La base de données à utiliser peut faire l'objet d'un programme complet avec des menus spécifiques donnant accès à toutes les fonctionnalités de l'application. Il est alors plus souvent nécessaire de savoir extraire les données et les synthétiser avec Excel que de connaître les fonctionnalités spécifiques et plus complexes d'Access.


1. BASE EXISTANTE

L'ouverture de la base de données permet d'y accéder pour la consulter ou la modifier.


 menu fichier
dans le volet de gauche  
<clic g> sur   
<clic g> sur un des fichiers proposés (bases dernièrement utilisées)
la base s'ouvre aussitôt
ou
<clic g> sur
sélectionner le dossier puis le fichier
<clic g> sur 


 Ouvrir la base de données "Northwind 2016" dans le dossier "exercices" en utilisant


  offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas  à droite du bouton de commande


  ouvre en accès partagé (autorise l'accès à d'autres utilisateurs)
 ouvre en lecture seule (interdit toute modification)
 ouvre en accès exclusif (interdit l'accès à d'autres utilisateurs)
 combine les deux modes précédents


2. FERMETURE DE LA BASE

L'ouverture d'une autre base de données ferme automatiquement la base en cours.
La case de fermeture   ferme à la fois la base en cours et Access. Il peut cependant y avoir plusieurs sessions Access simultanées.


 menu fichier
dans le volet de gauche  
<clic g> sur


 Fermer la base de données "Northwind 2016" avec le menu "fichier"


 Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées


3. ACTIVATION DU CONTENU

Une base qui est automatisée propose des menus et possède des macros et des modules Visual Basic qui sont automatiquement désactivés lorsqu'on ouvre la base dans Access. Le message ci-dessous apparait alors sous le ruban à l'ouverture d'une telle base. Vous pouvez activer ce contenu si vous êtes sûr des fichiers ouverts (par exemple pour les exercices liés à ce livre).



bouton gauche
<clic g> sur   (à la fin du message)
une fois la base reconnue comme fiable, l'avertissement n'est plus affiché


 Si vous êtes vigilant sur l'origine des fichiers que vous recevez (fichiers Word, Excel, Access, …), vous pouvez réactiver globalement l'exécution des macro-commandes en allant dans , puis dans le volet gauche   et enfin sur  Il suffit alors de cocher dans  ou, de manière plus sécurisée, de désigner les fichiers approuvés dans ou les emplacements approuvés dans  .


 Si la base fait l'objet d'un programme complet et homogène, il est déconseillé de manipuler les données hors des menus car d'éventuels contrôles de validité ou de cohérence sont alors court-circuités, ce qui peut provoquer des dommages irréparables dans la cohérence de la base. Les commandes Access ne doivent alors être éventuellement utilisées qu'à des fins d'extraction de données dans un objectif de synthèse ou de manipulation externe


 Si vous ne l'avez déjà fait, activer le contenu actif de la base "Northwind 2016"
Sélectionner l'employé de votre choix dans la liste et connectez-vous
Tester les menus et les commandes de la base



   Si le contenu actif de la base (menus) est activé, les commandes propres à l'application Access même ont été le plus souvent désactivées, ce qui réduit les risques de mauvaise manipulation


4. ONEDRIVE

OneDrive (anciennement skydrive) est un espace de stockage en ligne (cloud) synchronisé automatiquement avec votre machine locale. Il met actuellement à disposition 15 Go plus 15 go pour les photos gratuitement et 1 024 Go supplémentaire avec un abonnement Office 365. Il bénéficie des applications Office 365 mais cet ensemble ne comprend pas d'application Access On Line. La structure d'Access est en effet incompatible avec le web.

Cependant, des fichiers Access peuvent être stockés sur OneDrive et leur version locale peut être accédée avec l'application locale de Access. Ce qui garantit leur disponibilité.


5. DÉMONSTRATION - DIDACTICIEL - ENTRAÎNEMENTS

<clic g> sur "démonstration" et la suivre
la fermer
<clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
la fermer

<clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous

Modifié le: mardi 4 juin 2019, 09:44