C. Les requêtes sélection

La requête de sélection est préalable à tout autre type de requête et  permet de s'assurer que les enregistrements qui vont être ajoutés, modifiés ou supprimés sont bien ceux que l'on souhaite

bouton gauche

dérouler les objets "requêtes" du volet de navigation
<double clic> sur le nom de la requête
la requête s'affiche en "feuille de données"

 bouton droit

dérouler les objets " requêtes " du volet de navigation
<clic d>  sur la requête
la requête s'affiche en "feuille de données

 onglet "créer"
groupe "requêtes" (3^ème bloc)

<clic g> sur  
les assistants pour les différents types de requête s'affichent
<clic g> sur

bouton gauche

1 - sélectionner la table
si une table est déjà ouverte, c'est celle-ci qui est proposée par défaut
2- sélectionner le champ
3 - <clic g> sur
le champ passe dans la liste des champs sélectionnés
répéter  l'opération pour chaque champ désiré
<clic g> sur
choisissez l'une des options
<clic g> sur 

À partir de la table "employés" de la base "Northwind 2013"
Sélectionner les champs "nom, "prénom", "société" et "ville"
Afficher la requête en choisissant
Afficher les données extraites en mode "feuille de données" puis en mode "création"

groupe "requêtes" (3^ème bloc)

<clic g> sur
une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche
<clic g> sur la table à ajouter puis
répéter l'opération autant de fois que nécessaire puis

 onglet "créer" (le dernier)
groupe "paramètres de requêtes" (3^ème bloc)

<clic g> sur     

bouton droit

<clic d> sur l'onglet de la requête
<clic g> sur 

 barre accès rapide

onglet de la requête activé
<clic g> sur

La première fois qu'on l'enregistre, il faut donner un nom à la requête; une fois fermée, un <clic droit> sur son nom affiche un menu contextuel permettant de la renommer.

Les données n'ont pas besoin d'être enregistrées et sont mises à jour en temps réel alors que les éléments de structure doivent être enregistrés pour que les modifications apportées soient conservées

bouton gauche
Dans le volet supérieur figure une boîte contenant la liste des champs de la table source
<double clic> sur le champ à ajouter dans la requête
ou
<clic g> sur le champ puis glisser le champ jusqu'à la grille d'interrogation
ou
<clic g> sur la zone champ de la grille d'interrogation (volet inférieur)
<clic g> dans un champs vide puis sur  de la zone champ  pour déroulez la liste
<clic g> sur le champ à ajouter

Dans la base en cours "Northwind 2013", créer une nouvelle requête à partir de la table "employés"
Prendre les champs "société", "nom", "prénom" "ville" et "fonction"
Enregistrer la requête en cours sous le nom "Employés requete1"

bouton gauche
<double clic> sur l'étoile "" 1^er élément de la liste des champs
ou
dans la grille d'interrogation (volet inférieur)
<clic g> sur "nomdelatable.*" 1^er élément de la liste des champs (ex :)

bouton gauche
  <double clic> sur l'entête de la table
tous les champs sont alors sélectionnés
<faire glisser> les champs dans la grille d'interrogation

Plusieurs champs de la liste déroulante peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la touche <ctrl> enfoncée pendant la sélection.
La touche <maj> permet de sélectionner un bloc de champs consécutifs dans la liste

bouton gauche
<clic g> au-dessus du nom du champ (forme du pointeur)
faire éventuellement glisser sur les colonnes adjacentes
ne pas relâcher la souris entre les 2 actions

bouton gauche
sélectionner puis pointer en haut des champs sélectionnés (forme du pointeur )
faire glisser horizontalement les champs à leur nouvelle position    

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "northwind 2013
Classer les champs comme suit :

sélectionner le ou les champs
(dans la grille d'interrogation - volet bas)  
Appuyer sur la touche <suppr> du clavier

 onglet "créer" (le dernier)
groupe "paramétrage de requêtes" (3^ème)

sélectionner le ou les champs (ou simplement <clic g> dans le champ)
<clic g> sur

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Supprimer le champ "fonction" puis enregistrer

bouton gauche
 <clic g> à gauche du champ à modifier (dans la grille d'interrogation - volet bas)  
Saisir le nouveau nom (étiquette) suivi d'un double-point ":"
Laisser le nom de champ de la table à la suite du double-point (ex : )

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Renommer le champ "nom" en "patronyme"
Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

