D. RECEVOIR DES MESSAGES
D. RECEVOIR DES MESSAGES
Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés".
Les messages que vous recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur interne, Orange, Free, Bouygues, Sfr, Hotmail, Gmail, Ovh, Infomaniak…) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception" de Outlook ; ils sont effacés sur le serveur de messagerie après un certain délais ou lorsqu'ils sont supprimés de la boîte de réception.
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "envoyer/recevoir" (dernier bloc)
<clic g> sur 
ENVOI/RÉCEPTION
groupe "envoyer et recevoir" (1er bloc)
<clic g> sur 
BARRE "ACCÈS RAPIDE"
<clic g> sur 
<f9>
Les comptes liés à un serveur de messagerie de type "exchange" sont mis à jour en temps réel sans avoir besoin de passer par le bouton d'envoi/réception
Faire un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception
La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus 
L'objet et l'heure des messages non lus sont affichés en bleu : 
vérifier le paramétrage 
dans les paramètres de compte pour éviter le messages "boite pleine"
1 NOTIFICATIONS
Le centre de notification peut vous informer des nouveaux messages s'il est paramétré.
PARAMÈTRES
<clic g> sur 
<clic g> sur 
afficher outlook et <clic g> sur 
pour l'activer
Activer les notifications pour Outlook
2 REGROUPER LES COMPTES
Il est peut être intéressant de définir des groupes de compte par nature
ENVOI/RÉCEPTION
groupe "envoyer et recevoir" (1er bloc)
<clic g> sur 
<clic g> sur 
sélectionner le groupe
<clic g> sur 
ou <clic g> sur 
pour créer un nouveau groupe
sélectionner le compte à inclure
cocher 
sélectionner le compte à inclure
cocher …
répéter l'opération pour chacun des comptes à inclure
pour valider
<clic g> sur 
La composition d'un groupe est définie compte par compte.
<clic g> sur 
Créer deux groupes de compte :
un personnel (perso) et l'autre professionnel (travail)
3 LA CONVERSATION
Une conversation regroupe les messages qui ont le même objet, les messages étant triés afin que le message le plus récent figure en premier.
ONGLET "AFFICHAGE"
groupe "messages" (2ème bloc)
cocher 
dérouler 
Afficher les messages reçus sous forme de conversation
4 LIRE LES MESSAGES
Les messages sont affichés dans la boite de réception.
BOUTON GAUCHE
<double clic> sur le message pour l'ouvrir
<clic g> sur 
pour le fermer
Pour qu'un message soit considéré comme lu :
le garder sélectionné plus de quelque secondes (si paramétré dans les options)
l'ouvrir <clic g> sur 
(groupe indicateurs) <clic d> 
son objet passe de bleu à gris et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception".
Ne pas ouvrir les messages d'émetteurs inconnus ; le plus souvent, l'affichage du message dans le volet de lecture suffit pour en prendre connaissance et évite le lancement de code malveillant
Ouvrir le dernier message reçu
5 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU
Il est simple de répondre à un message en rappelant le message que l'on a reçu.
CORPS DU MESSAGE
dans le message affiché
<clic g> sur 
ou 
ou exceptionnellement 
ou 
renseigner le message puis l'envoyer
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "répondre" (3ème bloc)
sélectionner le message
<clic g> sur 
(ou exceptionnellement répondre à tous)
renseigner le message puis l'envoyer
envoie le message de réponse à tous les destinataires du message d'origine
À utiliser avec modération
Répondre brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir
6 TRANSFÉRER UN MESSAGE REÇU
Il est aussi possible de transférer à une autre personne un message reçu.
CORPS DU MESSAGE
dans le message affiché
<clic g> sur 
ou 
renseigner le destinataire puis l'envoyer
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "répondre" (3ème bloc)
sélectionner le message
<clic g> sur 
renseigner le destinataire puis l'envoyer
transférer un des messages que vous venez de recevoir
7 SUPPRIMER UN MESSAGE REÇU
Il faut supprimer les messages inutiles sous peine d'être vite encombré.
CLAVIER
sélectionner le message
appuyer sur la touche <supp> ou <effacer>
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "supprimer" (2ème bloc)
<clic g> sur le message
<clic g> sur 
BOUTON GAUCHE
pointer sur le message
<clic g> sur 
(tout à droite)
transférer un des messages que vous venez de recevoir
8 SUPPRIMER TOUS LES MESSAGES
Les messages supprimés sont simplement déplacés dans le dossier "éléments supprimés" et il est utile de les supprimer définitivement, surtout s'il y a des messages douteux dedans.
