L'état est la meilleure solution pour afficher ou imprimer une situation des données, soit de détail, soit synthétique, à un moment donné.

1   MODE CRÉATION

Comme pour les autres objets de la base, ce mode permet toutes manipulations sur l'état. À tout moment, les différents assistants simplifient l'utilisation de ce mode.

ACTION

 onglet "créer"
groupe "états" (5ème bloc)

<clic g> sur
l'état s'affiche en mode "création"

2   SECTIONS DANS UN ÉTAT

Un état est composé de différentes parties ou sections, chacune étant destinée à recevoir un type d'information donné. Selon la complexité de l'état, ces différentes parties seront ou ne seront pas affichées.

Ces sections sont relatives aux éléments suivants:

*     L'état

*     La page

*     Le groupe

*     Le détail

 

 

exercice

Dans la base "Bibliotheque avec donnees"
Créer un état vide en mode "création"

Section Détail

Elle contient l'élément principal de l'état. Les zones de texte et les autres contrôles affichent des enregistrements à partir de la requête ou de la table source de cette section. On ne peut pas supprimer la section Détail, mais elle peut être laissée vierge ou masquée (propriété Visible)

Section En-tête/Pied d'état

Elles contiennent des informations (un titre, une date ou un résumé) qui sont affichées dans l'en-tête ou le pied d'un état.

Section En-tête/Pied de page

Elles contiennent des informations (des en-têtes de colonne ou un numéro de page) qui sont affichées dans l'en-tête ou le pied de chaque page d'un état.

Section En-tête/Pied de groupe

Elles contiennent des informations (nom de groupe ou totaux de groupes) affichées dans l'en-tête ou le pied de chaque groupe d'enregistrements. Access ajoute la section appropriée lors de la définition d'un en-tête ou d'un pied de groupe dans la fenêtre Trier/Regrouper.

CHANGER LA TAILLE D'UNE SECTION

ACTION

Description : souris gauche.gifbouton gauche

pointer sur l'angle ou le bord (inférieur ou droit) de la section à redimensionner
<faire glisser> jusqu'à obtention de la taille voulue

AFFICHER LES PROPRIÉTÉS

ACTION

Description : souris droite.gifbouton droit

<clic g> sur l'entête d'état ou de section
<clic d> 

exercice

Dans l'état en cours de la base "Bibliotheque avec donnees"
Faire varier la taille des sections
Afficher les propriétés de l'état puis de chaque section

 

infos

Une fois la boite de dialogue "propriétés" ouverte, le changement de sélection (Etat, Détail, Groupe, Entête…) met à jour les propriétés affichées

3   INSERTION DES CHAMPS

Elle s'effectue de manière classique en faisant glisser les champs à leur position avec l'outil "ajouter des champs existants".

ACTION

 onglet "création"
groupe "outils" (6ème bloc)

en mode "création d'état"
<clic g>  sur éventuellement sur
développer éventuellement les tables avec
<clic g>  sur
la liste des champs s'affiche
<faire glisser> le(s) champ(s) à ajouter dans la zone "détail" de l'état
le champ et son étiquette sont insérés dans l'état
<couper/coller> l'étiquette de chaque champ dans la zone "entête de page"
au-dessus du champ
disposer "étiquette" et "champ" l'un au-dessous de l'autre sur la même "colonne"
réduire la hauteur de la zone "détail"

 

infos

Une étiquette est automatiquement insérée à gauche du champ

Description : ancre ios.gifCONSEIL

Si l'état est trop complexe, créer d'abord une requête, afficher les propriétés de l'état en création puis indiquer cette requête dans la propriété "source" de l'onglet "données"

 

exercice

Dans l'état en cours de la base "Bibliotheque avec donnees"
Créer un état "liste par genre" donnant tous les ouvrages classés par genre
Visualiser l'état en mode "aperçu avant impression" puis revenir en mode "création"
Présenter l'état correctement, notamment en réduisant au maximum la hauteur de la zone "détail" (répétée pour chaque enregistrement)
Visualiser l'état en mode "aperçu avant impression" puis revenir en mode "création"

Description : barre copie.gif
exemple

Pour ce faire, vous pouvez faire glisser les champs "genre" de "TypeGenre" et "titre" de "ouvrage" ainsi que le champ "N°Ouvrage" pour créer le lien avec le sous-état (puis supprimer ce champ inutile à l'affichage de la section détail)

4   REGROUPEMENTS

Les outils de tri et de regroupement sont les mêmes que dans le mode "page".

ACTION

 onglet "création"
groupe "regroupements et totaux" (3ème bloc)

état affiché en mode création
<clic g> sur
<clic g> sur
<clic g> sur le champ de regroupement
la section "Entête de groupe" s'affiche dans l'état
<faire glisser> le champ servant au regroupement de la section "détail" à la section "entête de groupe"
supprimer l'étiquette correspondant de l'entête de page

exercice

Dans l'état "liste par genre" en cours de la base "Bibliotheque avec donnees"
Faire un regroupement des ouvrages par genre
Visualiser l'état en mode "aperçu avant impression" puis revenir en mode "création"

Description : ancre ios.gifCONSEIL

Il peut être intéressant pour une meilleure lisibilité de déplacer les étiquettes de champ de la section "détail" vers la section "entête de groupe" ou même de les supprimer


…

Les propriétés du groupe sont alors accessibles comme celles des autres sections de l'état.

