C. Le calendrier

ACTION

 onglet "dossier"
groupe "nouveau" (1^er  bloc)
<clic g> sur

bouton droit

dans le volet gauche
<clic d> 

saisir le nom du nouveau calendrier
 pour valider

exercice

Créer deux nouveaux calendriers nommés "perso" et "pro"

ACTION

 onglet "accueil"
groupe "gérer les calendriers" (4^ème  bloc)

<clic g> sur

bouton droit

dans le volet de gauche au niveau de
<clic d> 

saisir le nom du nouveau groupe de calendrier
 pour valider

exercice

Créer un groupe de calendriers nommé "emploi du temps"

ACTION

 onglet "dossier"
groupe "actions" (2^ème  bloc)
<clic g> sur
pour le copier

ACTION

bouton gauche

<faire glisser> le calendrier à sa nouvelle position
<ctrl> enfoncé pour le copier

bouton droit

<clic d>
indiquer le nouvel emplacement
<clic d> (pour le copier)

ATTENTION

L'outil  ne propose pas de le déplacer vers un groupe

infos

Le bouton droit propose aussi ,  et  et  le calendrier dans la liste

exercice

Déplacer les deux nouveaux calendriers nommés "perso" et "pro" dans le groupe de calendriers nommé "emplois du temps"

ACTION

AFFICHER UN CALENDRIER

dans le volet de gauche
cocher le calendrier à afficher
 pour valider
si il y a plusieurs calendriers, ils s'affichent côte à côte

ACTION

 onglet "affichage"
groupe "réorganisation" (2^ème  bloc)

<clic g>  sur  

bouton droit

<clic d>

infos

Idem pour revenir à l'affichage normal

ATTENTION

L'outil  n'est actif que si plusieurs calendriers sont affichés

exercice

Afficher en superposition les deux calendriers nommés "perso" et "pro" puis les afficher côte à côte

CONSEIL

Lorsque vous créer un rendez-vous avec des calendriers en superposition, assurez-vous que le rendez-vous est créé dans le bon calendrier

ACTION

 onglet "affichage"
groupe "couleur" (3^ème  bloc)

calendrier affiché
<clic g>  sur  

bouton droit

calendrier affiché
<clic d>

choisir la couleur

exercice

Colorer le calendrier "pro" en vert et le calendrier "perso" en bleu

ACTION

bouton gauche

afficher les calendriers côte à côte
<faire glisser> les événements d'un calendrier à l'autre pour les copier
idem avec la touche <maj> enfoncée pour les déplacer

exercice

Déplacer les événements précédemment créés (réunion et rendez-vous) du calendrier par défaut dans les calendriers "perso" ou "pro" selon leur nature

ACTION

 onglet "accueil"
groupe "organiser" (3^ème  bloc)

calendriers affichés
<clic g>  sur
le calendrier s'affiche horizontalement en heures selon l'échelle de temps

infos

des outils de réorganisation permet de modifier l'échelle de temps
 en bas à droite peut permettre de rajouter un calendrier dans l'affichage "planification"

exercice

Afficher les calendriers "perso" ou "pro" en mode "planification"

ACTION

 MENU FICHIER

sélectionner  (volet de gauche)
paramétrer  votre semaine de travail
les éléments seront repris dans les calendriers

exercice

Paramétrer vos horaires de travail réels

ACTION

 onglet "accueil"
groupe "organiser" (3^ème  bloc)

calendriers affichés
<clic g>  sur
<clic g>  sur 
le calendrier n'affiche plus que les heures de travail

exercice

Afficher les calendriers "perso" ou "pro" en mode "planification" avec uniquement les heures de travail

ACTION

 MENU FICHIER

sélectionner  (volet de gauche)
puis dans les
<clic g>  sur  
les jours fériés dans les calendriers

infos

Il est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances scolaires en allant chercher les éléments sur des sites spécialisés

exemple

Pour rajouter les vacances scolaires,
Faîtes une recherche dans votre moteur de recherche préféré avec des mots clés comme "calendrier vacances scolaires Outlook"
Vous trouverez plusieurs liens
(ex: http://www.education.gouv.fr/pid184/le-calendrier-scolaire.html)
Télécharger le fichier des vacances scolaires
Dans Outlook,
 MENU FICHIER

Désigner le fichier par  puis
Sélectionner le calendrier puis
<clic g>  sur   s'il ne l'est pas déjà
les vacances sont importées dans le calendrier principal

exemple

Le service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une secrétaire. Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire qui gère l'emploi du temps de son directeur a alors aussi accès aux emplois du temps des commerciaux et peut convoquer une réunion en quelques secondes

ACTION

 onglet "accueil"
groupe "partager" (5^ème  bloc)

calendrier affiché
<clic g>  sur
<clic g>  sur
modifier éventuellement les options
 pour valider

ATTENTION

Il est nécessaire de s'inscrire préalablement sur Microsoft Online (inscription gratuite avec adresse de messagerie et mot de passe) pour pouvoir utiliser ce service

exercice

Si vous avez accès à Microsoft online ou à un serveur webdav, publiez votre calendrier "pro" et partagez le avec votre voisin

ACTION

 onglet "accueil"
groupe "partager" (5^ème  bloc)

calendrier affiché
<clic g>  sur
un message avec un lien d'abonnement est proposé à l'envoi
indiquer le destinataire puis envoyer

exercice

Vous avez reçu de votre voisin un mail pour partager son calendrier. Abonnez-vous à son calendrier et demander lui de faire une modification pour vérifier la mise à jour sur votre ordinateur

infos

Il est aussi possible de n'envoyer qu'une vue du calendrier à un moment donné avec