Excel permet de masquer les enregistrements ne répondant pas aux critères spécifiés. Si ces critères sont simples, le filtre automatique peut être utilisé ; s'ils sont complexes ou calculés, c'est le filtre élaboré qui doit être utilisé.
1 LE FILTRE AUTOMATIQUE
Le filtre automatique va permettre d'utiliser les valeurs des champs dans des listes déroutantes.
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 ACTION
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 onglet "données"
groupe "trier et filtrer" (3ème bloc)
une cellule de données étant sélectionnée
<clic g> sur 
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 infos
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<clic g> sur pour enlever les triangles pointés vers le bas près des champs lorsqu'ils ne sont pas utiles
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SÉLECTIONNER DES CRITÈRES
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ACTION
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 bouton gauche
pointer sur le triangle bas à droite du titre de colonne
<clic g> pour dérouler la zone de liste
<clic g> sur la valeur à prendre en compte
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infos
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 efface le filtre en cours
annule tous les filtres et réaffiche tous les enregistrements
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 exercice
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Ouvrir base.xlsx
Afficher la feuille nommée "base de données"
Afficher (en masquant les enregistrements ne répondant pas aux critères) les enregistrements concernant la région "Ouest"
puis ceux de la région "Ouest" et ceux de la région "Est"
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 avancé
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Des critères s'appliquant à deux champs distincts peuvent être combinés
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Il est possible d'être plus précis dans la définition des filtres :
filtres textuels affiche les opérateurs de comparaison de texte
filtres numériques affiche les opérateurs de comparaison numériques
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exercice
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Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Afficher les enregistrements concernant la région "Ouest"
puis affiner en ne prenant que les enregistrements de la région "Ouest" dont les ventes sont inférieures à 100 k€ (voir base terminé.xlsx, feuille "solution1")
Annuler le filtre "ventes" puis annuler le filtre automatique
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avancé
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Ce filtre peut aussi utiliser plusieurs valeurs combinées pour un même champ avec les opérateurs booléens "et", "ou" ainsi que les jokers "?", "*".
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OPERATEURS
et intersection - les deux conditions doivent être simultanées
ou union - l'une ou l'autre des conditions est nécessaire et suffisante
? remplace un caractère (n'importe lequel)
* remplace plusieurs caractères
~ précède le ? ou le * considérés comme texte
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exercice
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Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Afficher (en masquant les enregistrements ne répondant pas aux critères) les enregistrements de la région "Ouest" et la région "Est" dont les ventes sont inférieures ou égales à 93 k€
(voir base terminé.xlsx, feuille "solution2") puis tout réafficher
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Il est aussi possible de filtrer les données à partir la cellule active ; dans ce cas, la valeur servant au filtre sera la valeur même de cette cellule.
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ACTION
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 bouton droit
sélectionner la cellule
<clic d> filtrer
<clic g> sur 
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exercice
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Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Masquer les enregistrements ne concernant pas la ville de Caen
Tout réafficher
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Enfin, il est encore possible de filtrer les enregistrements en fonction de la couleur de leur police ou de leur remplissage (seules les couleurs utilisées dans le tableau sont proposées) ; c'est là un outil qui vient en complément du format conditionnel.
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infos
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Si les couleurs de police ou de cellule sont uniformes, la commande est en grisé
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exercice
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Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Affecter une couleur de police différente aux 10 premières lignes
Affecter une couleur de remplissage différente aux 10 lignes suivante
Affecter une couleur de police différente aux 10 lignes suivante
Affecter une couleur de remplissage différente aux 10 lignes suivante
Trier par couleur de police puis de cellule puis annuler le tri
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2 LE FILTRE ÉLABORE
Le filtre élaboré offre plus de possibilités que le filtre automatique. Il nécessite la détermination de la plage de données, d'une zone de critères (conditions de sélection) et accessoirement d'une zone d'extraction (zone d'affichage).
a) LA PLAGE DE DONNÉES
La plage de données correspond à l'ensemble des cellules contenant les informations qui devront être traitées. Elle peut comprendre la totalité ou une partie d'une feuille de calcul. On peut utiliser successivement des plages de données différentes de la feuille de travail.
b) LA ZONE DE CRITÈRES
La zone de critères est une zone de la feuille de travail dans laquelle vont être indiquées les différentes conditions de sélection des enregistrements.
