Access, dès l'ouverture, propose de créer une base vierge, de créer une nouvelle base à partir de modèles ou d'utiliser une base existante (liste des dernières bases utilisées).
1 CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE
Des modèles très simples sont disponibles avec Access ; il n'est alors pas vraiment nécessaire de procéder à une analyse complexe puisque la structure de la base est prédéfinie.
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 exercice
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Créer une base sur le modèle "contacts"
La nommer "adresses" et la parcourir
La fermer
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 infos
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 permet de naviguer entre les pages de modèles
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2 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE
L'utilisateur choisit de créer de toutes pièces la base de données après avoir procédé à l'analyse des informations.
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 infos
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Le nom par défaut de la base est "Database1.accdb" pour la première créée puis " Database 2.accdb", " Database 3.accdb", … il est important de donner un nom plus parlant à la base
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 avancé
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L'extension du nom de fichier d'une base Access est.accdb
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 ATTENTION
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Une seule base de données peut être ouverte à la fois. L'ouverture d'une base fermera automatiquement une autre déjà ouverte ; mais il peut y avoir en même temps plusieurs sessions d'Access avec une base différente dans chaque session.
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exercice
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Lancer Access 2010
Créer un fichier de base de données vide nommé "ouvrages"
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3 CREATION D'UNE TABLE
Une table regroupe des informations relatives à un même sujet (personnel, clients, factures, stock, livres, auteurs...). Les données peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs logiques… Le nombre, le contenu et les relations des tables sont définis lors de l'analyse (absolument indispensable pour une base complexe)
Une table vide est automatiquement proposée lors de la création d'une nouvelle base (avec un champ de numérotation automatique). Il ne reste qu'à la renseigner.
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infos
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Pour ajouter de nouvelles tables, la procédure de création est semblable à celle des autres objets de la base
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 ACTION
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 onglet "créer"
groupe "tables" (2ème bloc)
<clic g> sur  pour créer la nouvelle table en mode "feuille de données"
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exercice
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Dans la base en cours "ouvrages",
Observer la table vide proposée
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4 MODE FEUILLE DE DONNÉES
Une table peut être affichée selon plusieurs modes ; le mode "feuille de données" permet une gestion simple des données, de leur structure et de leur présentation.
est alors activé en bas et à droite de l'écran
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infos
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les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel
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5 STRUCTURE DE LA TABLE
Une table est constituée de champs et d'enregistrements :
Chaque enregistrement contient les données propres à un élément de la table (l'employé, le client, le produit...). Un enregistrement correspond à une ligne.
Chaque champ contient des informations de nature homogène (le nom, le prénom, le code, le libellé ...). Un champ correspond à une colonne.
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infos
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A la création de la table, un premier champ "N°" existe déjà ; ce champ en numération automatique unique permet d'identifier les enregistrements
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ATTENTION
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Éviter d'intervenir sur une table appartenant à une base complexe dont on connaît mal la structure ; toutes les sécurités, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour éviter une saisie inadéquate ou incomplète ne seraient alors pas actifs
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6 CRÉATION DES CHAMPS
En mode "feuille de données", une colonne correspond à un champ. Pour créer un nouveau champ, il suffit donc de créer une nouvelle colonne.
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exercice
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Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Créer les champs suivants :
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 ATTENTION
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Un champ peut aussi être ajouté à partir de modèles prédéfinis.
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ACTION
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 onglet "champs"
groupe "ajouter et supprimer" (2ème bloc)
<clic g> sur le nom du champ après lequel doit être inséré le nouveau champ
<clic g> sur le type de champ à insérer ou  pour choisir dans une liste
saisir le nom du champ (de la colonne)
….
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exercice
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Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Ajouter un champ "mémo" à la suite des champs existants
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 CONSEIL
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Le nom du champ doit être simple : pas d'espace, pas d'accents, pas de caractères autres que les lettres de l'alphabet et les chiffres – utiliser sa légende pour rendre le nom du champ explicite à l'affichage
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7 SÉLECTION DU CHAMP
La sélection est nécessaire avant toute intervention sur le champ.
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ACTION
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 bouton gauche
<clic g> au-dessus du nom du champ
forme du pointeur : 
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exercice
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Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Sélectionner le champ "Auteur" puis le champ "Editeur"
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8 MODIFICATION DU NOM DU CHAMP
Le nom du champ est très important ; il doit être parlant pour bien désigner la nature des données contenues.
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 CONSEIL
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Le nom du champ doit de préférence respecter certaines consignes :
· Ne pas comporter de caractères accentués
· Être court (si possible un seul terme) ; mettre alors en capitale chaque mot : CodePostal
Ce sont ici des recommandations nées de l'expérience et conseillées par la prudence
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ACTION
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 bouton droit
<clic d> sur le nom du champ
saisir le nouveau nom du champ
appuyer sur <tab> ou <entrée>
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onglet "champs"
groupe "propriétés" (3ème bloc)
sélectionner un champ
<clic g> sur 
saisir nom, légende, description
 pour valider
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infos
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Il est aussi possible de faire un <double clic> sur le nom du champ
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exercice
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Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Renommer le champ "mémo" en "Commentaires"
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9 ORDRE DES CHAMPS
Les informations ne sont pas toujours dans l'ordre le plus parlant ; c'est pourquoi il est souvent utile de déplacer en tête les colonnes de champs importants.
SÉLECTIONNER DES CHAMPS
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ACTION
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 bouton gauche
<clic g> sur la tête de colonne  forme du pointeur 
faire éventuellement glisser le pointeur sur les têtes de colonne adjacentes pour sélectionner plusieurs champs
ne pas relâcher la souris pendant la sélection
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DÉPLACER DES CHAMPS
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ACTION
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bouton gauche
pointer dans la sélection sur un nom de champ
faire glisser horizontalement les têtes de colonnes à leur nouvelle position
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exercice
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Dans la table en cours de la base "ouvrages",
mettre les champs dans l'ordre suivant
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10 SUPPRESSION DU CHAMP
Il peut être nécessaire de supprimer le champ.
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ACTION
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 bouton droit
<clic d> sur le nom du champ
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onglet "champs"
groupe "ajouter et supprimer" (2ème bloc)
sélectionner le champ
<clic g> sur 
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exercice
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Dans la table en cours de la base "ouvrages",
Insérer un champ vierge à droite du champ "Editeur"
Le supprimer
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