A. LE RENDEZ-VOUS

A.                   LE RENDEZ-VOUS

Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.

1     AFFICHER PÉRIODE ET PÉRIODICITÉ

Outlook permet de choisir la périodicité des éléments à afficher.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "organiser" (3ème bloc)
en haut du calendrier
<clic g> sur l'outil approprié

ou dans le volet principal
<clic g> sur ou du mois pour faire défiler
ou dans le volet des dossiers
<clic g> sur ou du mois

 

 

VOLET GAUCHE
<clic g> sur le jour à afficher
ou
<faire glisser> sur les jours à afficher
ou
<clic g> en face de la ligne du calendrier pour afficher la semaine correspondante
ou
<faire glisser> sur les semaines correspondantes

 

 

 

Tester les différents modes d'affichage

 

En affichage semaine ou jour, permettent d'accéder directement à un rendez-vous

 

2     CRÉER UN RENDEZ-VOUS

Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.

 

ONGLET "ACCUEIL"
groupe "nouveau" (1er bloc)
<clic g> sur
la fenêtre et le ruban de l'évènement s'affichent
renseigner les éléments

 

 

BOUTON GAUCHE
<clic g> sur le jour et saisir le rv simple
ou
<double clic> sur la date du calendrier
la fenêtre et le ruban de l'évènement s'affichent
renseigner les éléments

 

 

Créer deux rendez-vous comme ci-dessous (adapter éventuellement la date) dans le calendrier

 

3     RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS

Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes.

 

ONGLET "RENDEZ-VOUS"  
saisir l'objet et l'emplacement (les emplacements déjà utilisés sont proposés)
indiquer la catégorie du calendrier (une couleur y est associée)
modifier éventuellement les heures (activer éventuellement )
prévoir un rappel (il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous)
indiquer votre disponibilité pour d'autres activités (disponible, indisponible…)
saisir éventuellement un texte complémentaire
<clic g> sur pour valider le rendez-vous

 

  Compléter les 2 rendez-vous précédents comme ci-après, en adaptant les dates

4     MODIFIER UN RENDEZ-VOUS

Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous, notamment en affichage "semaine" ou "jour"

• Afficher un rendez-vous : <pointer> sur le rendez-vous
• Ouvrir un rendez-vous : <double clic> sur le rendez-vous
• Déplacer un rendez-vous : sélectionner le rendez-vous et le faire glisser avec la souris à son nouvel emplacement
• Copier un rendez-vous : sélectionner le rendez-vous et le faire glisser avec la souris à son nouvel emplacement en maintenant <ctrl> enfoncé
• Modifier la durée : sélectionner le rendez-vous et faire glisser le bord vertical droit / gauche (affichage mois) ou le bord haut / bas (affichage semaine et jour) avec la souris
• Modifier l'objet : <clic g> sur le rendez-vous pour le sélectionner / <clic g> sur l'objet pour le modifier

 

Créer le rendez-vous comme ci-après puis le déplacer, le copier, modifier sa durée ; enfin, le remettre dans son état initial

5     METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS

Les fonctionnalités de traitement de texte sont proches de celles de Word.

• Mettre en forme le texte

• Insérer les éléments désirés

• Réviser le texte

Mettre en forme le texte du rendez-vous "client Dubois" en "html":
 

6     ASSOCIER DES FICHIERS

Des fichiers peuvent être associés à un rendez-vous.

ONGLET "INSERTION"
groupe "inclure" (1er bloc)
<clic g> sur
sélectionner un élément de la liste des fichiers récents
ou

sélectionner un ou plusieurs fichiers
<clic g> sur

 

Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés au rendez-vous "client Dubois" et afficher le fuseau horaire…

 

7     CRÉER UN RAPPEL

Il est indispensable de créer un rappel pour ne pas oublier le rendez-vous.

 

ONGLET "RENDEZ-VOUS"
groupe "options" (4me bloc)
<clic g> sur de
définir le délais

 

Créer un rappel un jour avant pour le au rendez-vous "client Dubois"

8     PERSONNALISER LES CATÉGORIES

La notion de catégorie permet de regrouper les messages de même nature.

 

ONGLET "RENDEZ-VOUS"
groupe "indicateurs" (5me bloc)
rendez-vous affiché
<clic g> sur
<clic g>  sur la catégorie choisie pour l'affecter
la catégorie choisie pour le message s'entoure d'un cadre gris
<clic g>  sur la catégorie choisie pour ne plus l'affecter

 

Si les catégories proposées ne suffisent pas, il est simple de les modifier ou de créer de nouvelles catégories.

 

ONGLET "RENDEZ-VOUS"
groupe "indicateurs" (5me bloc)
<clic g> sur
<clic g>  sur
pour renommer la catégorie sélectionnée
pour créer une nouvelle catégorie
pour affecter la couleur
pour affecter un raccourci à la catégorie

 

Je crée une nouvelle catégorie nommée "Comité de direction"
je clique sur puis sur
je clique sur
je saisis "comité de direction"
j'affecte la couleur
puis une combinaison de touche ctrl f2
je valide par ok

Personnaliser les catégories comme ci-avant
Affecter la catégorie "RV professionnels" au rendez-vous "client Dubois" précédent

9     PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS

Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous.

ONGLET "RENDEZ-VOUS"
groupe "indicateurs" (5me bloc)
  pour garder les détails confidentiels

ou pour indiquer l'importance du rendez-vous

pour indiquer la disponibilité de l'auteur notamment en cas de demande de réunion
  pour éviter d'avoir à réécrire un rendez-vous périodique

 

Afficher le rendez-vous "client Dubois"
L'indiquer comme importance "haute", "occupé", Rappel "3 heures" puis enregistrer
Rendre périodique comme ci-après le rendez-vous au dentiste