Le publipostage s'effectue très simplement sans passer par l'assistant. Il convient toujours de distinguer le document principal du fichier de données.

Le document principal est composé de deux parties différentes :

*       Le texte fixe qui sera identique quel que soit le document généré

*       Le texte variable qui sera propre à chacune des lignes d'enregistrement du fichier de données. Le texte variable sera indiqué dans le document de base par la présence des champs de données insérés par l'utilisateur et issus du fichier de données.

1     DOCUMENT PRINCIPAL

Que ce soit en saisissant un nouveau document de toutes pièces ou bien en adaptant un document  existant, la première étape consiste à créer un nouveau document destiné à recevoir le texte de la lettre.

 menu fichier
<clic g>  sur  ou
saisir ou compléter le texte (conserver le texte qui convient/supprimer le texte qui ne convient pas)
laisser des blancs là où le texte sera différent d'une lettre à l'autre
enregistrer le document (éventuellement sous un nouveau nom)

 

Il est ici indispensable de respecter les règles de saisie de texte dans Word ainsi que les règles de mise en forme "police" et "paragraphe"

 Le document étant créé, il faut le déclarer comme document principal de publipostage.


groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)

<clic g>  sur
<clic g>  sur

 

Ouvrir le document "exo lettre fleur.doc"
Déclarer ce document comme document principal

2     FICHIER DE DONNÉES

Le document de données contient plusieurs lignes ; chacune des lignes correspond à un enregistrement. Chaque enregistrement contient plusieurs valeurs (texte ou chiffre) ; chacune de ces valeurs correspond à un champ.


groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)

<<clic g>  sur
<clic g>  sur

C'est ici la même fenêtre que dans l'assistant

 

Dans le document "exo lettre fleur.doc"
Créer la liste de destinataires suivante (tenir compte de l'ordre des champs)
 et l'enregistrer

 

Word peut utiliser les contacts de Outlook dans les publipostages en choisissant 

 

 La liste des destinataires peut être modifiée ou enrichie.


groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)

<<clic g>  sur

3     COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL

Il faut maintenant insérer les champs dans le document principal.


groupe " champs d'écriture et d'insertion" (3ème bloc)

positionner le pointeur à l'emplacement de l'adresse ou de la formule d'appel
<clic g>  sur   ou   ou et choisir la présentation
les noms de champs apparaissent entre chevrons

 

Ce sont ici les mêmes boîtes de dialogue que dans l'assistant

 

Penser à laisser un espace entre les champs

 

l'outil  met les champs de fusion en évidence sur fond gris

 

Dans le document principal "exo lettre fleur.doc"
Insérer les champs de données en remplaçant les zones variables par le champ de données correspondant (pour faciliter le travail toutes les zones variables sont surlignées en gris clair) - utiliser d'abord les outils "bloc d'adresse" et "formule d'appel" puis les supprimer et utiliser l'outil "insérer un champ de fusion" et insérer les champs utiles

 

L'outil  permet de faire la correspondance entre les noms de champ du document de données et les noms de champ reconnus par Word – Bien vérifier que tous les champs sont reconnus sinon, faire la correspondance

 

4     APERÇU DE LA FUSION

Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.


groupe "aperçu des résultats" (4ème bloc)

<clic g>  sur   (idem pour désactiver)
les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné

 

 permet de faire défiler les enregistrements

 

Afficher "exo lettre fleur.doc" en mode "aperçu" et faire défiler les enregistrements puis revenir à l'affichage des noms de champ

5     MISE EN FORME

La mise en forme des champs s'effectue de la même manière que pour du texte normal dans le document principal.

bouton gauche
sélectionner l'ensemble du champs
utiliser les outils du ruban

 

Mettre en forme "exo lettre fleur.doc"

 

Pour afficher les codes de champ au lieu de leur valeur, cocher , dans   des options de Word,  menu fichier

6     FUSION

La fusion peut s'effectuer de différentes manières.


groupe "terminer" (5ème bloc)

<clic g>  sur   
choisir la destination

*        
À l'écran, un fichier "lettres1" va être créé ; ce document est composé d'autant de lettres personnalisées (séparées par un saut de section) que d'enregistrements dans le fichier de données ; il est alors possible de modifier les documents un à un avant impression.

*        
A l'impression, les lettres personnalisées sont imprimées sans contrôle intermédiaire.

Faire la fusion à l'écran dans des documents "lettreN°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des documents parfaits et de procéder éventuellement à une modification ne concernant qu'une lettre type, avant l'impression sans avoir à recommencer toute la fusion - Sauf exception, il ne sert à rien de conserver ces documents "lettreN°" après impression puisqu'ils peuvent à tout moment être reconstitués

 

À partir du document principal "exo lettre fleur.doc"
Effectuer la fusion à l'écran (autant de fois que nécessaire jusqu'à obtention de lettres parfaites prêtes à être imprimées)

Modifié le: jeudi 7 novembre 2013, 11:22