BOUTON DROIT
sélectionner le dossier 
<clic d> 
le dossier "éléments supprimés" est vidé de son contenu
déplace la conversation entière dans les éléments supprimés
supprime les éléments redondants
déplace le message sélectionné dans le dossier d'archivage
Supprimer quelques-uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés"
9 LES MESSAGES DOUTEUX
De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur simple rôle de message :
- Le spam ou pourriel : c'est un message, le plus souvent commercial et non sollicité ; cela peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce n'est pas vraiment dangereux.
- Les messages infectés : ils peuvent être infectés par des virus ou des spywares/malwares/ransomwares ; ces derniers sont le plus souvent utilisés à des fins de récupération de données ou d'argent.
- Le hameçonnage (phishing): il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir d'une structure officielle (grande société, banque, site marchand, paypal…) et vous demandant le plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin de vous amener à délivrer des informations confidentielles (n° de compte, de carte bleue, mot de passe…)
Pour éviter les problèmes :
- Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine.
- Posséder un anti-spyware efficace (spybot). Cette fonctionnalité est maintenant le plus souvent incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière.
- Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable
- Ne jamais cliquer sur un lien d'un message douteux pour accéder à un site sur internet ; c'est la base de fonctionnement de l'hameçonnage.
Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus notamment ceux commençant par "hi" ainsi que (à moins d'avoir des échanges réels avec l'un de ces pays) ceux provenant de pays Africains (Côte d'ivoire) ou de l'est (Russie, Chine…)
Plusieurs moyens d'éviter la plupart de ces problèmes :
- Ne pas indiquer son adresse Email de manière lisible sur un site web (par exemple comme contact). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image affichant votre adresse Email.
- Ne pas se désinscrire de listes de diffusions auxquelles vous ne vous êtes jamais inscrit : cela ne ferait que confirmer que l'adresse est bonne et multiplier le nombre de spams
- Utiliser une adresse Email spécifique pour tous les formulaires de contact des sites web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à part de votre adresse professionnelle et de votre adresse personnelle.
- Utiliser un service de vérification d'Email ; un captcha alors vérifie l'authentification lors du premier envoi/réception
- Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie étrangers, de copies de montres ou autres sites suspicieux…. Vos adresses Email et éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées malgré vous pendant votre navigation
Un message douteux ne doit pas être mis dans la corbeille ou il continue d'exister mais doit être supprimé définitivement
sélectionner le message
enfoncer la touche "maj"
appuyer sur la touche "supp" du clavier
le message n'est pas déplacé mais supprimé
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "supprimer" (2ème bloc)
sélectionner le message
enfoncer la touche "maj"
<clic g> sur 
Supprimer définitivement un ou plusieurs des messages reçus
10 BLOQUER DES EXPÉDITEURS
Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial nommé "courrier indésirable" du fichier Outlook destinataire de l'adresse de messagerie.
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "supprimer" (2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g> sur 
<clic g> sur 
BOUTON DROIT
sélectionner le message
<clic d> 
<clic g> sur 
le message est déplacé dans le dossier "courrier indésirable"
Vider régulièrement le dossier 
(<clic d> puis 
)
Bloquez les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon fonctionnement
permet aussi de gérer les destinataires bloqués et approuvés ainsi que de modifier directement les listes
Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués.
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "supprimer" (2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g> sur
<clic g> sur 
onglet 
<clic g> sur 
saisir le nom de domaine sans http//www.
ex : societe.ru
puis pour valider
les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier "courrier indésirable"
permet à l'inverse de confirmer des utilisateurs
Malheureusement, l'efficacité de ce courrier indésirable est très limitée car les spammeurs utilisent non seulement des adresses mais des domaines différents à chaque envoi :
…
Ne pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "Gmail", "Hotmail", "live", "Yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie
Ajouter manuellement :
board@warnetit03.net; carre@email.carref.fr; contact@infos-passage.fr; info@dealking.fr; info@desrul.com; envoi.pratiques-idees.com; promfleurs.fr aux utilisateurs bloqués
Nadege.brige@laposte.net; catherine.bernet@laposte.net; françoise.duchemin@laposte.net;pdedupont@outlook.fr; pdedupont@live.fr; infos@informatique-bureautique.com aux utilisateurs approuvés
Un moyen d'éviter en partie les spams est d'interdire les domaines de niveau supérieur (international).
