Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où les participants utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps.

1   FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION

Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice complexe à la "demande de réunion".

ACTION

 onglet "ACCUEIL"
groupe "nouveau" (1er bloc)
<clic g> sur
sélectionner le carnet d'adresses à utiliser
indiquer les destinataires (obligatoires, facultatifs) et l'emplacement  (ressources)
indiquer dates et durée
 pour envoyer la demande
la réunion est automatiquement créée dans le calendrier

exercice

Envoyer aux participants comme ci-dessus une invitation à une réunion sur le modèle ci-dessous

infos

affiche votre calendrier pour vérifier si vous êtes libre aux dates et heures indiquées

2   Ajouter des participants

Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion.

ACTION

 onglet "ACCUEIL" groupe "nouveau" (1er bloc)
<clic g> sur
renseigner les éléments

Description : souris gauche.gifbouton gauche

<double clic> sur la date du calendrier

renseigner les éléments

 

<clic g> sur
l'onglet  s'affiche au lieu de l'onglet
indiquer les destinataires
indiquer les dates, durée et emplacement de la réunion
 pour envoyer la demande
la réunion est créée dans le calendrier

exercice

Créer une réunion sur le modèle ci-dessus en partant d'un rendez-vous

AFFICHER LA PLANIFICATION

ACTION

 onglet "réunion"
groupe "afficher" (2ème bloc)
<clic g> sur
si les calendriers des participants sont partagés, Outlook est en mesure d'afficher la disponibilité de ces derniers

exercice

Afficher la planification de la réunion précédente

 

infos

Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier ou qu'il clique sur

Modifié le: vendredi 23 mars 2012, 10:50