passer par un serveur Exchange ou WebDAV.

 

 

Envoyer votre calendrier "professionnel" à votre voisin

16   PARTAGER UN CALENDRIER

Le calendrier Exchange ou WebDav (ex : adresse live.fr) est ici réellement partagé.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "gérer les calendriers" (4ème bloc)
<clic g> sur 
préciser le calendrier
ajouter les personnes autorisées
préciser leurs droits
pour valider

 

 

ONGLET "DOSSIER"
groupe "partager" (3ème bloc)
<clic g> sur 
préciser le calendrier
ajouter les personnes autorisées
préciser leurs droits
pour valider

 

Partager un calendrier si disponible

 

Le destinataire reçoit un message : cliquer sur accepter pour ouvrir le calendrier sur internet.

 

 

Le calendrier s'affiche, ici sur https://outlook.live.com/calendar

 

17   S'ABONNER À UN CALENDRIER

Le destinataire peut aussi s'abonner au calendrier Internet ; il peut alors consulter ce calendrier en temps réel, à jour de toute modification.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "gérer les calendriers" (4ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur
saisir l'emplacement du calendrier
pour valider

 

 

18   SMARTPHONE ANDROÏD / IOS

Une version de Outlook existe maintenant pour les smartphones android ou ios (iphones…).

 

Aller sur le playstore ou sur l'app-store
télécharger et installer microsoft outlook (bien repérer l'icône   pour ne pas se tromper)
renseigner les comptes de messagerie (comme dans la version micro)
l'interface est comparable à celle de la version micro
il n'y a , à priori, pas synchronisation des messages envoyés.