Le modèle présente un gain de temps appréciable pour la création de documents d'un type défini (courrier commerciaux, lettres de rappels, procédures…).
1 LA CRÉATION DU FICHIER MODÈLE
Le modèle est, de préférence, créé à partir d'un document existant.
Passer en revue les documents créés récemment
Les classer en catégories
Choisir pour chaque catégorie un document représentatif et l'ouvrir
Créer des styles et les attacher au modèle
Créer les blocs de construction quick part et les attacher au modèle
Créer les outils et les attacher au modèle
Créer les macro-commandes et les attacher au modèle (modèle .dotm)
Enlever de ce document tous les éléments spécifiques
Enregistrer comme modèle
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 CONSEIL
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Le modèle "normal" est enregistré dans le dossier suivant :
C:\Users\nom utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Y enregistrer les nouveaux modèles (chemin par défaut)
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 ATTENTION
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Les modèles utilisateurs sont enregistrés dans le dossier suivant :
C:\Users\nom utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Les modèles prédéfinis sont enregistrés dans :
C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1036
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 exercice
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Ouvrir "lettre1.docx"
Supprimer l'image en haut à gauche et insérer un contrôle "image"
Supprimer le destinataire mais laisser "à l'attention de"
Supprimer le texte à partir de "nous avons le plaisir" jusqu'à "réception de la présente" et insérer un contrôle "texte"
Enregistrer le document comme modèle sous le nom "commande arrivée"
Fermer le modèle
Créer un nouveau document basé sur ce modèle (choisir dans le volet gauche "mes modèles"), le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "arrivée d'arbres fruitiers"
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2 L'ORGANISATION DES ÉLÉMENTS
Les styles, les blocs de constructions Quick Parts, les outils sont à priori liés à un document ou à un modèle de document ; il est pratique de pouvoir les copier d'un document ou d'un modèle à l'autre plutôt que de les recréer de toutes pièces.
a) MODIFIER UN STYLE DU MODÈLE A PARTIR DU DOCUMENT
Les styles peuvent être utilisés tels quels dans les documents ou modifiés en fonction des besoins de mise en forme du document. On pourra alors les intégrer au modèle si l’on veut rendre leurs nouvelles caractéristiques disponibles dans les nouveaux documents basés sur ce modèle.
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 ATTENTION
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Si cette option n’est pas validée, le style (ou sa modification) ne reste disponible que dans le document ou l’opération a été effectuée
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b) ORGANISER ENTRE DOCUMENTS OU MODÈLES
Cette possibilité permet de gagner un temps énorme dans l'organisation de son travail.
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 ACTION
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 ONGLET "accueil"
groupe "style" (4ème bloc)
<clic g> sur le lanceur de boîte de dialogue 
<clic g> sur  pour afficher la fenêtre "gérer les styles"
<clic g> sur 
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 "développeur"
groupe "modèles" (6ème bloc)
<clic g> sur 
<clic g> sur 
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<clic g> si nécessaire sur  puis ouvrir le fichier souhaité à la place
sélectionner les styles à copier
<clic g> sur 
confirmer le cas échéant la copie
<clic g> sur 
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exercice
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Ouvrir "lettre2.docx"
Créer un modèle appelé "lettre envoi de devis" en utilisant les styles et les insertions automatiques
Enregistrer le modèle et le fermer
Créer un nouveau document basé sur ce modèle, le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "envoi du devis BERTRAND
Copier les styles du modèle "lettre envoi de devis" vers le modèle "commande arrivée"
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3 LA MODIFICATION DU MODÈLE
Le modèle peut être ouvert et modifier comme n'importe quel document.
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exercice
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Ouvrir le modèle "commande arrivée"
Appliquer les styles importés aux différentes zones du modèle (adresse, destinataire, date…) et observer les modifications
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4 L'ATTACHEMENT DU MODÈLE
Si aucun modèle n'a été indiqué lors de la création du document ou si vous désirez attacher un nouveau modèle, il est possible de le faire. Le texte n'est alors pas modifié ; seule la présentation du texte et l'environnement de travail l'est.
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ACTION
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 MENU FICHIER
dans le volet de gauche
<clic g> sur 
sélectionner "compléments"
sélectionner "modèles" dans "gérer"
<clic g> sur 
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"développeur"
groupe "modèles" (6ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur
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indiquer le modèle de document
 pour valider
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CONSEIL
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Faire <ctrl> <barre espace> pour que le texte prenne les nouvelles caractéristiques de présentation et <ctrl> <q> pour que le texte adopte la nouvelle disposition si
 n'est pas coché
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exercice
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Dans le document précédemment crée : "arrivée d'arbres fruitiers"
Attacher le modèle "urban letter"
Réassigner éventuellement les caractéristiques des styles liées au modèle
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