2. LIAISON VERS EXCEL
Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une
base que ce soit sous forme de tableau en utilisant les fonctions de base de
données d'Excel ou de tableau ou graphique croisé dynamique (Un fichier de connexion est alors créé
dans les "sources de données" de l'utilisateur et donc accessible
directement comme connexion existante).
a) TABLEAU SIMPLE
Il est possible de faire un simple copier/coller entre Access (table, requête…) et Excel.
bouton gauche
ouvrir la table ou la requête
sélectionner les données "en mode feuille de données"
globalement ou par colonnes
les copier dans le presse-papiers
les coller dans la feuille excel (format Excel)
les
données collées sont indépendantes
Faire un copier-coller de la table
"clients" dans Excel
b) TABLEAU AVEC LIAISON
Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les données d'Access et les données d'Excel. Le tableau ainsi créé peut être modifié mais toute actualisation efface les modifications à moins que la connexion ait été coupée.
onglet "données"
groupe "données externes"
(1er bloc)
<clic g> sur 
puis
sur 
sélectionner le fichier
<clic g> sur 
pour
valider la source (propriétés des liaisons
de données)
pour
valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
pour valider
sélectionner 
pour
accepter l'importation des données dans Excel sous forme
de tableau
Pour
exploiter dans Excel les données de la requête "Produits requête2"
Ouvrir Excel
onglet "données" - groupe
"données externes" (1er bloc)
<clic g> sur 
puis
sur
sélectionner le fichier 
<clic g> sur
pour valider
la source (propriétés des liaisons de données)
valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
pour valider
sélectionner puis pour
accepter l'importation des
données
…
Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à
partir de la requête "Produits
requête2"
Renommer la feuille 1 en "données"
Préparer
dans Access une requête
sélectionnant les données dont vous avez besoin puis rapatrier ces données sous
forme de tableau dans la 1ère feuille et utiliser les fonctions de
base de données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs
Penser à actualiser les données en cliquant
sur 
de
l'onglet "données"
groupe "connexions" de
Excel afin que ces dernières soient à jour de toute modification effectuée sur
la base
Si le fichier de données Access a été renommé ou déplacé (cas probable des exercices de ce livre), cliquer dans
Excel sur 
de
l'onglet "données"
groupe "connexions" et
redéfinir le chemin d'accès par 
Si vous voulez travailler directement sur les données importées, cliquer sur 
(vos données ne seront alors plus actualisées
c) TABLEAU CROISE DYNAMIQUE
Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le tableau précédemment importé.
onglet "données"
groupe "données externes"
(1er bloc)
<clic g> sur puis
sur
sélectionner le fichier
<clic g> sur
pour
valider la source (propriétés des liaisons
de données)
pour
valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
pour valider
sélectionner 
pour
accepter l'importation des données dans Excel sous forme
de tableau croisé dynamique
le volet 
s'affiche
à droite de la fenêtre
faire glisser chaque champ à sa position
le tableau croisé dynamique prend forme au fur et à mesure
Pour
exploiter dans Excel les données de la requête "Produits requête2" sous forme de tableau croisé
dynamique, Ouvrir Excel
onglet "données" - groupe
"données externes" (1er bloc)
<clic g> sur puis
sur
sélectionner le fichier
<clic g> sur
pour valider
la source (propriétés des liaisons de données)
valider les informations d'initialisation ole
sélectionner la table ou la requête à importer
pour valider
pour importer les données dans Excel sous forme de
tableau croisé dynamique
Faire glisser le champ "catégorie" sur la zone
"lignes" 
Faire glisser le champ "nom" sur la zone "colonnes" 
Faire glisser le champ "SommeDeQuantité" sur la zone
"valeurs" 
Créer dans le même classeur Excel en
feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de la requête "Produits requête2" - Renommer la
feuille 2 en "tableau croisé"
d) GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE
Le graphique croisé dynamique est créé de la même manière.
Créer dans le même classeur Excel en
feuille 2 en dessous du tableau ou en feuille 3 un graphique croisé dynamique à
partir de la requête "Produits
requête2" ; Renommer la feuille 3 en "graphique croisé" puis enregistrer le classeur
Il reste alors à positionner le graphique
dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son type et l'enrichir
e) CONNEXION
Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel et Access. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "sources de données" des documents de l'utilisateur
Ce fichier porte le suffixe ".odc" et peut être ouvert en mode
texte avec le bloc-notes pour modification (utilisateur
expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers
f) DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - ENTRAÎNEMENTS
<clic g> sur "démonstration" et la suivre
la fermer
<clic g> sur "didacticiel" et reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide
la fermer
<clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous