Tutoriel Access 2010 utilisation en ligne: B. La gestion des données | Cours gratuits en informatiques et gestion en ligne

Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement.

1 SAISIE DES DONNÉES

L'ajout d'un enregistrement crée une nouvelle ligne à la fin de la feuille de données.

SAISIR UN ENREGISTREMENT

ACTION

table ouverte (en mode feuille de données)
<clic g> sur le premier champ vide à la suite de
saisir la première information puis <tab>
saisir les informations de chaque champ en faisant <tab> entre chaque saisie
le changement d'enregistrement valide la saisie

CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT

ACTION

bouton gauche

<clic g> sur de la zone de défilement

onglet "ACCUEIL"
groupe "enregistrements" (4^ème bloc)

<clic g> sur

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Saisir les données comme ci-dessus (jusqu'au N°19)

avancé

Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ). Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table Access que d'un tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante :
Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur d'enregistrement sur lequel vous faites un <clic droit>
(les enregistrements sont alors ajoutés)
Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes, sélectionner la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes un <clic droit>
(les valeurs du presse-papiers remplacent les valeurs existantes à partir de la 1^ère valeur)

2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES

Il suffit de cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement soit sélectionné. L'ascenseur vertical permet de choisir les lignes à afficher.

La zone de défilement, en bas et à gauche permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage.

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement

Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique

ACTION

onglet "ACCUEIL"
groupe "rechercher" (5^ème bloc)

<clic g> sur

<clic g> sur la position de l'enregistrement à atteindre

infos

Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de défilement puis <entrée> s'il ne l'est pas

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18^ème

3 SÉLECTION DES DONNÉES

La sélection des données va précéder leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue de manière aussi naturelle que dans un tableur.

SÉLECTION

Sélection d'une données :
pointer au-dessus de la donnée
(forme du pointeur ) puis <clic g>

Sélection de plusieurs données
faire glisser sur les données
(forme du pointeur )

Sélection d'une ligne :
pointer en début de ligne sur
(forme du pointeur ) puis <clic g>

Sélection de la table entière :
pointer à l'intersection des têtes de lignes et de colonnes sur de

(forme du pointeur ) puis <clic g>

Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale.

ACTION

onglet "ACCUEIL"
groupe "rechercher" (5^ème bloc)

<clic g> sur

infos

Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Sélectionner avec la souris le 1^er enregistrement puis le dernier
Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection

4 MODIFICATION DES DONNÉES

Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées.

Pour modifier les données d'une table, il suffit de cliquer avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée.

ATTENTION

Si les données du champ servent de clé à la table, la modification est impossible

MODIFIER LES DONNÉES

ACTION

bouton gauche

table affichée (en mode feuille de données)
afficher l'enregistrement désiré avec l'ascenseur ou les cases de défilement
<clic g> sur la cellule contenant l'information à modifier
mettre à jour des nouvelles données
le déplacement sur une autre cellule valide la modification

ATTENTION

Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur,
la touche <echap> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche de la barre d'outils "accès rapide" (s'il y a eu changement de champ)

CONSEIL

Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise à jour est appropriée

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements concernés

5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT

La suppression d'une ligne correspond ici à la suppression d'un enregistrement.

ACTION

clavier

sélectionner la ligne
touche <supp>
pour valider

bouton droit

sélectionner la ligne
<clic d>
pour valider

onglet "ACCUEIL"
groupe "enregistrements" (4^ème bloc)

sélectionner la ligne
<clic g> sur
pour valider

avancé

Si des données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord supprimer ces données connexes puis revenir supprimer l'enregistrement.

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Créer le nouvel enregistrement suivant :
Le supprimer

6 RECHERCHE DE DONNÉES

Si la recherche concerne la base entière, la recherche s'effectue dans tous les champs.

ACTION

zone défilement

feuille de données affichée
<clic g> sur (extrémité de la zone de défilement)
saisir un à un les caractères de la recherche
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure

Le ruban permet d'effectuer la recherche tout en affinant les critères.

ACTION

onglet "ACCUEIL"
groupe "rechercher" (5^ème bloc)
<clic g> sur
renseigner la boite de dialogue (vérifier que dans "regarder dans" est indiqué le nom du champ sinon l'afficher avec la liste déroulante)
pour atteindre la prochaine occurrence
Access s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Rechercher le terme "bivouac" des 2 manières exposées

ATTENTION

Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des minuscules lors de la recherche en cochant

7 REMPLACEMENT DE DONNÉES

L'utilisation est sensiblement la même que pour la recherche hormis le fait qu'il faut indiquer par quoi il faut remplacer l'objet de la recherche.

ACTION

onglet "ACCUEIL"
groupe "rechercher" (5^ème bloc)
<clic g> sur
renseigner la boite de dialogue
pour remplacer toutes les occurrence en une seule fois

infos

C'est un des avantages de l'affichage de la table en mode "feuille de données" que de permettre un remplacement aisé de données pour des mises à jour ou des corrections, sans avoir à utiliser de requêtes (plus complexes).

CONSEIL

Penser à faire des Copier/Coller entre les données et la zone de recherche pour éviter les problèmes d'orthographe (espaces, accents…)

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"

8 ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION

A la fermeture de la table, Access demande confirmation de l'enregistrement de la mise en forme.

Il est aussi possible d'enregistrer les modifications faîtes à la structure et à la mise en forme de la table (les modifications des données étant enregistrées au fur et à mesure).

ACTION

onglet "ACCUEIL"
groupe "enregistrements" (4^ème bloc)

<clic g> sur

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Enregistrer les modifications de présentation effectuées

9 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS

Cette fonctionnalité permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le total des enregistrements.

ACTION

onglet "ACCUEIL"
groupe "enregistrements" (4^ème bloc)

<clic g> sur (idem pour l'enlever)
une ligne"total" s'affiche à la suite des enregistrements
<clic g> sur du champ pour choisir la fonction adaptée
les fonctions dépendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Faire le total des enregistrements sur le champ "titre"

Lorsqu'il n'y a pas de valeurs dans le champ, c'est la fonction "compte" qui est proposée ; s'il y a des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible.

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrage",
Ajouter le champ "valeur" et le mettre avant le champ "commentaires"
Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne

10 TRI DES ENREGISTREMENTS

Pour une meilleure lisibilité des données, elles peuvent aussi être triées.

ACTION

bouton gauche

<clic g> sur de la tête de colonne servant au tri
<clic g> sur

bouton droit

<clic g> dans la colonne de tri
<clic d>
<clic g> sur l'ordre de tri voulu

onglet "ACCUEIL"
groupe " trier et filtrer " (3^ème bloc)

<clic g> dans n'importe quelle données de la colonne de tri
<clic g> sur (pour supprimer le tri)
les données sont triées dans l'ordre croissant ou décroissant du champ

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages", Trier les enregistrements par ordre croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris

11 FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS

Filtrer les enregistrements n'affiche que les enregistrements correspondant à des critères définis. Les autres enregistrements sont alors masqués.

ACTION

bouton gauche

<clic g> sur de la tête de colonne servant de filtre
<cocher> le filtre voulu

ou
<clic g> sur

bouton droit

<clic g> sur la valeur de filtre
<clic g> sur le filtre voulu
ou
<clic g> sur

onglet "ACCUEIL"
groupe " trier et filtrer " (3^ème bloc)

<clic g> dans la colonne de filtre
<clic g> sur
<cocher> le filtre voulu

ou
<clic g> sur
seules les données correspondant au filtre sont affichées

EXEMPLE DE FILTRE DE TEXTE

ATTENTION

Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur
ou dans la zone de défilement sur /ou utiliser le menu contextuel dans la colonne adéquate

exercice

Dans la table en cours de la base "ouvrages",
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes"
Annuler le filtre

Modifié le: mardi 20 mars 2012, 11:00