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "supprimer" (2ème bloc)
sélectionner le message
<clic g> sur
<clic g> sur
onglet 
<clic g> sur 
ou
<clic g> sur 
cocher les éléments souhaités puis pour valider
les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier "courriers indésirables"
Bloquer les courriers en provenance de la Russie et de la Roumanie ainsi que le codage cyrillique
11 CLASSER LES MESSAGES
Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur (idem pour les éléments envoyés).
ONGLET "DOSSIER"
groupe "nouveau" (1er bloc)
sélectionner la boîte de réception (à priori)
<clic g> sur 
saisir le nom du nouveau dossier
vérifier ou modifier le dossier parent pour valider
BOUTON DROIT
sélectionner le dossier parent
<clic d> 
un dossier sans libellé s'affiche
saisir le nom du nouveau dossier
<entrée> pour valider
Créer un dossier "Affaires en cours" avec t un dossier "affaires terminées" avec dans la boite de réception du fichier "iosexo"
Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement.
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "déplacer" (5ème bloc)
sélectionner le message
<clic g> sur
et indiquer la destination
BOUTON GAUCHE
sélectionner le message
<faire glisser> le message dans son nouveau dossier
Déplacer dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception un des messages reçus ce jour et un autre dans "affaires terminées"
12 SUIVRE LES MESSAGES
Un indicateur de suivi peut être affecté à un message afin de créer une tâche avec une échéance prévue et un indicateur de fin.
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "indicateur" (6ème bloc)
<clic g> sur le message
<clic g> sur 
BOUTON GAUCHE
pointer sur le message
<clic d> sur 
(tout à droite)
Affecter l'indicateur de suivi "terminé" à un message
13 UTILISER LES CATÉGORIES
La notion de catégorie est commune à tous les modules et permet de regrouper les messages de même nature.
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "indicateurs" (6ème bloc)
message sélectionné
<clic g> sur 
<clic g> sur la catégorie choisie pour l'affecter
la catégorie choisie pour le message s'entoure d'un cadre gris
<clic g> sur la catégorie choisie pour ne plus l'affecter
Un message peut être classé dans plusieurs catégories à la fois
Classer les messages reçus dans les différentes catégories
Une catégorie peut aussi être personnalisée (voir calendrier)
14 TRIER LES MESSAGES
Les messages au sein de la boîte de réception ou des dossiers peuvent être filtrés et triés très simplement en cliquant sur la tête de colonne désirée du volet des messages.
Le critère de tri peut aussi être choisi.
BOUTON GAUCHE
sur la tête de colonne
<clic g> sur 
ONGLET "AFFICHAGE"
groupe "réorganisation" (3ème bloc)
<clic g> sur un critére de tri
les messages sont triés dans l'ordre du critère
<clic g> sur 
affiche tous les critères
croissant ou décroissant complète le critère
du groupe "réorganisation" permet d'afficher des informations complémentaires dans la liste des messages et d'effectuer un tri par rapport à ces éléments
Dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception
Classer les messages par ordre chronologique croissant
ajouter la colonne "destinataire"
Agrandir le volet principal afin de voir toutes les colonnes
Adapter l'affichage en modifiant la largeur des colonnes comme ci-après
15 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION
Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine.
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "déplacer" (5ème bloc)
sélectionner le message à la base de la règle
<clic g> sur 
<clic g> sur 
paramétrer la règle
cocher 
pour valider
Créer une règle pour que les messages de vote soient déplacés automatiquement dans "affaires en cours"
La règle peut aussi être plus complexe.
ONGLET "ACCUEIL"
groupe "déplacer" (5ème bloc)
sélectionner le message à la base de la règle
<clic g> sur 
<clic g> sur 
<clic g> sur 
paramétrer la règle puis pour valider
dans le second volet en bas et en cochant les cases correspondantes de l'assistant
1- sélectionner la finalité générale
2- sélectionner les paramètres correspondant aux destinataires
<clic g> sur le lien 
pour préciser l'adresse de l'émetteur 
3- sélectionner les paramètres correspondant aux conditions de réception
<clic g> sur le lien 
pour préciser le dossier 
<clic g> sur 
4- Définir les conditions
puis
5- sélectionner les paramètres correspondant aux actions
<clic g> sur le lien 
pour préciser le message 
<clic g> sur
6- définir les exceptions
7- donner un nom à la régle et l'activer
<clic g> sur 
Créer une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus
La liste des règles s'affiche dans la fenêtre dans la quelles elles peuvent être gérées.