Si un champ utilisé dans la requête possède une légende définie dans la table (propriété de champ), la légende s'affiche au lieu de l'étiquette et malgré la requête Penser alors si nécessaire à aller mettre une légende directement dans les propriétés du champ de la requête

Pour afficher une colonne vide avec un titre pour remplissage manuel ultérieur, il suffit de créer une nouvelle colonne avec le nom souhaité suivi de ": Null"
  

Pour afficher le nom complet de l'employé, la formule à utiliser est la suivante :

Les noms de champ peuvent être difficiles à orthographier ou peuvent ne pas être ce qu'ils paraissent (espace avant ou après inclus - par erreur ? - dans le nom : voir champ "nom") ; Ne pas hésiter à faire des copier/coller des noms de champ si un problème se pose.

Un <double clic> avec la forme  sur le bord droit en haut d'un champ sélectionné ajuste la largeur de la colonne de champ aux données contenues

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "northwind 2013"
Créer un nom "nom complet" regroupant les champs "nom" et "prénom" (séparés par un espace) puis enregistrer

Il faut éviter d'utiliser les noms réservés par Access (champs nommés "Nom", "Note", …)

bouton gauche
 <clic g>  sur la case à cocher à l'intersection de la ligne "afficher" et de la colonne du champ (dans la grille d'interrogation - volet bas)
 Répéter l'opération pour chacun des champs devant être affichés ou non
seuls les champs cochés sont affichés

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Ne plus afficher le champ "nom"
Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

bouton gauche

<clic g> sur  à l'intersection de la ligne de tri et de la colonne du champ de tri
sélectionner l'ordre de tri
La liste apparaît triée en mode feuille de données pour le champ spécifié

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Trier les données à partir du champ "nom complet"
Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

bouton gauche
mettre les champs dans l'ordre de tri (en déplaçant  les colonnes)
<clic g> sur  à l'intersection de la ligne de tri et de la colonne du 1^er champ de tri
sélectionner l'ordre de tri
répéter l'opération pour chaque champ
En mode "feuille de données", la liste s'affiche triée pour les champs spécifiés

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Afficher les champs "nom" et "prénom"
Rajouter le champ " fonction"
Ne plus afficher le champ "nom complet"
Afficher les champs dans l'ordre suivant : "Fonction", "Nom", "Prénom", "Société" et "Ville"
Trier les données par "fonction" croissante puis par "Nom" et "Prénom" décroissants
Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

Il est impossible d'effectuer un tri sur certains types de champ (mémo, Ole, …)

Pour afficher des données dans un ordre différent du critère de tri, il faut d'abord mettre les champs du critère de tri avec leur type de tri mais non affichés puis les champs dans l'ordre d'affichage (ce qui amène à mettre 2 fois les champs servant au tri à 2 endroits différents)

affiche

bouton gauche   clavier
<clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1^er champ de critère
saisir le critère
Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte"
répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné
En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés  

si le critère est de type "texte", Access l'encadre d'apostrophes ; s'il est de type "date", il est encadré de dièses et s'il est de type "numérique", il est affiché tel quel

Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Ville=Cherbourg,  la saisie peut s'effectuer de plusieurs manières (casse indifférente) :

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Supprimer les champs "nom" et "prénom"
N'afficher que les employés habitant "Cherbourg"
Afficher en mode "feuille de données" pour vérifier puis enregistrer

Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir de la feuille de données  

bouton gauche   clavier
<clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1^er champ de critère
saisir le critère en utilisant les caractères génériques adaptés
Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte"
répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné
En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

ch?rCherbourg
c*r*Colmar, Cherbourg, Chambéry
CH*Cherbourg, Chambéry

#ème3ème  ou  4ème …
ch*r[!y]Cherbourg  mais pas Chambéry

Tester les cas de figure cités dans l'exemple ci-dessus

bouton gauche   clavier
<clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1^er champ de critère
saisir le critère en précisant les 2 bornes de l'intervalle
répéter éventuellement l'opération pour chaque champ concerné
En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 73000 et 74000 (limites comprises)

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Réaliser la requête ci-dessus

bouton gauche   clavier
<clic g>  à l'intersection de la ligne de critères et de la colonne du 1^er champ de critère
saisir le critère "est null" ou "est pas null"
Permet de sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non des valeurs

La requête ci-dessous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information

