B. CARACTERISTIQUES

On retrouve les caractéristiques de mise en forme exploitées par le style de tableau prédéfini ou les thèmes. Elles peuvent être appliquées indépendamment de tout style automatique ou en complément.

1. LA POLICE ET LES ATTRIBUTS DE CARACTÈRES

Une police regroupe un ensemble de caractères (lettres, chiffres et divers) ayant une forme homogène (pleins, déliés, forme des caractères). Leur taille s'exprime en points. Le standard est de type "Arial" ou "times new roman" de taille 11 ou 12. La police et les attributs de caractère doivent être choisis pour améliorer la lisibilité du tableau. Ils sont appliqués à une cellule, à une plage de cellules, à plusieurs plages de cellules ou aux caractères sélectionnés d'une cellule. Les outils, l'onglet "police" de la boite de dialogue "format de cellule" ou le clavier permettent de les affecter.

a) LES OUTILS

Ils sont disponibles dans le ruban ou la barre d'outils.

(1) LA BARRE D'OUTILS

La barre d'outils propose des outils de mise en forme des cellules.

bouton droit

effectuer une sélection
<clic d> dans la sélection
pointer sur un outil
sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide

(2) LE RUBAN

L'onglet "accueil" du ruban propose dans le bloc "police" (le 2ème) la plupart des outils nécessaires à la présentation.

groupe "police" (2^ème bloc)

pointer sur l'outil
sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide

       

(3 DESCRIPTION

Les outils sont particulièrement efficaces pour mettre en forme les données.

bouton gauche

effectuer une sélection      

<clic g> sur l'outil pour l'activer ou pour dérouler sa liste

 

Les outils affichent l'état actuel de la sélection et permettent de le modifier :
     outil activé              la sélection possède la caractéristique liée à l'outil
(ici, le texte sélectionné est en gras)
      outil non activé      la sélection ne possède pas la caractéristique de l'outil ou la sélection n'est pas homogène (ici, le texte sélectionné n'est pas en gras)

 

     choix de la police

                     taille de police

                           gras

                           italique

                        soulignement
                          police plus grande
                           police plus petite
                        bordures
                      couleur de remplissage
                       couleur de police

 

dans le cas d'une liste déroulante, le seul déplacement sur les éléments de la liste affectent à la sélection leurs caractéristiques  à des fins de visualisation
un <clic g>  sur l'élément entérine le choix

 

Dans le classeur "bilan" feuille 3
Vérifier le zoom (110 %)
Mettre les titres de ligne et de colonne en arial 12 marron foncé
Mettre toutes les lignes de données en arial 11 marron clair
Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras

b) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE"

Elle propose, les mêmes outils plus quelques autres.

 
groupe "police" (2^ème bloc)

<clic g>  sur le lanceur de boîtes de dialogue  (à droite du titre du groupe "police")
sélectionner les options
 pour valider

 

La zone "aperçu" donne une représentation en temps réel de l'affectation à la sélection des différentes options

 

 

Dans le classeur "bilan" feuille 2
Vérifier le zoom (110 %)
Mettre les titres de ligne et de colonne en verdana 12 marron foncé
Mettre toutes les lignes de données en verdana 11 marron clair
Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras

c) LES TOUCHES DE MISE EN FORME

Les touches de mise en forme directe vont permettre de modifier la mise en forme des caractères. Elles sont rappelées ici pour information.

 

 

 

Tester les raccourcis clavier sur une cellule de la feuille en cours
Annuler l'opération

2. LES BORDURES

Les cellules sélectionnées peuvent recevoir diverses bordures permettant de structurer et de présenter un tableau de manière optimale.

a) OUTIL BORDURE

Cet outil est disponible dans la barre d'outils contextuelle et dans le ruban.

 
groupe "police" (2^ème bloc)

effectuer la sélection
<clic g>  sur  de  puis  choisir la bordure adéquate

 

L'apparence de l'outil peut varier et dépend de la dernière option utilisée

…

b) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE"

Les choix y sont proposés de manière plus visuelle.

groupe "police" (2^ème bloc)

effectuer la sélection
<clic g>  sur le lanceur de boîtes de dialogue  (à droite du titre du groupe "police")
onglet
sélectionner un style
sélectionner une couleur
sélectionner un type de présélection
ou une bordure spécifique   
 pour valider

Il faut être logique dans l'ordre d'utilisation des caractéristiques de bordure

 Sélectionner le style de ligne

 Sélectionner la couleur de ligne

 Appliquer ces caractéristiques avec les outils de "présélection" ou de "bordures"

Les outils "présélections" permettent d'apposer en une seule fois un quadrillage ou un contour Les outils bordure permettent de choisir précisément la bordure ; pour l'appliquer, <clic g>  sur l'outil ou dans la représentation

c) ENLEVER DES BORDURES

Elles peuvent être enlevées globalement ou une à une.

