La base à utiliser peut faire l'objet d'un programme complet avec des menus donnant accès à toutes les fonctionnalités adéquates du produit. Il est alors plus souvent nécessaire de savoir extraire les données et les synthétiser avec Excel que de connaître les fonctionnalités spécifiques et plus complexes d'Access.

1.         OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE

L'ouverture de la base de données permet d'y accéder pour la consulter ou la modifier.

 MENU FICHIER

dans le volet de gauche  
<clic g> sur   
<clic g> sur  un des fichiers proposés (bases dernièrement utilisées)
la base s'ouvre aussitôt
ou
<clic g> sur 
<clic g>  sur
sélectionner le dossier puis le fichier
<clic g> sur 

 

Ouvrir la base de données "Northwind 2013" dans  le dossier "exercices" en utilisant

 

offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas  à droite du bouton de commande

 

 ouvre en accès partagé (autorise l'accès à d'autres utilisateurs)
 ouvre en lecture seule (interdit toute modification)
 ouvre en accès exclusif (interdit l'accès à d'autres utilisateurs)
 combine les deux modes précédents

La fenêtre principale affiche le volet de navigation et les objets ouverts, chacun dans leur onglet.

2.         FERMETURE DE LA BASE

L'ouverture d'une autre base de données ferme automatiquement la base en cours.
La case de fermeture   ferme à la fois la base en cours et Access. Il peut cependant y avoir plusieurs sessions Access simultanées.

 MENU FICHIER

dans le volet de gauche  
<clic g> sur

 

Fermer la base de données "Northwind 2013" avec le menu "fichier"

 

Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées

3.         ACTIVATION DU CONTENU

Une base qui est automatisée propose des menus et possède des macros et des modules Visual Basic qui sont automatiquement désactivés si on l'ouvre dans Access. Le message ci-dessous apparait alors sous le ruban à l'ouverture d'une  telle base. Vous pouvez  activer ce contenu si vous êtes sûr des fichiers ouverts (par exemple pour les exercices liés à ce livre).

bouton gauche
<clic g> sur   (à la fin du message)
une fois la base reconnue comme fiable, l'avertissement n'est plus affiché

 

Si vous êtes vigilant sur l'origine des fichiers que vous recevez (fichiers Word, Excel, Access, mails, …), vous pouvez réactiver globalement l'exécution des macro-commandes en allant dans , puis dans le volet gauche   et enfin sur  Il suffit alors de cocher  ou encore de désigner les fichiers approuvés ou les emplacements approuvés.

 

Si la base fait l'objet d'un programme complet et homogène, il est déconseillé de manipuler les données hors des menus car d'éventuels contrôles de validité ou de cohérence sont alors court-circuités, ce qui peut provoquer des dommages irréparables dans la cohérence de la base. Les commandes Access ne doivent alors être éventuellement utilisées qu'à des fins d'extraction de données dans un objectif de synthèse ou de manipulation externe

 

Si vous ne l'avez déjà fait, activer le contenu actif de la base "Northwind 2013"
Sélectionner l'employé de votre choix dans la liste et connectez-vous
Tester les menus et les commandes de la base

  

Si le contenu actif de la base (menus) est activé, les commandes propres à l'application Access même ont été le plus souvent désactivées, ce qui réduit les risques de mauvaise manipulation

 

Dans la base "Northwind 2013",
<clic g> sur  pour créer une nouvelle commande
Créer la commande suivante au nom de l'employé "Michelle Freeehafer" :
"Société A, Date du jour, Green Tea, 10 unités"
<clic g> sur  pour fermer le formulaire
Fermer la base

Modifié le: lundi 7 octobre 2013, 14:47