A. LE RENDEZ-VOUS

Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.

1. PÉRIODE ET PÉRIODICITÉ

Outlook permet de choisir la périodicité des éléments à afficher.

 onglet "accueil"
groupe "organiser" (3^ème bloc)
en haut du calendrier
<clic g> sur l'outil approprié

ou dans le volet principal
<clic g> sur  ou  du mois  pour faire défiler

 volet gauche
<clic g> sur le jour à afficher
ou
<faire glisser> sur les jours à afficher
ou
<clic g> en face de la ligne du calendrier pour afficher la semaine correspondante
ou
<faire glisser> sur les semaines correspondantes

 

 Tester les différents modes d'affichage

2. CRÉER UN RENDEZ-VOUS

Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.

onglet "accueil"
groupe "nouveau" (1^er bloc)
<clic g> sur
le ruban de l’événement s'affiche
renseigner les éléments

bouton gauche
<clic g> sur le jour et saisir le rv simple
ou
<double clic> sur la date du calendrier
le ruban de l’événement s'affiche
renseigner les éléments

 Créer deux rendez-vous comme ci-dessous (adapter éventuellement la date)

3. RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS

Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes.

 onglet "rendez-vous"
saisir l'objet et l'emplacement (les emplacements déjà utilisés sont proposés)
indiquer la catégorie du calendrier (une couleur y est associée)
modifier éventuellement les heures (activer éventuellement )
prévoir un rappel (il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous)
indiquer votre disponibilité pour d'autres activités (disponible, indisponible…)
saisir éventuellement un texte complémentaire
<clic g> sur   pour valider le rendez-vous

 Compléter les 2 rendez-vous précédents

4. MODIFIER UN RENDEZ-VOUS

Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous.

     Afficher un rendez-vous : <pointer> sur le rendez-vous

     Ouvrir un rendez-vous : <double clic> sur le rendez-vous

     Déplacer un rendez-vous : sélectionner le rendez-vous et le faire glisser avec la souris à son nouvel emplacement

     Copier un rendez-vous : sélectionner le rendez-vous et le faire glisser avec la souris à son nouvel emplacement en maintenant <ctrl> enfoncé

     Modifier la durée : sélectionner le rendez-vous et faire glisser le bord vertical droit / gauche (affichage mois) ou le bord haut / bas (affichage semaine et jour ) avec la souris

     Modifier l'objet : <clic g> sur le rendez-vous pour le sélectionner / <clic g> sur l'objet pour le modifier

 

 Créer le rendez-vous comme ci-après puis le déplacer, le copier, modifier sa durée ; enfin, le remettre dans son état initial

5. METTRE EN FORME

Les fonctionnalités de traitement de texte permettent d'enrichir le contenu.

     Mettre en forme le texte

     Insérer les éléments désirés

     Réviser le texte

 

 Mettre en forme le texte du rendez-vous "client Dubois"

6. ASSOCIER DES FICHIERS

Des fichiers peuvent être associés à un rendez-vous.

 onglet "insertion"
groupe "inclure" (1^er bloc)
<clic g> sur
sélectionner les éléments
<clic g> sur

 Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés au rendez-vous "client Dubois" et afficher le fuseau horaire…

7. CRÉER UN RAPPEL

Il est indispensable de créer un rappel pour ne pas oublier le rendez-vous.

 onglet "rendez-vous"
groupe "options" (5^ème bloc)
<clic g> sur  de
définir le délais

 Créer un rappel un jour avant pour le au rendez-vous "client Dubois"

8. LES CATÉGORIES

Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et personnalisables.

 onglet "rendez-vous"
groupe "indicateurs" (6^ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur  
sélectionner une catégorie
<clic g> sur  et saisir le nouveau nom
idem pour chaque catégorie à modifier
 pour valider

 Personnaliser les catégories comme ci-avant
Affecter la catégorie "RV professionnels" au rendez-vous "client Dubois" précédent

9. PERSONNALISER

Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous.

 onglet "rendez-vous"
groupe "indicateurs" (6^ème bloc)
  pour garder les détails confidentiels

 ou  pour indiquer l'importance du rendez-vous

 pour indiquer la disponibilité de l'auteur notamment en cas de demande de réunion
  pour éviter d'avoir à réécrire un rendez-vous périodique
 pour les rendez-vous sous d'autres longitudes

 Afficher le rendez-vous "client Dubois"
L'indiquer comme importance "haute", "occupé", Rappel "3 heures" puis enregistrer