D. RECEVOIR DES MESSAGES
Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés". Les messages que vous recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur
interne, Orange, Free, Bouygues, Sfr, Hotmail, Gmail,
Ovh…) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception" de Outlook ; ils sont alors effacés sur le serveur de messagerie Pop
( paramétrer
ou désactiver 
sous peine de voir vos messages refusés
pour "boite pleine")
Paramétrer Outlook pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles de temps définis. Une notification, en bas et à gauche de l'écran et/où une bulle d'information, en haut et à droite de l'écran,
vous informe alors des nouveaux messages dont l'objet s'affiche alors en transparence.
onglet
"accueil"
groupe
"envoyer/recevoir" (dernier
bloc)
<clic g>
sur 
pour récupérer vos
messages entrants et envoyer vos messages sortants
envoi/réception
groupe "envoyer et recevoir" (1er
bloc)
<clic g> sur
barre
"accès rapide"
<clic
g>sur 
<f9>
La boîte
de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus
L'objet et
l'heure des messages non lus sont affichés en bleu :
Faîtes
un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception
Les comptes
faisant l'objet de "envoyer/recevoir" sont paramétrés dans
de l'onglet
1. LA CONVERSATION
Une conversation regroupe les messages qui ont le même objet, les messages étant triés de manière à ce que le message le plus récent figure en premier.
onglet
"affichage"
groupe
"messages" (2ème
bloc)
cocher
dérouler 
et activer 
Afficher
les messages reçus sous forme de conversation
2. LIRE LES MESSAGES
Les messages sont affichés dans la boite de réception.
bouton
gauche
<double clic> sur le message pour l'ouvrir
<clic g> sur 
/ 
pour le fermer
Pour
qu'un message soit considéré comme lu :
le garder sélectionné plus de quelque secondes (
si paramétré dans les options)
l'ouvrir
<clic g> sur 
( groupe indicateurs)
<clic d>
son objet passe de bleu à gris et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception"
.
Ne
pas ouvrir les messages d'émetteurs inconnus ; le plus souvent, l'affichage du message dans le volet de lecture suffit pour en prendre connaissance et évite le lancement de code malveillant
Ouvrir
le dernier message reçu
3. RÉPONDRE À UN MESSAGE
Il est pratique de répondre à un message en rappelant le message que l'on a reçu.
onglet
"accueil"
groupe "répondre" (3ème
bloc)
<clic g>
sur le
message
<clic g> sur 
(
ou
exceptionnellement répondre à tous)
renseigner le message puis
l'envoyer
Il
est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en sélectionnant le message à transmettre puis en cliquant sur 
envoie le message de réponse à tous les destinataires du message d'origine
À utiliser avec modération
Répondre
brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir
Après sélection du message dans la boite de réception :
et :
répond directement au message
: transfére le message à quelqu'un d'autre
: supprime le message (groupe
supprimer
2ème
bloc)
: marque comme "lu" ou "non lu" (groupe
indicateurs
6ème
bloc)
déplace les messages de cet émetteur
dans le courrier indésirable
4. CLASSER LES MESSAGES
Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur (idem pour les éléments envoyés).
onglet
"dossier"
groupe "nouveau" (1er
bloc)
<clic g>
sur
saisir le nom du nouveau dossier
<clic g> sur le dossier parent
pour
valider
bouton
droit
sélectionner
le dossier
parent
<clic d> 
un dossier sans libellé
s'affiche
saisir le nom du nouveau
dossier
<entrée> pour valider
Créer
un dossier "Affaires en cours" dans la boite de réception
Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement.
onglet
"accueil"
groupe "déplacer" (5ème
bloc)
sélectionner
le
message
<clic
g> suret
indiquer
la
destination
bouton
gauche
sélectionner
le message
<faire glisser> le message dans son nouveau dossier
Déplacer
dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception tous les messages reçus ce jour
La notion de catégorie permet de regrouper les messages de même nature.
onglet
"accueil"
groupe
"indicateurs" (6ème
bloc)
message
sélectionné
<clic g> sur 
<clic g> sur la catégorie choisie
Classer
les messages reçus dans les différentes catégories
5. TRIER LES MESSAGES
Les messages au sein de la boîte de réception ou des dossiers peuvent être triés très simplement en cliquant sur la tête de colonne désirée du bolet des messages.
Le critère de tri peut être choisi.
onglet
"affichage"
groupe "réorganisation" (3ème
bloc)
<clic g>
sur un
critére de tri
les messages sont triés dans
l'ordre du critère
<clic g> sur 
pour afficher tous les
critères
Un ordre croissant ou
décroissant vient compléter le critère
Dans
le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception
Classer les messages par ordre chronologique croissant
6. SUPPRIMER LES MESSAGES
Les messages supprimés sont en fait simplement déplacés dans le dossier "éléments supprimés".
onglet
"accueil"
groupe "supprimer" (2ème
bloc)
sélectionner
le message
<clic g> sur 
le
message est déplacé dans le dossier "éléments
supprimés"
déplace la conversation entière dans les éléments supprimés
supprime les éléments redondants
Vider régulièrement
le dossier 
(<clic
d> puis 
)
sinon le fichier Outlook grossit très rapidement
Supprimer
quelques-uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés"
7. MESSAGES DOUTEUX
De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur simple rôle de message :
Le spam ou pourriel : c'est un message,
le plus souvent commercial et non sollicité ; cela peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce n'est pas vraiment dangereux.