DÉFINIR LES PROPRIÉTÉS

ACTION

Description : souris droite.gifbouton droit

<clic g> sur l'entête de groupe :
<clic d> 
la propriété "nom" permet de donner un nom explicite à la section

5   SOUS-ÉTATS

Un état inséré à l'intérieur d'un autre état s'appelle un sous-état.

Ils permettent de :

*     Combiner deux états ou davantage (au même niveau ou en cascade)  dans un état principal indépendant.

*     Afficher des données de synthèse ou des enregistrements détaillés relatifs aux informations d'un état principal.

Description : attention copie.gifATTENTION

Quand les données contenues dans le sous-état sont relatives aux données contenues dans l'état principal, vous devez veiller à ce que le sous-état affiche les enregistrements corrects pour chaque groupe en liant un contrôle de sous-état à un autre de l'état principal

 

ACTION

 onglet "création"
groupe "contrôles" (4ème bloc)

créer le sous-état, l'enregistrer et le fermer
(ne pas oublier d'adjoindre le(s) champ(s)  de liaison avec l'état principal)
état principal affiché en mode création
<clic g> sur  (sous-formulaire/sous-état)

Description : souris gauche.gifbouton gauche

<faire glisser> le sous-état du volet gauche jusqu'à la section appropriée de l'état principal
positionner le contrôle Sous-état à l'endroit désiré
ajustez éventuellement sa taille et celle de la section ( Access ouvre une boîte de dialogue pour définir le lien)

 

positionner le contrôle sous-état à l'endroit désiré
ajustez éventuellement sa taille et celle de la section
Afficher la feuille des propriétés "données" du sous-état pour lier le sous-état à l'état principal
indiquer comme objet source le sous-état
vérifier les propriétés champ fils et champ père de liaison des états
proposées automatiquement par Access lorsque cela est possible

QUELQUE RÈGLES :

*     Vous pouvez éventuellement modifier la présentation du sous-état

*     Un état principal peut comporter plusieurs sous-états

*     Jusqu'à 2 sous-états peuvent être imbriqués dans un état principal : un état peut contenir un sous-état qui contient lui-même un autre sous-état

*     Pour faire référence à une valeur dans un contrôle, utilisez une expression.

Description : ancre ios.gifCONSEIL

Renommer le contrôle "sous-état" de manière explicite. Si le contrôle est difficile à atteindre, utiliser la liste déroulante de la fenêtre des propriétés pour le sélectionner

 

exercice

Dans la base "Bibliotheque avec donnees"
Créer un état "Liste par genre ecrit sous-état" affichant les auteurs des ouvrages
Pour ce faire, faire glisser le champ "N°Auteur" de la table "Ecrit"  (déjà associé sous forme de liste déroulante aux noms et prénoms de l'auteur) ainsi que le champ "N°Ouvrage" pour créer le lien avec l'état principal (puis supprimer ce champ inutile à l'affichage de la section détail)
Enlever les étiquettes, réduire la hauteur de l'état et des sections au maximum (0 pour entête et pied de page)
L'enregistrer et le fermer puis ouvrir l'état "liste par genre"
Faire glisser l'état "Liste par genre ecrit sous-état" à partir du volet gauche dans la section "détail" de l'état "liste par genre"
Vérifier la liaison des états dans la boite de dialogue  (propriétés champs "père" et "fils" comme "N°Ouvrage")
Enregistrer, Visualiser en mode "aperçu avant impression", revenir en mode "création"


…

6   CONTRÔLES COMPLÉMENTAIRES

Des informations complémentaires comme un titre, des numéros de page, la date et l'heure ou une image (logo) peuvent être ajoutés dans un état.

ACTION

 onglet "création"
groupe "en-têtes-pied de page" (5ème bloc)

créer le sous-état, l'enregistrer et le fermer

état affiché en mode création
<clic g> sur  pour afficher une image
il faut indiquer l'image et son emplacement ; l'image est ajoutée dans l'entête de l'état
<clic g> sur  pour mettre un titre
le nom existant est présélectionné et remplacé par celui saisi ; il est ajouté dans l'entête de l'état
<clic g> sur pour mettre un numéro de page
le numéro de page peut figurer au choix en entête ou en pied de page
<clic g> sur  pour mettre la date et l'heure
il est possible de mettre au choix la date, l'heure où les deux ; ils sont affichés dans l'entête de l'état

 

exercice

Dans l'état "liste par genre" en cours de la base "Bibliotheque avec donnees"
Insérer un titre, une image, la date et le numéro de page
Faire les modifications nécessaires sur la base de l'exemple ci-dessous
Visualiser l'état en mode "aperçu avant impression" Enregistrer puis le fermer

 

exercice

Créer un état "liste par auteur" sur le modèle de "liste par genre" donnant les exemplaires disponibles par auteur tel sur le modèle ci-dessous


…

infos

L'impression de ces états se fait de manière classique par l'intermédiaire de l'outil impression rapide  ou du menu  
Un aperçu avant impression est conseillé

 

exercice

Dans la base "Bibliotheque avec donnees"
Créer un état simple listant les enregistrements pour chacune des tables existantes

Modifié le: mercredi 21 mars 2012, 12:08