GROUPE "POLICE" (2^ème bloc)
outil
même procédure que pour les apposer
ou
<clic g> sur
<clic g> sur    

<clic g>  sur le lanceur de boîtes de dialogue  (à droite du titre du groupe "police")
onglet  (idem apposition)
ou <clic g> sur    

 

Dans le classeur "bilan" feuille 3
Mettre un quadrillage marron de séparation de toutes les cellules
Mettre un trait épais marron foncé au-dessus et au-dessous de "résultat brut" et "net"
Encadrer le tableau d'un trait double marron foncé

3. LE REMPLISSAGE

Les cellules sélectionnées peuvent être enrichies d'une couleur et d'un motif de fond.

a) OUTIL COULEUR DE REMPLISSAGE

Cette option est disponible dans la boite de dialogue "format de cellule" et dans le ruban.

groupe "police" (2^ème bloc)

effectuer la sélection
<clic g>  sur  de  puis  sur la couleur adéquate

 

La couleur de l'outil peut varier et dépend de la dernière option utilisée

 

b) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE"

Les choix y sont proposés de manière plus visuelle.

groupe "police" (2^ème bloc)

effectuer la sélection
<clic g>  sur le lanceur de boîtes de dialogue  (à droite du titre du groupe "police")
onglet
sélectionner une couleur d'arrière-plan
ou
sélectionner un style et une couleur de motif

 pour valider

 

Dans le classeur "bilan" feuille 3
Mettre une couleur de fond gris clair pour les titres de ligne et de colonne
Mettre un fond jaune clair pour les lignes de "résultat brut" et de "résultat net"

c) LES DÉGRADÉS

Le bouton "motifs et texture" donne accès à des combinaisons de dégradés de couleurs.

 
groupe "police" (2^ème bloc)

effectuer la sélection
<clic g>  sur le lanceur de boîtes de dialogue  (à droite du titre du groupe "police")
onglet
<clic g>  sur  
 pour valider

d) ENLEVER LE REMPLISSAGE

Couleurs et motifs peuvent être enlevés.

   
GROUPE "POLICE" (2^ème bloc)
<clic g>  sur  de  
<clic g> sur  

<clic g>  sur le lanceur de boîtes de dialogue  (à droite du titre du groupe "police")
onglet
<clic g> sur  

4. L'ALIGNEMENT

L'alignement concerne la position des données au sein de la cellule. Il s'effectue dans le sens horizontal comme dans le sens vertical ou même à un stade intermédiaire.

a) OUTILS ALIGNEMENT

Ces outils sont disponibles dans le ruban et pour certains, dans la barre d'outils contextuelle.

 

groupe "alignement" (3^ème bloc)

effectuer la sélection
<clic g>  sur l'outil adéquat

   Alignement vertical du contenu des cellules de la sélection

   Alignement horizontal du contenu des cellules de la sélection

         Orientation du contenu des cellules de la sélection

        Gestion du retrait du contenu des cellules de la sélection

            Renvoie automatiquement à la ligne le contenu des cellules de la sélection (au lieu de tronquer ou prolonger l'affichage sur la cellule voisine)

                 Fusionne les cellules sélectionnées en une seule cellule et centre les données dans cette cellule

b) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE"

Les choix y sont proposés de manière plus visuelle.

 
groupe "alignement" (3^ème bloc)

effectuer la sélection
<clic g>  sur le lanceur de boîtes de dialogue  (à droite du titre du groupe "alignement")
onglet
sélectionner les options
 pour valider

  Présente le contenu sur plusieurs lignes en adaptant la hauteur de la ligne.

              Ajuste la taille des caractères à l'écran pour qu'ils tiennent dans la cellule

Fusionne les cellules sélectionnées en une seule cellule

Dans le classeur "bilan" feuille 3
Modifier l'alignement horizontal et vertical des titres et données pour améliorer la présentation

5. LE FORMAT DES NOMBRES

Les nombres reçoivent un format adapté au type de données qu'ils représentent. Il est important de différencier l'affichage des données à l'écran des valeurs utilisées dans les calculs. Quelle que soit la précision affichée, Excel utilise la valeur saisie pour ses calculs (ex : affiché : 2,56 / calculé réel : 2,555555).

a) OUTILS FORMAT

Ces outils sont disponibles dans le ruban et dans la barre d'outils contextuelle.

