B. LA CRÉATION DE TOUTES PIÈCES
Le publipostage s'effectue très simplement sans passer par l'assistant. Il convient de distinguer le document principal du fichier de données.
Le document principal est composé de deux parties différentes :
Le texte fixe qui sera identique quel que soit
le document généré
Le texte variable qui sera propre à chacune
des lignes d'enregistrement du fichier de données. Le texte variable sera indiqué dans le document de base par la présence des champs de données insérés par l'utilisateur et issus du fichier de données.
1. DOCUMENT PRINCIPAL
Que ce soit en saisissant un nouveau document de toutes pièces ou bien en adaptant un document existant, la première étape consiste à créer un document destiné à recevoir le texte de la lettre.
menu
fichier
<clic
g> sur 
ou 
saisir ou compléter le texte (conserver le texte qui
convient/supprimer le texte qui ne convient pas)
laisser des blancs là où insérer les champs de
fusion
enregistrer le document (éventuellement sous un
nouveau nom)
Il est ici indispensable de respecter les règles de saisie de texte dans Word ainsi que les règles de mise en forme " police" et "paragraphe"
Le document étant créé, il faut le déclarer comme document principal de publipostage.
onglet
"publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage"
(2ème
bloc)
<clic
g> sur
<clic g> sur 
Ouvrir le document "exo lettre fleur.doc"
Déclarer ce document comme document principal
2. FICHIER DE DONNÉES
Le document de données contient plusieurs lignes ; chacune des lignes correspond à un enregistrement. Chaque enregistrement contient plusieurs valeurs (texte ou chiffre) ; chacune de ces valeurs correspond à un champ.
onglet
"publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage"
(2ème
bloc)
<clic
g> sur
<clic g> sur 
C'est ici la même fenêtre que dans l'assistant
Dans le document "exo lettre fleur.doc"
Créer la liste de destinataires ci-après (tenir compte de l'ordre des
champs)
et l'enregistrer
Word peut utiliser les contacts de Outlook dans les publipostages en choisissant 
La liste des destinataires peut être modifiée ou enrichie.
onglet
"publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage"
(2ème
bloc)
<clic
g> sur
3. COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL
Il faut maintenant insérer les champs dans le document principal.
onglet
"publipostage"
groupe " champs d'écriture et d'insertion" (3ème
bloc)
positionner le
pointeur à
l'emplacement de l'adresse ou de la formule d'appel
<clic g> sur 
ou
ou
et choisir la
présentation
les noms de champs
apparaissent entre chevrons 
Ce sont ici les mêmes boîtes de dialogue que dans l'assistant
Penser à laisser un espace entre les champs
l'outil 
met les champs de fusion en évidence sur fond gris
Dans le document principal "exo lettre fleur.doc"
Insérer les champs de données en remplaçant les zones variables par le champ de données correspondant (pour
faciliter le travail toutes les zones variables sont surlignées en gris
clair)
- utiliser d'abord les outils " bloc d'adresse" et " formule d'appel" puis les supprimer et utiliser l'outil "insérer un
champ de fusion" et insérer les champs utiles
L'outil 
permet de faire la correspondance entre les noms de champ du document de données et les noms de champ reconnus par
Word – Bien vérifier que tous les champs sont reconnus sinon, faire la correspondance
4. APERÇU DE LA FUSION
Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.
onglet "publipostage"
groupe "aperçu des
résultats"
(4ème bloc)
<clic g> sur
(idem pour
désactiver)
les champs de fusion sont
remplacés par leur valeur pour l'enregistrement
affiché
permet de faire défiler les enregistrements
Afficher "exo lettre fleur.doc" en mode " aperçu" et faire défiler les enregistrements puis revenir à l'affichage des noms de champ
5. MISE EN FORME
La mise en forme des champs s'effectue de la même manière que pour du texte normal dans le document principal.
bouton
gauche
<clic
g> dans le champ ou le
sélectionner
utiliser les outils de mise en forme "police" et paragraphe" du
ruban
Mettre en forme "exo lettre fleur.doc"
Pour afficher le code du champ au lieu de sa valeur, faire <maj>
<f9> sur le champ
Pour afficher tous les codes de champ au lieu de leur valeur, cocher
, dans 
des options de Word
6. FUSION
La fusion peut s'effectuer de différentes manières.
onglet
"publipostage"
groupe "terminer" (dernier
bloc)
<clic
g> sur
choisir la destination
À l'écran, un fichier "lettres1" va être créé ; ce document est composé d'autant de lettres personnalisées
(séparées par un saut de
section) que d'enregistrements dans le fichier de données ; il est alors possible de modifier les documents un à un avant impression.
A l'impression, les lettres personnalisées sont imprimées sans contrôle intermédiaire.
Faire la fusion à l'écran dans des documents "lettreN°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des documents parfaits et de procéder éventuellement à une modification ne concernant qu'une lettre type, avant l'impression sans avoir à recommencer toute la fusion - Sauf exception, il ne sert à rien de conserver ces documents "lettreN°" après impression puisqu'ils peuvent à tout moment être reconstitués
À partir du document principal "exo lettre fleur.doc"
Effectuer la fusion à l'écran (autant de fois que
nécessaire jusqu'à obtention de lettres parfaites prêtes
à être imprimées)