Le modèle présente un gain de temps appréciable pour la création de documents d'un type défini (courrier commerciaux, lettres de rappels, procédures…).

1.         LA CRÉATION DU FICHIER MODÈLE

Le modèle est créé à partir d'un document existant :

1.        Passer en revue les documents créés récemment

2.        Les classer en catégories

3.        Choisir pour chaque catégorie un document représentatif et l'ouvrir

4.        Créer des styles et les attacher au modèle

5.        Créer les blocs de construction quick part  et les attacher au modèle

6.        Créer les outils et les attacher au modèle

7.        Créer les macro-commandes et les attacher au modèle

8.        Enlever de ce document tous les éléments spécifiques

9.        Enregistrer comme modèle

 menu fichier



nommer le modèle
<clic g>  sur  de
choisir
<clic g>  sur
le modèle est enregistré au format dotx

 

Le modèle est enregistré dans le dossier
C:\Users\nom_utilisateur\Documents\Modèles Office personnalisés

 

Le modèle "normal" est enregistré dans le dossier suivant :
C:\Users\nom_utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Les modèles de la page d'accueil sont enregistrés dans le dossier suivant :
C:\Program Files\Microsoft Office 15\root\Templates\1036

 

Ouvrir "lettre1.docx"
Supprimer l'image en haut à gauche et insérer un contrôle "image"
Supprimer le destinataire mais laisser "à l'attention de"
Supprimer le texte à partir de "nous avons le plaisir" jusqu'à "réception de la présente"  et insérer un contrôle "texte"
Enregistrer le document comme modèle sous le nom "commande arrivée"
Fermer le modèle
Créer un nouveau document basé sur ce modèle (choisir dans le volet gauche "mes modèles"), le renseigner et l'enregistrer sous le nom "arrivée d'arbres fruitiers"

2.         L'ORGANISER DES ÉLÉMENTS

Les styles, les blocs de constructions Quick Parts, les outils  sont à priori liés à un document ou à un modèle de document ; il est pratique de pouvoir les copier d'un document ou d'un modèle à l'autre plutôt que de les recréer de toutes pièces.

a)   MODIFIER UN STYLE DU MODÈLE A PARTIR DU DOCUMENT

Les styles peuvent être utilisés tels quels dans les documents ou modifiés en fonction des besoins de mise en forme du document. On pourra alors les intégrer au modèle si l’on veut rendre leurs nouvelles caractéristiques disponibles dans les nouveaux documents basés sur ce modèle.

 
volet "styles"
<clic g>  sur   pour ouvrir la boite de dialogue "gérer les styles"
<cocher>   

 

Si cette option n’est pas validée, le style (ou sa modification) ne reste disponible que dans le document ou l’opération a été effectuée

b)  ORGANISER ENTRE DOCUMENTS OU MODÈLES

Cette possibilité permet de gagner un temps énorme dans l'organisation de son travail.

 
volet "styles"
<clic g>  sur   pour ouvrir la boite de dialogue "gérer les styles"
<clic g>  sur  
<clic g>  si nécessaire sur  puis ouvrir le fichier souhaité à la place
sélectionner les styles à copier
<clic g>  sur
confirmer le cas échéant la copie
<clic g>  sur

 

Ouvrir "lettre2.docx"
Créer un modèle appelé "lettre envoi de devis" en utilisant les styles et les insertions automatiques
Enregistrer le modèle et le fermer
Créer un nouveau document basé sur ce modèle, le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "envoi du devis BERTRAND

 

Copier les styles du modèle "lettre envoi de devis" vers le modèle "commande arrivée"

3.         LA MODIFICATION DU MODÈLE

Le modèle peut être ouvert et modifier comme n'importe quel document.

 menu fichier
<clic g> sur

<clic g> sur
<clic g> sur  de  
choisir
indiquer le chemin d'accès, à priori :
C:\Users\nom_utilisateur\Documents\Modèles Office personnalisés
sélectionner le modèle
<clic g> sur
le modèle est ouvert et peut être modifié et enregistré comme tout document Word
(Word se souvient que c'est un modèle).

 

Ouvrir le modèle "commande arrivée" du dossier "exercices"
Appliquer les styles importés aux différentes zones du modèle (adresse, destinataire, date…)
Observer les modifications

4.         L'ATTACHEMENT DU MODÈLE

Si aucun modèle n'a été indiqué lors de la création du document et si vous désirez attacher un nouveau modèle, il est possible de le faire. Le texte n'est alors pas modifié ; seule la présentation du texte et l'environnement de travail l'est.

 menu fichier

dans le volet de gauche, sélectionner
en bas du volet central, <clic g>  sur  de
sélectionner  dans la liste "gérer"
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner le modèle de document
<clic g>  sur
 pour valider
le modèle est attaché au document : les styles et macros du modèle sont disponibles

Faire <ctrl> <barre espace> pour que le texte prenne les nouvelles caractéristiques de présentation et <ctrl> <q> pour que le texte adopte la nouvelle disposition si
 n'est pas coché

 

Dans le document précédemment crée : "arrivée d'arbres fruitiers"
Attacher le modèle " EssentialLetter.dotx" du dossier C:\Program Files\Microsoft Office 15\root\Templates\1036
Réassigner éventuellement les caractéristiques des styles liées au modèle
Modifié le: jeudi 7 novembre 2013, 11:18