Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où les participants utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps.

1.         FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION

Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice complexe à la "demande de réunion".


groupe "nouveau" (1er bloc)
<clic g> sur
sélectionner le carnet d'adresses à utiliser
indiquer les destinataires (obligatoires, facultatifs) et l'emplacement  (ressources)
indiquer dates et durée
 pour envoyer la demande
la réunion est automatiquement créée dans le calendrier et mise à jour des acceptations/refus

Envoyer aux participants comme ci-dessus une invitation à une réunion sur le modèle ci-dessous

2.         ACCEPTER / REFUSER

Les destinataires reçoivent l'invitation à laquelle ils  doivent répondre.

Cliquer sur la réunion dans le calendrier permet aussi d'afficher les outils de réponse :

3.         AJOUTER DES PARTICIPANTS

Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion.


groupe "nouveau" (1er bloc)

<clic g> sur

bouton gauche

<double clic> sur la date du calendrier

 

renseigner les éléments
<clic g> sur
l'onglet  "réunion" s'affiche au lieu de l'onglet "rendez-vous"
indiquer les destinataires
indiquer les dates, durée et emplacement de la réunion
 pour envoyer la demande
la réunion est créée dans le calendrier

4.         AFFICHER LA PLANIFICATION

Le détail de la planification peut être affiché.


groupe "afficher" (2ème bloc)
<clic g> sur
si les calendriers des participants sont partagés, Outlook affiche la disponibilité de ces derniers

Afficher la planification de la réunion précédente

 

Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier ou qu'il clique sur

Modifié le: mardi 3 décembre 2013, 14:56