CRÉATION DE LA ZONE DE CRITÈRES
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ACTION
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insérer plusieurs lignes vierges au-dessus des données
recopier la ligne des noms des champs de données comme 1ère ligne
indiquer les critères de recherche sur la deuxième ligne et suivantes
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 ATTENTION
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Ne pas mettre sur les mêmes lignes zone de critères et données car si l'une de ces lignes de données se trouve cachée, les critères de la même ligne le seront aussi
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c) L'EXTRACTION
L'extraction va permettre de n'afficher que les enregistrements correspondant aux critères définis (les lignes des autres enregistrements sont masquées).
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ACTION
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onglet "données"
groupe "trier et filtrer" (3ème bloc)
une cellule de données étant sélectionnée
<clic g> sur 
vérifier la plage de données
indiquer la zone de critères
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exercice
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Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Extraire (en masquant les enregistrements)
les enregistrements de la région "Ouest" dont les ventes sont inférieures à 100 K€ et de la région "Est" dont les ventes sont supérieures à 35 K€ puis annuler l'opération
(voir base terminé.xlsx, feuille "solution2")
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infos
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 évite d'afficher des enregistrements identiques pour les champs concernés
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d) LA ZONE D'EXTRACTION
C'est une zone de la feuille de travail où vont s'inscrire les enregistrements répondant aux critères spécifiés.
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infos
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Si les données ont reçu une mise en forme de type "tableau", Excel remplace les références "ligne" et "colonne" par le n° du tableau
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 ATTENTION
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La zone d'extraction ne peut pas être sur une autre feuille de travail
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 CONSEIL
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Vous pouvez spécifier les colonnes à inclure dans l’opération de copie
Copiez les noms des colonnes souhaitées vers la première ligne de la zone d'extraction puis lors du filtrage, incluez les références aux noms des colonnes copiées de la zone d'extraction. (Les lignes copiées incluront alors uniquement les colonnes dont vous avez copié les étiquettes)
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exercice
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Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Extraire (en extrayant les enregistrements en O1 par exemple) les enregistrements de la région ouest dont les ventes sont inférieures à 100 K€ et de la région est dont les ventes sont supérieures à 35 K€ puis annuler l'opération (voir base terminé.xlsx, feuille "solution3")
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e) LES CRITÈRES D'EXTRACTION
Ils peuvent être beaucoup plus élaborés que dans le cas du filtre automatique.
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ACTION
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insérer plusieurs lignes vierges au-dessus des données
recopier la ligne des noms des champs de données comme 1ère ligne
indiquer les critères de recherche sur la deuxième ligne et suivantes
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TEXTE
? remplace un caractère
* remplace plusieurs caractères
~ précède le ? ou le * considérés comme texte
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CHIFFRE
=, <, <=,>,>=…
les opérateurs standard sont disponibles
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infos
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Le lien entre les critères présents sur la première ligne de sélection est automatiquement de type "ET" : les enregistrements satisfaisant à la fois à tous les critères seront sélectionnés.
Le lien entre les critères présents sur des lignes successives est automatiquement de type "OU" : les enregistrements satisfaisant l'un ou l'autre des critères sont sélectionnés
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 CONSEIL
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Pour cerner la valeur d'un champ, remplacer le nom d'un champ non utilisé dans la zone de critères par celui du champ à cerner et indiquer des formules complémentaires dans les deux cellules de la même ligne
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exercice
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Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Extraire (en masquant les enregistrements ne répondant pas aux critères) les enregistrements de la région "Sud" entre 20 et 80 k€ et ceux de la région "Nord" inférieurs à 30 et supérieurs à 75 k€ puis annuler l'opération
(voir base terminé.xlsx, feuille "solution3", 2éme champ de critères)
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ATTENTION
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En mode "tableau" (utilisation de la mise en forme prédéfinie des tableaux), des problèmes peuvent se poser avec les critères multiples – éviter ce mode sur les lignes de critères
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Les critères utilisés peuvent aussi faire référence à une formule.
CRITÈRES DE SÉLECTION CALCULE
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ACTION
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modifier le nom du champ de critère utilisé
(ex : ventes ètotaux)
indiquer la formule logique en faisant référence à la première cellule de valeurs du champ
(ex  
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exercice
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Dans base.xlsx, feuille "base de données"
Extraire (en masquant les enregistrements ne répondant pas aux critères) les enregistrements dont les ventes sont supérieures à la moyenne
(voir base terminé.xlsx, feuille "solution4")
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3 L'ANNULATION DU FILTRE
Les enregistrements ne correspondant pas aux critères sont masqués. Il suffit de réafficher les lignes par le menu ou avec la souris pour afficher la totalité de la base.
AFFICHER LES ENREGISTREMENTS MASQUES
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ACTION
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<clic g> sur 
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de 
pour valider