Dans la base en cours "Northwind 2013", créer une nouvelle requête telle que ci-essus (sans fermer la précédente)
Afficher les employés dont le champ "notes" est vide
Fermer la requête sans l'enregistrer

Ce critère peut être utilisé pour tous les types de champs

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant commercial"

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Réaliser la requête ci-dessus

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 60000 et 74000 (bornes non comprises)

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Réaliser la requête ci-dessus

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville)

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "northwind 2013"
Réaliser la requête ci-dessus

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial"

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Réaliser la requête ci-dessus

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial"

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Réaliser la requête ci-dessus

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est strictement supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession de "représentant commercial" ou de "Vice-président des ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la profession de "représentant commercial" habitant Cherbourg

Dans la requête en cours "Employés requete1" de la base en cours "Northwind 2013"
Réaliser la requête ci-dessus, l'enregistrer et la fermer

À partir de la table "Commandes", il est possible de calculer les délais de livraison en soustrayant la date d'expédition à la date de commande

Dans la base en cours "Northwind 2013"
Réaliser la requête ci-dessus à partir de la table "commandes"
L'enregistrer sous le nom "Commandes Délais de livraison

Une valeur peut être complétée d'une unité (ou de n'importe quel texte) en utilisant l'opérateur de concaténation de chaînes de caractères : "&"

Dans la requête en cours "Commandes Délais de livraison" de la base en cours "Northwind 2013"
Réaliser la requête ci-dessus (idem que précédemment mais avec  l'unité "jour")
L'enregistrer puis la fermer

Le résultat est aligné à gauche car ce n'est plus une valeur numérique mais le résultat d'une concaténation, donc une chaine de caractères

onglet "créer" (le dernier)
groupe "afficher/masquer" (dernier bloc)

<clic g> sur  (idem pour l'enlever - le menu contextuel propose le même outil)
une ligne s'affiche en dessous de la ligne "table"

<clic g> sur cette ligne dans la colonne du champ souhaité
<clic g> sur   de
choisir l'opération (fonction) parmi celles proposées
les opérations dépendent du type de champ

Créer une nouvelle requête à partir de la table "commandes" dans la base en cours "Northwind 2013"
Insérer les champs "Réf commande", "Date de commande", "Date de commande" une 2^ème fois et "frais d'expédition"
L'enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition regroupements"
Faire le calcul du nombre de commandes, de la date de la première et de la dernière commande et de la moyenne des frais d'expédition
Enregistrer et fermer la requête

Pour faire plusieurs calculs sur un même champ, il faut le répéter pour chaque calcul
Bien nommer les champs en fonction de leur résultat soit par leur étiquette suivi de double-point, soit en utilisant la propriété "légende" du champ dans la requête

bouton gauche   clavier
sur la ligne "opérations"
indiquer regroupement dans la colonne du ou des champs servant de base aux calculs (pour lequel un calcul sera effectué à chaque changement de valeur)

indiquer le type d'opération pour les autres champs (compte, somme…)
afficher en mode "feuille de données"   

Pour calculer le total des frais d'expédition par client et par ville, il faut laisser "regroupement" dans les champs "Ville d'expédition", "Réf client" et "Nom d'expédition" et préciser la fonction "Somme" en tant qu'opération dans le champ "Frais d'expédition"

Dans la base en cours "Northwind 2013",
Créer une nouvelle requête et réaliser l'exemple ci-dessus
L'Enregistrer sous le nom "Commandes  Frais expédition"

Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent par défaut dans la feuille de données. Il est préférable de les renommer ou de mettre une légende au niveau des propriétés du champ

bouton gauche  clavier
sur la ligne "critères", rajouter les critères voulus de la manière classique
afficher en mode "feuille de données"

Dans la requête en cours "Commandes  Frais expédition" de la base "Northwind 2013"
Calculer le total des frais d'expédition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est différent de "0", enregistrer la requête sous le nom "Commandes Frais expédition chicagosaumur" puis la fermer

Dans la base en cours "Northwind 2013",
Créer une nouvelle requête à partir de la table "Commandes"
Ajouter 2 fois le champ "Date d'expédition" puis calculer pour chaque mois de chaque année le total des frais d'expédition lorsque ce total est différent de 0 en utilisant les fonctions "Année()" et "Mois()"
L'enregistrer sous le nom " Commandes Frais expédition par an" puis la fermer

