B. LA RÉUNION

B.                   LA RÉUNION

Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions si les participants utilisent Outlook.

1     FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION

Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice compliqué qui demande de très nombreux allers et retours d'informations. Outlook résume cet exercice complexe à la "demande de réunion".

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "nouveau" (1er bloc)
clic g> sur
La fenêtre et le ruban de l'évènement s'affichent

 

2     RENSEIGNER UNE RÉUNION

La réunion est un événement du calendrier au même titre que le rendez-vous.

 

ONGLET "RÉUNION"  
sélectionner le carnet d'adresses à utiliser
indiquer les destinataires (obligatoires, facultatifs) et l'emplacement (ressources)
indiquer dates et durée
<clic g> sur pour envoyer la demande
Outlook informe d'éventuels conflits si les calendriers sont partagés ; la réunion est automatiquement créée dans le calendrier et mise à jour des acceptations/refus

 

 

Envoyer aux participants comme ci-avant une invitation à une réunion sur le modèle ci-après

 

3     ACCEPTER / REFUSER

Les destinataires reçoivent l'invitation à laquelle ils doivent répondre.

 

Il est possible de répondre même si le message est affiché sans être ouvert :
 

4     AJOUTER DES PARTICIPANTS

Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "nouveau" (1er bloc)
<clic g> sur

 

 

BOUTON GAUCHE
<double clic> sur la date du calendrier
la fenêtre "rendez-vous" s'affiche

 

 

ONGLET "RENDEZ-VOUS"
groupe "participants" (3ème bloc)
ouvrir le rendez-vous ou renseigner les éléments
<clic g> sur
le "rendez-vous" se transforme en "réunion"
indiquer les destinataires
indiquer les dates, durée et emplacement de la réunion
<clic g> sur ou   pour envoyer la demande
la réunion est créée dans le calendrier

 

5     AFFICHER LA PLANIFICATION

Le détail de la planification peut être affiché.

 

ONGLET "ASSISTANT PLANIFICATION"
<clic g> sur l'onglet
si les calendriers des participants sont partagés, Outlook affiche la disponibilité de ces derniers

Afficher la planification de la réunion précédente

 

Utiliser pour rechercher un créneau commun à tous les participants pour y inscrire la réunion

 

Pour annuler la réunion, l'organisateur la supprime de son calendrier ou clique sur

 

6     GÉRER LES SALLES

Outlook permet de gérer les salles de réunion mais uniquement pour une messagerie gérée par un serveur "Exchange".

ONGLET "ASSISTANT PLANIFICATION"
<clic g> sur l'onglet
<clic g> sur pour affecter la réunion à une salle
seul l'administrateur Exchange peut créer les salles

 

Dans ce cas, le bouton est affiché lors de la création de la réunion