C. TRI ET SOUS-TOTAUX

1. TRI DES ENREGISTREMENTS

Le tri est l'un des outils de type base de données le plus utile et le plus simple à utiliser. Il permet d'afficher les données d'une plage en fonction de l'ordre de l'une des colonnes (clé de tri), puis de classer les valeurs identiques en fonction des valeurs d'une autre colonne (2ème clé) et ainsi jusqu'à trois.

 onglet "données"
groupe "trier et filtrer"  (4^ème bloc)
une cellule de la colonne de tri étant sélectionnée
<clic g> sur  ou

 bouton droit
<clic d>  
sur une cellule de la colonne de tri

 Les boutons de filtre automatique proposent aussi ces mêmes outils de tri ainsi qu'un tri par couleur

 Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Trier les enregistrements par "nom" puis par "montant de vente" dans l'ordre croissant

Il est possible de faire un tri sur plusieurs niveaux.

 onglet "données"
groupe "trier et filtrer"  (4^ème bloc)
une cellule de données étant sélectionnée
<clic g> sur
sélectionner le nom de la 1^ère colonne de tri
sélectionner l'objet du tri (valeurs le plus souvent)
choisir le sens du tri (croissant/décroissant)
<clic g> sur  pour éventuellement ajouter une deuxième clé…
répéter les opérations précédentes
 pour valider

paramètres

1^ère clé - clé de tri principale
les données sont triées avec cette clé.

2^ème clé - clé de tri secondaire
les données ayant la même valeur pour la 1^ère clé sont triées avec cette clé.

3^ème clé - clé de tri tertiaire
les données ayant la même valeur pour la 1^ère et la 2^ème clé sont triées avec cette clé.

 Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Trier les enregistrements par Région, par ville et par nom dans l'ordre croissant

2. SOUS TOTAUX

Comme dans un état de base de données, il est possible de faire des sous-totaux par niveau de rupture. Un tri préalable selon les sous-totaux désirés est indispensable.

  onglet "données"
groupe "plan"  (7^ème bloc)
Trier les données avec les champs correspondant aux sous-totaux
<clic g> sur
dérouler les noms de champ
choisir le champ, la fonction, le sous-total
 pour valider
les données sont affichées en mode plan et un sous total est effectué pour le champ

 En mode "tableau" (utilisation de la mise en forme prédéfinie des tableaux), l'outil de sous-total n'est pas actif

 Pour effectuer un second niveau de sous total, effectuer la même procédure en choisissant le champ à comptabiliser et en désactivant la case .  
Pour annuler les sous-totaux, utiliser la même boite de dialogue mais <clic g> sur

 Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Effectuer des sous-totaux par Région ( voir base terminé.xlsx, feuille "solution5" )
puis à l'intérieur de chaque région, par ville (voir base terminé.xlsx, feuille "solution6" )