Les messages infectés : ils peuvent être
infectés par des virus ou des spywares/malwares ; ces derniers sont un peu moins nocifs que les virus et le plus souvent utilisés à des fins de récupération de données
Le hameçonnage (phishing ): il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir d'une structure officielle
(grande société, banque, site marchand,
paypal…) et vous demandant le plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin de vous amener à délivrer des
informations confidentielles (n° de compte, de carte bleue, mot de
passe…)
Pour éviter les problèmes :
Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine.
Posséder un anti-spyware efficace (spybot). Cette fonctionnalité est maintenant le plus souvent incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière.
Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste
vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable
Ne jamais cliquer sur un lien d'un message
douteux pour accéder à un site sur internet ; c'est la base de fonctionnement de l'hameçonnage.
Se
méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus notamment ceux commençant par "hi" ainsi que (
à moins d'avoir des
échanges réels avec l'un de ces pays) ceux provenant de pays Africains (Côte
d'ivoire) ou de l'est (Russie, Chine…)
Plusieurs moyens
d'éviter la plupart de ces problèmes :
Ne pas indiquer son adresse Email de manière lisible sur un site web (par exemple comme contact). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image affichant votre adresse Email.
Ne pas se désinscrire de listes de diffusions auxquelles vous ne vous êtes jamais inscrit : cela ne ferait que confirmer que l'adresse est bonne et multiplier le nombre de spams
Utiliser une adresse Email spécifique pour tous les formulaires de contact des sites web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à part de votre adresse professionnelle et de votre adresse personnelle.
Utiliser les adresses jetables quelquefois proposées par vos fournisseurs d'adresses
Utiliser un service de vérification d'Email ; un captcha alors vérifie l'authentification lors du premier envoi/réception
Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie étrangers, de copies de montres … et évidemment sur les sites pornographiques (
ou utiliser un navigateur comme Tor / mieux : utiliser
une machine virtuelle comme 
). Vos adresses Email et éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées
malgré vous pendant votre navigation
Un message douteux ne doit pas être mis dans la corbeille ou il continue d'exister mais doit être supprimé définitivement
sélectionner
le message
enfoncer la touche "maj"
appuyer sur la touche "supp" du clavier
le message
n'est pas déplacé mais supprimé
onglet
"accueil"
groupe "supprimer" (2ème
bloc)
sélectionner
le message
enfoncer la touche "maj"
<clic g> sur 
Vider
la corbeille après une suppression normale revient au même
Supprimer
définitivement un ou plusieurs des messages reçus
8. BLOQUER DES EXPÉDITEURS
Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial nommé "courrier indésirable".
onglet
"accueil"
groupe "supprimer" (2ème
bloc)
sélectionner
le message
<clic g> sur 
<clic
g>sur 
le message est déplacé dans le dossier "courrier
indésirable"
Vider régulièrement
le dossier 
(<clic
d> puis 
)
Bloquez
les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon fonctionnement
La
boîte de dialogue 
permet aussi de gérer les destinataires bloqués et approuvés ainsi que de modifier directement chacune
des 2 listes
Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués.
onglet
"accueil"
groupe "supprimer" (2ème
bloc)
sélectionner
le message
<clic g> sur
<clic
g>sur
onglet 
<clic g> sur 
saisir le nom de domaine sans http//www.
ex
:
societe.ru
puis
pour
valider
les
courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront
automatiquement dirigés vers le dossier "courrier
indésirable"
Malheureusement,
l'efficacité de ce courrier indésirable est très limitée car les spammeurs utilisent non seulement des adresses mais des domaines différents à chaque envoi :
…
Ne
pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "Gmail", "Hotmail", "Yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie
Un moyen d'éviter en partie les spams est d'interdire les domaines de niveau supérieur (international).
onglet
"accueil"
groupe "supprimer" (2ème
bloc)
sélectionner
le message
<clic g> sur
<clic
g>sur
onglet 
<clic g> sur 
ou
<clic g> sur 
cocher les éléments souhaités
puis
pour
valider
les
courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront
automatiquement dirigés vers le dossier "courriers
indésirables"
Bloquer
les courriers en provenance de la Russie et de la côte d'ivoire ainsi que le codage cyrillique
9. RÈGLES DE RÉCEPTION
Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine.
onglet
"accueil"
groupe "déplacer" (5ème
bloc)
sélectionner
le message
à la base de la règle
<clic g> sur 
<clic
g>sur 
paramétrer
la
règle
puis
pour
valider
Créer
un sous-dossier de la boîte de réception - y classer les messages provenant de votre voisin et créer une règle pour que les messages s'y déplacent automatiquement
La règle peut aussi être plus complexe.
onglet
"accueil"
groupe "déplacer" (5ème
bloc)
sélectionner
le message
à la base de la règle
<clic g> sur
<clic
g>sur 
<clic g> sur 
paramétrer
la
règle
puis
pour
valider
dans le second volet en bas et en cochant les cases correspondantes de l'assistant
sélectionner la
finalité générale
sélectionner les
paramètres correspondant aux destinataires
<clic
g> sur le lien 
pour préciser l'adresse de l'émetteur 
sélectionner les
paramètres correspondant aux conditions de
réception
<clic g> sur le lien 
pour préciser le dossier 
<clic g> sur 
Définissez les
conditions
puis
sélectionner les
paramètres correspondant aux actions
<clic
g> sur le lien
pour préciser le
message 
<clic g> sur
définir les
exceptions
donner un nom à la
régle et l'activer
<clic g>
sur 
Créer
une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus
La liste des règles s'affiche dans la fenêtre dans la quelles elles peuvent être gérées.
10. EXERCICE
Créer
dans le dossier réception un dossier pour chacune des personnes présentes
Créer une règle vous affichant un message et transférant automatiquement les messages de votre correspondant dans son dossier
Échanger des messages entre vous et vérifier que le fonctionnement est adéquat