 
groupe "nombre" (4^ème bloc)

effectuer la sélection
<clic g>  sur l'outil adéquat

b) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE"

Les choix y sont proposés de manière plus visuelle.

 
groupe "nombre" (4^ème bloc)

effectuer la sélection
<clic g>  sur le lanceur de boîtes de dialogue  (à droite du titre du groupe "nombre")
onglet
sélectionner les options
 pour valider

standard    Excel décide du format selon la donnée saisie         - 12345,67

monétaire  Selon devise spécifiée par défaut dans Windows     - 12.345,67 €

milliers       Milliers séparés par un espace                                 - 12 345,67
nombres négatifs entre parenthèses                       (12.345,67)

%                    Chiffre multiplié par 100                                             - 1234567,00 %

scientifique     Affiche le chiffre en exponentiel                          - 11,23 E+0,4

utiliser le séparateur de milliers pour les nombres importants
saisir la valeur décimale suivie de la touche % pour les pourcentages

 

Quand vous modifiez le format des nombres, il arrive que la valeur ne tienne plus dans la largeur d'origine de la colonne. Si Excel n'adapte pas automatiquement cette largeur au nouveau format, le faire manuellement

 

Dans le classeur "bilan" feuille 3
Centrer les titres de colonne
Aligner à gauche les titres de ligne
Mettre un format euro sans décimale aux valeurs (hors %)

6. LE FORMAT DES DATES ET DES HEURES

Les dates et les heures sont dans la réalité des chiffres, entiers pour les dates et fractions décimales pour les heures, qui peuvent s'afficher selon le format souhaité.

 
groupe "nombre" (4^ème bloc)

effectuer la sélection
<clic g>  sur le lanceur de boîtes de dialogue  (à droite du titre du groupe "nombre")
onglet
catégorie "date"
sélectionner le format
 pour valider

 

saisir les dates sous la forme : 01/01/00
saisir les heures sous la forme 17:59:00
séparer par un espace une date et une heure figurant dans la même cellule

 

À la fin de la saisie, si les caractères s'alignent à gauche et non à droite, Excel n'a pas reconnu une date ou une heure dans les données ; il faut donc saisir si possible en ne tapant que des chiffres puis appliquer le format

 

Dans le classeur "bilan" feuille 3
Remplacer les années par 31/12/14, 31/12/15, et 31/12/16
Afficher sous la forme "mois + année"

7. L'ENREGISTREMENT DE LA MISE EN FORME

Le moyen le plus rapide et le plus efficace pour mettre en forme une feuille de travail est d'affecter dans l'ordre un style de tableau, un thème, des couleurs, des polices, des styles de cellule puis des caractéristiques de mise en forme spécifiques avec les outils ou la boite de dialogue "format de cellule". La nouvelle présentation peut être enregistrée pour une utilisation future soit en tant que nouveau thème pour la partie couleurs, polices… soit en tant que nouveau style de cellule pour l'ensemble de la mise en forme de la cellule sélectionnée, soit en tant que nouveau style de tableau pour l'ensemble des caractéristiques de mise en forme du tableau.

a) LE NOUVEAU THÈME

Le nouveau thème prend en compte les nouvelles caractéristiques (couleurs, polices…).

bloc "thèmes" (1^er bloc)

<clic g> dans le tableau à mettre en forme
<clic g>  sur de
<clic g> sur  en bas
nommer le thème
<clic g>  sur

Dans le classeur "bilan" feuille 3
Personnaliser le thème puis l'enregistrer sous le nom "thème financier"

b) LE NOUVEAU STYLE DE CELLULE

Le nouveau style prend en compte les nouvelles caractéristiques de la cellule sélectionnée.

groupe "style (5^ème bloc)

<clic g>  sur de
<clic g> sur  en bas
nommer le style
 pour valider

c) LE NOUVEAU STYLE DE TABLEAU

Le nouveau style de tableau prend en compte les nouvelles caractéristiques du style (couleurs, polices, alignements, bordures, formats…).

groupe "style (5^ème bloc)

<clic g>  sur de
<clic g> sur  en bas
nommer le style
 pour valider

Dans le classeur "bilan" feuille 3
Personnaliser le tableau puis enregistrer le style de tableau sous le nom "style de tableau financier

8. DÉMONSTRATION - TUTORIEL - ENTRAINEMENT

<clic g> sur "démonstration" et la suivre
la fermer
<clic g> sur "didacticiel" et  reproduire la démonstration en suivant les bulles d'aide 
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<clic g> sur "entrainement" et suivre les consignes de "description" ci-dessous