Bien évaluer la pertinence des résultats : les requêtes sous Access fournissent quasiment toujours un résultat mais, si la requête est mal formulée, ce résultat peut être incohérent (notamment la fonction "compte" qui compte simplement le nombre d'enregistrements du groupe)

Pour obtenir la liste des commandes clients pour la période du 10 Avril 2006 au 25 Avril 2006, il faut afficher les tables "Clients "et "Commandes" (la relation entre les 2 s'affiche sous forme d'un lien : )

Dans la base en cours "Northwind 2013",
Créer une nouvelle requête à partir des tables "Clients" et "Commandes" comme ci-dessus
L'enregistrer sous le nom "Clients Commandes" et la fermer

Bien vérifier que les liens entre les tables sont présents pour que le résultat généré soit cohérent.

onglet "créer" (le dernier)
groupe "paramètres de requêtes" (3^ème bloc)

<clic g> à l'intersection de la ligne de critères et du champ concerné
<clic g> sur    dans le ruban (le générateur d'expression s'affiche)

      Somme

Calcule la somme des valeurs d'un champ (numérique)

      Moyenne

Calcule la moyenne des valeurs d'un champ (numérique)

      Min

Détermine la plus petite valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)

      Max

Détermine la plus grande valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)

      Compte

Calcule le nombre de valeurs non nulles (null) d'un champ (sauf mémo, Ole…)

      Ecartype

Calcule l'écart type des valeurs d'un champ (numérique)

      Var

Calcule la variance des valeurs d'un champ (numérique)

      Premier

Donne la 1^ère valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)

      Dernier

Donne la dernière valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)

Pour calculer par produit les prévisions de ventes en €, il faut créer une nouvelle requête à partir de la table "produits".
En utilisant le générateur d'expression, créer un champ "désignation" correspondant au "Code du produit" suivi de "Nom du produit" (comme ci-dessous)

Créer un champ nommé "valeur ciblée" correspondant au champ "Niveau ciblé" multiplié par le prix unitaire (champ "Prix unitaire") (comme ci-dessous)

puis afficher la feuille de données correspondante

…

Dans la base en cours "Northwind 2013",
Créer la requête de l'exemple ci-dessus puis avec le générateur d'expression
Créer un champ nommé "coût ciblé" correspondant au "niveau ciblé" valorisé par le "coût standard" unitaire puis afficher la feuille de données correspondante
Créer un champ nommé "marge ciblée" correspondant à la différence entre la "valeur ciblée" et le  "coût ciblé
Enregistrer la requête sous le nom "Produits valeur cible"

L'utilisation de champs calculés pour un autre calcul dans une même requête est déconseillée pour des calculs complexes –  Réutiliser le calcul même au lieu de sa désignation

afficher la requête en mode "création"
pointer dans une zone vide du volet d'interrogation (volet inférieur)
<clic d> propriétés

onglet "créer" (le dernier)
groupe "afficher/masquer"

afficher la requête en mode "création"
<clic g> sur

cocher la case d'affichage du champ :
Les propriétés de la requête s'affichent dans un volet à droite de la fenêtre

   Description

Décrit la requête

   Tous les champs

Affiche tous les champs de la ou des tables sélectionnée(s)

   Premières valeurs

Nombre de premiers enregistrements sélectionnés ou pourcentage

   Valeurs distinctes

Oui : Élimine les doublons

   Enr unique

Oui : Conserve les doublons

   Filtre

N'affiche que les enregistrements correspondant aux critères

   Tri par

Trie les enregistrements dans l'ordre croissant ou décroissant du ou des champs

   Type Recordset

Feuille de réponse dynamique : données modifiables
Instantané : données non modifiables

Si la feuille de propriétés n'affiche plus qu'une ou deux informations, faire un <clic g> dans une zone vide du volet d'interrogation (volet inférieur)

Si le "Type Recordset" est laissé sur "feuille de réponse dynamique" (option par défaut), les données résultantes de la requête sont modifiables (modification sur les tables d'origine)

Dans la requête en cours "Produits valeur cible" de la base en cours "Northwind 2013"
Faire une description et n'afficher que les 5 premières valeurs de la requête puis exécuter
Enregistrer la requête sous le nom " Produits valeur cible 5 premiers"
Annuler la sélection des 5 premières valeurs  et ajouter le champ "catégorie"
Enregistrer sous le nom "Produits valeur cible catégorie" puis fermer les requêtes ouvertes