Tutoriel Excel 2013 n1: C. Les types de données | Cours gratuits en informatiques et gestion en ligne

1. LES DONNÉES NUMÉRIQUES

Une donnée numérique est un nombre mais peut être aussi une date ou une heure.

a) LES NOMBRES

Excel sait reconnaître automatiquement les données numériques. Un nombre doit être saisi tel quel, tous chiffres à la suite, la mise en forme du nombre intervenant dans un second temps ; les nombres sont à priori justifiés à droite.

Principes :

Excel accepte les caractères spéciaux suivants dans une saisie numérique :
+ - ( ) / % * E

le symbole monétaire, le séparateur de millier et le séparateur décimal sont également acceptés : € <espace>

Le format standard est affecté par défaut aux cellules d'une feuille de travail. Excel remplace ce format par le format adapté en fonction de la saisie (%, €...)

Saisir d'abord les valeurs brutes, sans mise en forme, puis affecter le format du nombre (plutôt que de saisir à la fois valeur et format) - seul le % fait exception à cette règle (on peut saisir directement X%)

Dans le classeur en cours
Dans une cellule vierge, saisir 1500€
Dans la cellule au-dessous, saisir 1500F
Remarquer que dans le 1^er cas, l'alignement se fait à droite (c'est un nombre) et dans le second cas, l'alignement se fait à gauche (il est reconnu comme du texte)

b) LES DATES ET LES HEURES

Les dates et les heures sont reconnues et peuvent faire l'objet de calculs. Les dates sont considérées comme nombres entiers et les heures comme nombres décimaux.

clavier

sélectionner la cellule de saisie
saisir la date ou l'heure
<entrée> pour valider
l'alignement automatique à droite indique qu'il s'agit d'un nombre

RECOMMANDATIONS :

Les dates doivent être saisies avec le séparateur / (slash) 13/07/11

les heures doivent être saisies avec le séparateur : (deux points) 14:20

Si l'alignement ne s'effectue pas automatiquement à droite à la validation, la saisie n'est pas reconnue comme heure ou date et aucun calcul ne pourra être effectué avec

C'est dans un second temps, à l'aide du format que vous donnerez la présentation définitive à la date ou à l'heure (ex 30 juillet 2013 ou 14h 20 mn)

Comme pour les autres formats de nombre, si vous saisissez directement les dates et les heures telles que vous voulez les voir afficher, vous prenez le risque que Excel ne les reconnaisse pas, les considère comme du texte et ne puisse faire de calcul avec

Dans le classeur en cours, dans une cellule vierge,
Saisir : 30/06/13 – valider puis saisir 11:45:30 – valider (vérifier que tout s'aligne à droite)
Fermer le classeur sans l'enregistrer

2. LES DONNÉES TEXTE

Les données alphanumériques sont les données qui ne sont pas considérées par Excel comme des nombres ou des formules.

a) LE LIBELLE

Les libelles sont automatiquement alignés à gauche.

Pour entrer en tant que texte des caractères qui sont numériques, le plus sûr est de les saisir sous forme de formule du type : ="256"

Si vous saisissez le nombre et que vous lui donnez le format "texte", il sera quand même pris en compte dans les calculs

b) LA ZONE DE TEXTE

La zone de texte permet de créer au sein de la feuille de travail une zone destinée à du texte, texte qui peut alors recevoir une mise en forme particulière.

onglet accueil
groupe "édition" (avant dernier bloc)

<clic g> sur
<faire glisser> pour positionner et définir la taille de la zone de texte
(la largeur de la zone est fixe et la saisie se poursuit éventuellement sur d'autres lignes)
ou
<clic g> (taille de zone standard)
la taille de la zone s'agrandit horizontalement au fur et à mesure de la saisie
saisir le texte
<clic g> en dehors de la zone pour valider

Manipulations

<clic g> dans la zone de texte affiche le point d'insertion à l'intérieur et sélectionne la zone de texte (elle est entourée d'un cadre avec sur les côtés et les angles)

pointer sur un bord de la zone de texte sélectionnée (forme ) permet son déplacement en faisant glisser la souris

<clic d> sur un bord de la zone de texte sélectionnée permet l'affichage de son menu contextuel

c) LES COMMENTAIRES

Un commentaire est annexé à une cellule. Il est affiché dans une bulle d'aide ; un petit triangle rouge en haut et à droite de la cellule désigne les cellules annotées.

onglet révision
groupe "commentaires" (3^ème bloc)

sélectionner la cellule
<clic g> sur
SAISIR LE TEXTE
<CLIC G> EN DEHORS POUR VALIDER
La cellule annotée est marquée d'un triangle rouge

bouton droit

sélectionner la cellule
<clic d>
saisir le texte
<clic g> en dehors pour valider
La cellule annotée est marquée d'un triangle rouge

Le commentaire n'est normalement affiché que lorsque l'utilisateur pointe la souris sur la cellule commentée ; il peut cependant être affiché en permanence.

onglet revision
groupe "commentaires" (3^ème bloc)

sélectionner la cellule
<clic g> sur

bouton droit

sélectionner la cellule
<clic d>

ne nécessite pas de sélection préalable mais concerne tous les commentaires

Ouvrir le classeur "commande de fleurs"
Sélectionner la cellule dont le contenu est "pivoines"
Indiquer comme commentaire : "délais de 8 jours"
Pointer sur le commentaire pour l'afficher

Le commentaire affiché, il est possible de le modifier.

bouton gauche